Uanset om din virksomhed er ny inden for fjernarbejde på grund af de politikker om ophold i hjemmet, der er udstedt for at bekæmpe coronavirus eller er vant til det, kan det være svært at være produktiv at arbejde hjemmefra, samtidig med at du forbliver sund. Jeg kan personligt bevidne det, efter at have arbejdet hjemmefra i mere end et årti nu. Det er meget nemt at danne dårlige vaner til at arbejde hjemme.
Du bliver mere produktiv, hvis du kan udskille en separat plads i dit hjem, hvor du kan arbejde. Det hjælper dig med at adskille dit arbejdsområde fra dit personlige rum.
Dette er endnu vigtigere, hvis du ikke bor alene og deler plads med andre voksne og/eller børn. Hvis dette er tilfældet, bør du etablere nogle grundregler. Fortæl dine børn, hvornår og hvordan de skal afbryde dig. Hvis du er til et møde, så lad alle vide, at de skal tie stille. En virksomhedsejer, jeg kender, kæmper med muligheden for, at hans hunde begynder at gø, når han optager sine podcasts.
Hvis du ikke har et ekstra værelse, kan du så råde over et gæsteværelse, en del af kælderen eller en lidt brugt spisestue? Du bør arbejde fra en ergonomisk stol (hvis det er muligt). Eksperter vil fortælle dig, at du ikke skal arbejde fra sofaen. De har ret, men i en ånd af fuld åbenhed, selvom jeg har et separat kontor, arbejder jeg nogle gange fra min stuesofa.
Indstil "kontortid" og prøv at holde dig til dem. Hvis du er chefen, er det ok at fortælle dine medarbejdere de gange, du forventer, at de er på arbejde. Men i betragtning af den nuværende situation kan nogle have brug for fleksibilitet.
Inkorporer pauser i din tidsplan, selvom det bare er et hurtigt stræk eller gå rundt i dit hus eller din lejlighed. Prøv en 5-minutters pause en gang i timen. Hvis du trygt kan gå udenfor for en kort pause, så gør det. Hvis du ikke kan, så spørg din læge for at se, om du skal tilføje D-vitamin til din kost. Og glem ikke at spise frokost.
Hver virksomheds omstændigheder vil være anderledes her. Hvilke computere bruger dine medarbejdere? Arbejdsudstedte sikre maskiner eller deres personlige computere? Uanset hvad, du vil sikre dig, at dine medarbejdere holder deres arbejde sikkert. Du vil måske undersøge, om du får en VPN-tjeneste (virtuelt privat netværk).
Hvilket udstyr har du og dine medarbejdere brug for for at arbejde produktivt hjemmefra? Skal nogen have en printer eller kopimaskine? Vil alle stole på deres egne mobiltelefoner? Har de nok data? Spørg dine medarbejdere, om de har det, de skal bruge for at udføre deres arbejde? Hvis ikke, kan du så bestille udstyr eller forsyninger online og sende det til dem?
Dette er især vigtigt, hvis din virksomhed er ny til fjernarbejde. Dit personale har helt sikkert spørgsmål. Lad dem ikke vente for længe. Hvis du ikke kan svare med det samme, er en hurtig opfordring – "Jeg vender tilbage til dig om 20 minutter" kan være nyttigt.
Der er en masse værktøjer, der gør det nemt at holde forbindelsen, såsom Slack, Skype og Zoom. Ikke enhver kommunikation behøver at handle om arbejde. Mange mennesker er stressede i disse dage, så sørg for at tjekke ind med dit personale, selvom det bare er for at finde ud af, hvordan de har det, eller hvis der er noget, de har brug for.
Der vil være tidspunkter, hvor du har brug for at mødes med dit team eller endda en kunde. Prøv at holde interne møder på et minimum, forbered en dagsorden på forhånd og distribuer den til dine medarbejdere. Få alle til at logge på fem minutter før mødet starter for at sikre, at du kan starte til tiden. Der er masser af mødeværktøjer at vælge imellem.
Du ønsker ikke at miste det sociale aspekt af arbejdet. Overvej at afholde en virtuel "happy hours" med dine medarbejdere, hvor I indhenter hinandens liv og slipper lidt damp.
Hvis du ikke allerede har en arbejde-at-home-politik, er dette et godt tidspunkt at overvåge, hvordan det fungerer. Jeg har allerede set et tweet om en virksomhed, der er så tilfreds med, hvordan deres fjernarbejdsplan forløber, at de overvejer at blive virtuel og spare tusindvis af dollars på husleje og andre faste omkostninger.