Det er tid til at lære ins og outs ved at ansætte eksternt.
Vores nylige undersøgelse viste, at kun 15,5 % af virksomhederne har til hensigt at vende tilbage til 100 % kontorarbejde. De resterende 84,5 % vil enten forblive helt fjerntliggende eller tilbyde fleksible arbejdsmuligheder.
Fjernansættelse er anderledes. Det kan være udfordrende at tilpasse sig, især hvis du er ny til fjernarbejde, eller du gennemgår en vækstspurt.
Bare rolig. Vi er her for at hjælpe. Download vores gratis fjernansættelsesaftaleskabelon nedenfor. Læs videre for vores bedste råd og flere ressourcer til at hjælpe dig med fjernansættelse.
Som en helt ekstern virksomhed ved vi en ting eller to om at interviewe og ansætte eksterne medarbejdere. Vi hjælper dig også med at forstå fjernansættelseslovgivningen.
Følg denne guide, og du vil have nemmere ved at finde og ombord det bedste fjerntalent.
Lad os opdele det.
Nå dine mål hurtigere med tidsregistrering og arbejdsstyring.
I begyndelsen af pandemien skulle virksomhederne finde ud af tingene med det samme. Det var næsten umuligt at planlægge fremad.
Vi beskæftiger os stadig med pandemien og dens konsekvenser. Men du kan stadig planlægge for fremtiden, selvom der stadig er nogle ubesvarede spørgsmål.
Start med at sætte dig op til succes. Du vil have nemmere ved at finde og ansætte de rigtige personer, når du har en spilleplan.
Find ud af, hvordan du vil udnytte fleksible arbejdsmuligheder som en del af din langsigtede strategi.
Der er forskel på at ansætte nogen til at arbejde hjemmefra permanent og at ansætte en, som du i sidste ende vil have med ind på kontoret. Dine eksterne medarbejdere har brug for færdighederne til at forblive produktive og kommunikere godt på afstand.
Du kan beslutte, at det at gå 100 % fjernt er en fantastisk måde at reducere omkostningerne og øge produktiviteten.
At arbejde eksternt giver os mulighed for at ansætte de bedste talenter, der findes. Om den bedste udvikler tilfældigvis bor i Danmark, eller Filippinerne, eller New Zealand, eller hvor som helst... er ligegyldigt. Jeg ansætter hvem som helst, hvor som helst, så længe de klarer sig. Selv vores version af "C-Suite" - mig (CMO) og min medstifter, Jared (CEO) - fungerer eksternt. Der er ikke noget "hjørnekontor" på Hubstaff HQ. Der er faktisk slet ikke et "Hubstaff HQ", medmindre du tæller vores Slack-kanal med.
-Dave Nevogt, medstifter og CMO
På den anden side tillader du måske kun nogle stillinger at arbejde hjemmefra. Sikkerhedsproblemer eller udstyrsomkostninger kan gøre det upraktisk at gå helt på afstand lige nu.
Du ønsker at blive specifik om detaljer som:
Disse kan virke indlysende for dig, men ikke alle fjernjobs er skabt lige. Forskellige virksomheder håndterer fjernarbejde på forskellige måder, og kandidater vil gerne vide disse svar, før de ansøger.
Folk har denne glamourøse idé om, hvordan det er at drive et fjerntliggende firma. Du kalder skud. Du vælger selv dine møder. Du ansætter, du fyrer. Åh, og du kan spise frokost eller tage på golfbanen, når og hvor du vil.
Jeg gætter på, at alt det er sandt, men det er lidt mere kompliceret end som så. Sandheden er, at hvis du driver et fjernhold som vores, handler din dag-til-dag om lufttrafikkontrol.
-Dave Nevogt
Alle disse oplysninger bør være dækket af din fjernarbejdepolitik. Du kan bruge vores gratis skabelon til at hjælpe dig i gang.
Hvad er det første folk gør, når de støder på et job, der vækker deres interesse?
De tjekker virksomhedens hjemmeside. Dit websted og sociale medieplatforme giver en fornemmelse af, hvordan det er at være en del af dit team.
Det handler ikke kun om, hvad du siger. En skarp kandidat vil få øje på ledetråde om, hvor organiseret du er, uanset om du mangler personale eller ej, og hvor afslappet din kultur kan være baseret på den måde, dit websted og sociale kanaler administreres på.
Overvej at bruge din blog til at dele, hvordan hverdagen er i din virksomhed.
Indhold kan menneskeliggøre din virksomhed, så potentielle nyansatte (og kunder) føler sig mere trygge ved at nå ud.
For eksempel, hvis du vil ansætte en ny projektleder, vil du sandsynligvis lægge en jobbeskrivelse ud, der går over deres daglige ansvar, ikke?
Forestil dig nu, at du også deler et blogindlæg, der giver et indblik i en dag i en projektleders liv i din virksomhed.
Dette indhold hjælper kandidaterne med at forestille sig selv i rollen. En ansøger kan virkelig mærke, hvordan det er at arbejde for dig, før de overhovedet ansøger.
Hvis de har det godt med det, så sæt dine nuværende medarbejdere i søgelyset. Lav korte videoer, der fortæller om, hvordan det er at arbejde for dig. Automattic har en YouTube-playliste, du kan kigge på for at få inspiration.
At skabe disse videoer behøver ikke at være et stort projekt.
Ved afslutningen af dit næste videokonferenceopkald kan du bede hvert medlem af dit team om at dele et par ord om deres oplevelse med at arbejde eksternt. Bare sørg for at give dem besked på forhånd, så de er kameraklare.
Din online tilstedeværelse kan hjælpe med at styrke dit omdømme som en sjov, fjernvenlig virksomhed.
Derudover kan du skræddersy dine digitale kanaler til at tiltrække de typer kandidater, du ønsker.
En af de største fordele ved at ansætte fjernmedarbejdere er, at du har en meget større pulje af ansøgere at vælge imellem.
Det er også en af de største udfordringer, du vil møde, når du foretager din første fjernudlejning.
Fjernarbejde er populært. Du vil sandsynligvis blive oversvømmet med ansøgninger for hvert job, du slår op.
Hvordan ved du, hvad du skal kigge efter i en fjernudlejning?
Mens du opretter dit jobopslag og filtrerer gennem den store stak af CV'er, skal du kigge efter folk, der har de rigtige færdigheder - ikke kun til deres jobfunktion, men også færdighederne til at arbejde selvstændigt. Du vil have selvmotiverede individer, da 41 % af fjernmedarbejderne har problemer med at forblive motiverede.
Hvis du ansætter til en stilling, der allerede findes i din virksomhed, så tal med dine medarbejdere. Bed dem om at hjælpe dig med at komme med en liste over færdigheder, som en ny person skal bruge for at være et produktivt teammedlem.
Se samtidig efter kompetencehuller, du kan hjælpe med at udfylde, når du ansætter en ny ansættelse. Kan en ny person hjælpe dig med at nå mere ambitiøse mål?
For nye stillinger i din virksomhed skal du fokusere på dine grunde til at ansætte. Hvad skal denne person udrette?
Disse spørgsmål hjælper dig med at opbygge en liste over faglige færdigheder, som din kandidat har brug for for at få succes. Oven i disse skal en god fjernmedarbejder være uafhængig, organiseret og god til at kommunikere. Medtag dem også på din liste.
Brug den liste, du lige har oprettet, til at lave et jobopslag, der tiltrækker de rigtige mennesker.
Grunden er lagt. Du ved, hvem du er som virksomhed, og hvad du vil have i en perfekt medarbejder.
Lad os skrive et jobopslag.
Vi taler om arbejde fra hjemmet, men tipsene i dette afsnit er værdifulde for alle slags jobopslag.
Den måde, du skriver dit opslag på, har betydning. Optimer det for at tiltrække den slags ansøgere, du ønsker.
Når du laver dit jobopslag, skal du beskrive din ideelle kandidat - men undgå at stille urealistiske forventninger.
Det er fristende at inkludere en vaskeri liste over færdigheder og krav. Startups er især tilbøjelige til denne fejl, fordi de har brug for fleksible, kompetente teammedlemmer, der kan opfylde flere behov.
Opslag med urealistiske krav tiltrækker to slags ansøgere:
Det bedste talent er selektivt.
Disse mennesker ved, at deres færdigheder er efterspurgte. De er sikre på, at de ikke vil have problemer med at finde en stilling, og de vil gerne finde et job, de vil nyde.
Talentfulde jobsøgende holder øje med opslag, der siger ting som "Vi leder efter en toppræsterende rockstjerne, der kan bære mange hatte. Vi arbejder hårdt og spiller hårdt!”
For en topkandidat betyder det virkelig "Vi leder efter nogen til at udføre meget mere arbejde, end vi betaler dem for. Vi forventer også, at du arbejder latterlige timer, men nogle gange går vi til happy hour.”
Find ud af, om din jobbeskrivelse er realistisk ved at få feedback fra folk, der allerede udfører det job. Dine medarbejdere kan fortælle dig, om din liste over ansvarsområder er for meget.
Hvad hvis du ansætter til en helt ny stilling i din virksomhed?
I så fald kan du prøve at skrive din jobbeskrivelse i en professionel netværksgruppe for at bede om feedback. Du får et ærligt overblik, og du kan endda finde nogle gode kandidater.
Lad ikke for mange spørgsmål stå ubesvarede. Det får det til at se ud, som om du forsøger at skjule noget.
Tænk over, hvad en topkandidat vil vide, før de ansøger:
Du behøver ikke at skrive en roman. Der er sådan noget som for meget information. Sørg for at dække de vigtigste ting og gem de ekstreme detaljer til interviewet.
Husk, at der er stor efterspørgsel efter de bedste kandidater. De screener stillingsopslag lige så omhyggeligt, som du screener ansøgere.
Hvis du vil have den bedste pulje af ansøgere, så giv dem en grund til at ansøge.
Løn er vigtigt, men det er ikke det eneste, der betyder noget.
Masser af talentfulde mennesker forlader højtbetalte job for at fokusere på andre prioriteter. Du behøver ikke at være den højest betalende arbejdsgiver, hvis du har andre ting at tilbyde. Bare sørg for, at din løn er konkurrencedygtig og fair.
Husk dog, at ansættelse af fjernkandidater betyder, at du konkurrerer med arbejdsgivere rundt om i verden. En "konkurrencedygtig" løn for en person i San Francisco er et andet tal for en person i Omaha, Nebraska.
Kontorfrynsegoder er irrelevante for fjernstillinger. Lad være med at nævne den gratis kaffe og te på dit kontor, når du ansætter en, der aldrig vil arbejde der.
Tal i stedet om grundene til, at nogen virkelig ønsker at arbejde for dig.
Fjernstillinger er i høj efterspørgsel, men bare det faktum, at en person kan arbejde hjemmefra, er ikke nok til at tiltrække de bedste kandidater. At arbejde hjemmefra er almindeligt nu. Du skal tilbyde noget mere.
Et jobopslag er en annonce. Del de bedste ting ved din virksomhed, så ansøgere er begejstrede for ideen om at arbejde for dig.
Det er en god idé at tænke lidt over din fjernkultur, mens du definerer din strategi.
Højst sandsynligt har den kultur, du havde på kontoret, ændret sig en smule, siden alle begyndte at arbejde hjemmefra. Du vil gerne lede efter kandidater, der kan passe ind i din nuværende kultur og også kan hjælpe med at skabe den slags miljø, du ønsker for fremtiden.
Hvis du har nogle vedvarende bekymringer eller tvivl om din fjernarbejdskultur, så tag fat på dem nu.
Opmuntr dit team til at finde måder at oprette forbindelse på, selvom de arbejder fra forskellige tidszoner.
Hubstaff-teamet lavede risotto sammen under vores virtuelle tilbagetog.
Alt dette er naturligvis et igangværende arbejde. Du lærer mere om at administrere et eksternt team, mens du går.
Tænk på denne proces som at finde ud af, hvilken slags virksomhed du vil være. Det afgør, hvilken slags talent du vil tiltrække.
At interviewe fjernkandidater er ikke nødvendigvis sværere end personlige interviews. Det er bare anderledes.
Telefoninterview er fint, men video er langt bedre til kommunikation, fordi du kan se noget kropssprog. Brug et videomødeværktøj som Zoom til at planlægge og gennemføre interviews.
Der er mere end 7 milliarder mennesker på denne jord. Så når du bygger et fjernhold, er mangel på tilgængeligt talent en pisse dårlig undskyldning for noget som helst. Hos Hubstaff får jeg rigtig mange ansøgninger fra en masse super dygtige mennesker. Men jeg vil ikke kun have knapskubbere. Jeg leder efter folk med en vis personlighed, som er doers, som faktisk tager initiativ og viser noget seriøst trængsel. Dette demonstreres ikke kun gennem arbejdseksempler og referencer (de er også vigtige), men også gennem hver enkelt interaktion under interviewprocessen - hver e-mail og hvert Skype-opkald.
-Dave Nevogt
Her er nogle ting, du skal huske på:
Vær opmærksom på, at nogle af de nonverbale signaler, du er vant til, kan være anderledes ved et videoopkald.
Traditionelle jobsamtaler lægger stor vægt på undertekst. Har kandidaten et fast håndtryk? Virker de selvsikre? Får de god øjenkontakt? Er de klædt passende på?
Når man fjerninterviewer, er disse signaler anderledes.
Lidt bevidsthed rækker langt. Hvis du får følelsen af, at nogen mangler selvtillid eller ikke præsenterer sig selv godt, så overvej, om selve videoen kan være en faktor.
Sørg for at teste dit udstyr på forhånd, især hvis du bruger et værktøj, du ikke har erfaring med.
Etiketten for videointerviews er at bruge din computer med et webcam, ikke din telefon. Interviews fra din telefon får det til at virke, som om du enten har travlt eller ikke tager dette opkald seriøst.
Et telefoninterview er en god backup-plan, hvis din internetforbindelse svigter, eller du ikke kan få dit kamera til at virke.
Kandidater til fjernstillinger skal være komfortable med at arbejde hjemmefra. Her er et par ting, du bør bede om for at finde ud af, om de passer godt til fjernarbejde:
Lyt efter signaler om, at en kandidat forventer at sove sent, arbejde i pyjamas og indhente deres yndlings Netflix-serier, mens de arbejder. Det er et tegn på, at de ikke er forberedte på realiteterne ved at arbejde hjemmefra.
En kandidat er sandsynligvis en god egnet til fjernarbejde, hvis de viser disse egenskaber:
Fjernmedarbejdere bør tage initiativet uden at have brug for en leder eller et sporingsværktøj til at minde dem om.
Se efter proaktive mennesker. Her er nogle af de tegn, du skal holde øje med:
Du vil også være i stand til at spotte en proaktiv kandidat ved at give ham eller hende et testprojekt. Nogle mennesker tilbyder at gennemføre et prøveprojekt, uden at du beder dem om det, og det er et klart tegn på, at de er typen, der tager initiativ.
Remote work requires more written communication in the form of emails or group chats.
Candidates with great communication skills will show these signs:
Pay attention to your initial emails with a candidate.
Are they concise in their writing? Does their tone align with your company culture?
Unless you’re hiring someone to create written content, you probably don’t need to worry much about spelling or grammar. It’s no big deal if they don’t know the difference between “affect” and “effect.”
Those things only become an issue when it affects the clarity of the message. You don’t want to pause and puzzle through every email or Slack message to figure out what someone means.
In Buffer’s State of Remote Work 2020 Report, 20% of remote workers cited loneliness as their biggest struggle.
Many workers have been forced to adapt to remote work due to COVID-19, so it’s unrealistic to expect that every candidate knows their bandwidth and boundaries.
However, you still want your employees to at least be aware of how they can keep themselves from burning out.
These skills aren’t just important – they’re essential.
There are many virtual team building activities you can do to motivate your team. However, you can only host so many group events.
Employees need the skills to manage their own emotional state — you can’t do it for them.
Does remote experience matter?
When you hire someone to work from home full time, it’s nice to know that they’ve succeeded with this work style before.
Working from home is different from what people expect. It’s not a perfect fit for everyone. Sometimes, people who really want to work remotely find that they don’t like it as much as they thought they would.
That doesn’t mean that you should rule out candidates who are a good fit otherwise.
Remote experience does help in dealing with challenges like time management and work-life balance. But proactive candidates with good communication skills are just as likely to thrive, even if they don’t have any remote work experience.
Don’t rule out a great candidate just because they’ve never had the opportunity to work from home before. If they have remote-friendly skills, they’re likely to succeed.
Some things you can just jump right into. Swimming pools. Trampolines. Your bed.
Hiring a full-time employee is not one of those things.
Anytime we’re hiring a full-time employee, we ask them to work with us for four weeks so that both sides can make an informed decision. This “trial” can be done on a part-time basis. Two huge benefits to this:
Hiring on a trial also gives you an opportunity to gauge intangibles like personality and cultural fit, which can be really difficult to determine from a few emails and a Skype call alone.
Many companies take this approach to screen remote work applicants. If you do this, be respectful of your candidate’s time and labor.
Test projects shouldn’t ever be free work. Agree on a fair price ahead of time and pay them for their labor — even if you decide not to hire them.
No matter how well your new employee knows their stuff, they still need training and onboarding to do a good job. Even the most competent, experienced, motivated people need time to learn how things are done at your company.
Good onboarding is crucial for remote new hires. They’re not surrounded by their coworkers. They can’t watch how other people get things done.
Starting a new job is already stressful enough. Your new hire is eager to learn and do well.
Set them up for success with these tips.
Here’s why process documentation is so important:
Let’s assume that you’ve decided to grow your remote team because productivity is so much better and your overhead costs are much lower. Your team is growing fast. This month, you hire five new people who all work from home.
All of those new hires need training and onboarding.
You’re already busy, but now you spend most of your day answering questions. Since you’re the main source of information, those new team members have to wait until you’re available to get their own work done correctly. There’s a huge bottleneck.
Since you’re busy helping other people, onboarding takes much longer for all your new team members. You fall behind on your own work, and the company’s growth stalls a little.
That’s what happens when you don’t have good documentation.
On the other hand, if all of your processes and procedures are written down, your job is to teach your team how to find information on their own.
If you haven’t done this before, creating documentation might look like a daunting task. There’s so much!
Yes, it’s a big undertaking, but you don’t have to do it all at once.
As your team grows, create your procedural documents as part of the training process. You have to write it down anyway because that’s how you communicate with your remote team. Create a shareable document instead of an email. If you’re going to do a video call, consider recording the instructions so you can share with your next new hire.
Speaking of process documentation, we strongly recommend using an onboarding checklist.
The checklist tells new hires exactly what you expect. We use different checklists for different roles and include things like:
Notice that a lot of those checklist items are about getting to know the team. That’s one of the hardest things about remote work, so it should be a big part of onboarding.
Employees who like their coworkers are more likely to stick around for the long term.
According to Gallup, an employee who has a best friend at work is 43% more likely to receive praise for their work and 27% more likely to feel like their job is important.
They also point out that team members will create loyalties with each other. When they encounter a “leaving moment” and may consider leaving the company, their loyalties to each other can keep them around and engaged.
It’s harder for employees to connect when they work from home.
Invite new hires to join remote activities. There are plenty of free websites to play games with your distributed teammates.
That’s especially true if you have a blend of remote employees and people who work in the office. The in-office team will naturally form relationships while those who work remotely are more left out.
Start encouraging people to connect right away. Make time during onboarding to socialize with coworkers.
Use tools like Slack, Discord, and Zoom to create virtual hangout spaces.
If you have a bunch of new people starting within a short amount of time, consider hosting a virtual event to introduce everyone.
You can have a virtual team lunch by providing a stipend for food or sending a meal delivery service. Use a video calling tool like Zoom to host and plan a fun activity. Trivia and pictionary are crowd pleasers that can easily be done via video call.
Once you’ve made the introduction, don’t stop there. Think about how to keep that momentum going as your team grows. Check out our article on building remote culture for more tips.
Starting a remote job can be intimidating.
Think of it from your employee’s perspective. They want to make a good impression and learn fast, but they’re just at home alone with their computer. It’s hard to join a team that you can’t see and hear — especially if you’re new to remote work.
Don’t leave your new hire alone to figure it out. Instead, give them a partner to help with onboarding.
At Hubstaff, we call these people Ambassadors.
It’s like using the buddy system to help a new team member learn their way around. Ambassadors check in frequently to offer help, answer questions, and get to know their new coworker. This helps people feel more comfortable and make a friend right away.
You or the Ambassador should take the initiative to connect. Don’t expect the new hire to come to you as often as you want them to. They’re worried that they’ll seem too needy.
It’s up to you to be their training wheels.
Put them at ease and reassure them that it’s okay to ask questions. Help them get used to the way your remote team communicates so they can connect with the other members of their team.
Labor laws are already complex. When you hire remotely, there’s more to think about.
Hiring people to work from home means that you can hire people in other states or even other countries. That’s a huge advantage, but it also presents some challenges when you have to navigate the local laws and regulations.
We’re not here to give you legal advice. Please don’t use this blog post to make legal decisions.
Instead, please treat this section as a list of things you should ask your legal counsel about.
State income tax for remote workers might differ depending on where you’re hiring people.
If you’re a company based in Michigan and you hire someone in Texas, for example, your remote employee will be paying tax in their resident state, not in the state where your business operates.
Payroll taxes work the same as state income taxes. If your employee resides in Dallas but works in Oklahoma City, for example, you’ll be paying taxes for them where the work is actually being completed.
Much like state income tax, do your employees claim unemployment benefits in the state different to your business?
This topic is a grey area. Because your employees are paying income tax in their home state, they’d also claim unemployment benefits in their home state, too.
There’s a big difference between an employee and an independent contractor. The most obvious difference is that you’re responsible for withholding taxes from employee paychecks.
Here’s an article that goes into more detail about the differences between remote contractors and remote employees.
It can be easier navigating national and international employment laws if you work with contractors instead of employees, but be warned:the penalties for misclassifying an employee as a contractor can be high.
Make sure you’re clear on the differences before you hire anyone as a contractor.
Hiring someone to work from home is a little different than hiring them to work from your office. You have some decisions to make, like:
Clarify all of these rules in your employment agreement. To help you get started, you can get our free remote employment agreement template here:
That was a lot of information! Here’s what you should do right now to get started:
Make sure you bookmark this post so that you can refer back to it throughout the hiring process.