Fjernteamstyring

Takket være COVID-19-pandemien bruger flere iværksættere end nogensinde en fjernarbejdsstruktur for at gøre det muligt for deres virksomhed at fortsætte driften. Men hvis du er ny til at lede et fjernhold, kan nogle af udfordringerne føles overvældende.

I denne artikel skal vi se på nogle af de bedste måder at holde dit team motiveret og engageret, når ansigt til ansigt ikke længere er en mulighed.

1. Planlæg møder

Tony Sherba, præsident og grundlægger af Yeti LLC, fremhæver fordelen ved at skabe en standard mødestruktur, som medarbejderne kan følge. Under pandemien arbejdede Sherbas team hårdt på at indarbejde standardholdmøder for at efterligne, hvad der ville være sket på kontoret.

Hos Yeti LLC 'mødes' alle teams på et fastsat tidspunkt om mandagen for at diskutere ugentlige strategier og fordele opgaver. De enkelte teams har derefter daglige “scrums” og opfølgningsmøder i løbet af ugen.

Denne konsekvente samtale sikrer, at alle føler sig involveret og ved, hvordan deres arbejde påvirker den overordnede virksomhed. Det giver også en følelse af sikkerhed i en utrolig usikker tid:Vi kan ikke kontrollere meget i øjeblikket, men klokken 10 om morgenen på en mandag ved i det mindste dette hold, hvad der forventes af dem.

2. Huddles og One-on-Ones

Ud over store ugentlige møder understreger Sherba også vigtigheden af ​​mindre, planlagte møder i løbet af ugen. Især giver et gruppeopkald om fredagen teamet mulighed for at dele deres succeser og diskutere forbedringer, der kan implementeres i løbet af weekenden.

Ud over teamvideokonferencer er det også vigtigt at tjekke ind med dit team i en en-til-en indstilling. Brug en holdkalender som Google til at planlægge individuelle møder, hvor du kan diskutere triumfer og kampe i mere personlige omgivelser.

Ved at vise dit team, at du stadig er der for dem, selv når du ikke er i samme rum, vil du være i stand til at bevare relationer og sikre, at dit team føler sig værdsat og hørt.

WorkWithCo har nogle geniale tips til at hjælpe dit team med at forblive engageret, når de arbejder hjemmefra, og ser på, hvor vigtigt det er at overveje følelser. At sikre, at alle føler sig involveret og plejet, er afgørende for at kunne styre et eksternt team med succes.

3. Tilbyd fleksibilitet

På kontoret er det nemt at håndtere distraktioner og skabe et produktivt arbejdsmiljø. Derhjemme kan daglige distraktioner dog være meget sværere at kontrollere.

Lynette Pettinicchi, grundlæggeren af ​​Lynette Nicole PR, foreslår at give dine medarbejdere plads til at håndtere børn, der har brug for hjælp til lektier, eller hunde, der skal ud. Denne tilpasningsevne vil gøre det muligt for dine teammedlemmer at være mere produktive og fokuserede i det lange løb.

Hun mener, at ikke at mikrostyre dit team og tillade en vis fleksibilitet til at håndtere personlige anliggender i "arbejdstiden" kan hjælpe med at dyrke fokus og "kan resultere i mere kvalitetsarbejde".

Tom Seery, grundlægger og administrerende direktør for RealSelf, mener også, at det at tilbyde teammedlemmer lidt mere fleksibilitet kan hjælpe med at opbygge en følelse af holdånd, som ellers kunne være vanskelig at fremme i et fjerntliggende arbejdsmiljø. "Jeg har selv set, hvordan vores team er kommet sammen... takket være ledere, der afslører de påvirkninger, de har udstået som forældre, tager sig af familiemedlemmer og deres eget mentale velvære."

4. Brug meddelelsesværktøjer effektivt

Hvis dit team er nyt for onlinearbejde, er det en god idé at bruge meddelelsesværktøjer, såsom Slack, til din fulde fordel.

Ikke kun tilbyder disse værktøjer kommunikation mellem personale og ledelse for at besvare de mindre hverdagsproblemer, der opstår, men de giver også teamet en chance for at chatte indbyrdes, perfekt til at opbygge moralen.

E-mails bør reserveres til længerevarende kommunikation, eksterne beskeder eller daglige opdateringer, der er relevante for alle. Gruppechats er gode til at holde teamet engageret og videregive mindre opdateringer, efterhånden som de opstår.

5. Videokonferencer

Hvis du kun kommunikerer med dit team via konferenceopkald eller det skrevne ord, går du glip af noget.

Gruppevideochat ved hjælp af software såsom Zoom kan sikre, at dit team får værdifuld tid ansigt-til-ansigt med dig og deres kolleger, selv når du ikke fysisk er i det samme rum.

Videoopkald er også en fantastisk måde at sikre, at dit team er engageret:det er meget sværere at lege med din telefon eller multitasking, når du er i gang med et videoopkald, sammenlignet med kun lyd.

6. Kontortid

Men selvom fleksibilitet er vigtig, anerkender mange iværksættere også fordelene ved at have fastlagte arbejdstider.

At sikre, at alle er i det samme virtuelle rum i bestemte timer (f.eks. 10.00 til 16.00), muliggør åben kommunikation og sikrer, at alle er tilgængelige for vigtige opdateringer og information.

At have disse timer fastsat giver også dit team (og dig selv) en vital livline:evnen til at slukke.

Ved at sikre, at møder, en-til-en og generelle kontortider er planlagt, kan dit team få en klarere idé om, hvad de skal lave og hvornår. Det betyder også, at de kan slukke deres computer sidst på dagen og forlade deres udpegede arbejdsområde i stedet for at føle, at de skal være tilgængelige hele natten lang.

Dette har også fordele for dig som leder af et fjernhold. Ved at sætte klare forventninger og tilgængelighed ved dit team, hvornår du er tilgængelig til at besvare spørgsmål, i stedet for når du er "ude af kontoret".

7. Giv tid til mental sundhed

At arbejde hjemmefra kan være en uvurderlig måde at øge produktiviteten og motivationen på, men kun når det styres effektivt. Prøv at forhindre enhver kommunikation i at være arbejdsrelateret, og afsæt tid i din dag, uge, måned til at dele sociale øjeblikke og fejre særlige lejligheder.

Nogle succesrige ledere foreslår at være vært for en ugentlig "happy hour" eller "kaffepause" for at give deres team lidt nedetid og chancen for at udvikle følelsesmæssige forbindelser. At fejre øjeblikke som f.eks. fødselsdage eller arbejdsjubilæer via videochat dyrker også en følelse af forbindelse, som kan være vanskelig at opnå, når man arbejder eksternt.

Men selvom det er vigtigt at fokusere på dit team, bør dit mentale helbred ikke overses. Lily Scanlon, rektor hos Korn Ferry, opfordrer ledere og iværksættere til at huske, at du "ikke er i det her alene."

Scanlon anbefaler, at ledere "rækker ud til dine netværk og beder om deres perspektiver." At dele dine erfaringer, ressourcer og erfaringer – eller endda bare tilbyde empati og støtte – kan alt sammen være uvurderligt for ledere, der forsøger at navigere i en mærkelig ny verden af ​​fjernarbejde.

8. Support

At give tid til kommunikation, dele værdifulde arbejdsrelaterede opdateringer og holde dit team involveret i de daglige beslutninger er geniale måder at holde fjernmedarbejdere engageret på. Men at tillade 'nedetid', snak og lidt fleksibilitet kan også være en stor hjælp til at dyrke en virtuel arbejdsplads, der føles støttende og imødekommende.

Tal med dit team om, hvordan de gerne vil støttes, og brug andre kontakter til at skabe et positivt arbejdsmiljø. På denne måde får du et glad og produktivt team, selv når de ikke alle kan være sammen fysisk.