Ud over at forberede sig til valgdagen, arbejdsferiefester og decemberferien, er små virksomhedsejere og ansatte ved at gøre klar til åben tilmelding. Åben tilmelding er en periode, hvor medarbejdere er berettiget til visse sundhedsordninger og kan ændre deres forsikring. Åben tilmelding begyndte den 1. november og slutter den 15. december.
For mange virksomheder falder perioden sammen med tilmeldingsperioden for andre arbejdsgiversponsorerede ydelser. For mange små virksomheder er den åbne tilmeldingsproces fyldt med vanskeligheder, herunder at kommunikere fordelsordninger til medarbejderne og overholde føderale regler, som kan ændre sig fra år til år, for blot at nævne nogle få.
Mens du forbereder dig på åben tilmelding, er her en opsummering af reglerne for 2020, så du kan holde din virksomhed i overensstemmelse med kravene og besvare spørgsmål, som dine medarbejdere sandsynligvis vil have.
Judy Kamens, en overholdelsesspecialist hos Lawley Insurance, har udarbejdet en tjekliste, der skitserer out-of-pocket maksimumsværdier, fordele ved forebyggende pleje og grænser for sundhedsfleksible opsparingskontobidrag. Her er mere om de compliance-problemer, små virksomheder skal være opmærksomme på i år.
Sundhedsplaner, der ikke er farfar ind i det nye år, skal overholde grænserne for omkostningsdeling for væsentlige sundhedsmæssige fordele (EHB).
"Den årlige grænse for samlede tilmeldte omkostningsdeling for EHB for planår, der begynder på eller efter 1. januar 2020, er $8.150 for kun-selv-dækning og $16.300 for familiedækning," sagde Kamens.
Medarbejdere er nødt til at gennemgå deres planers out-of-pocket maksimum og garantere, at de overholder Affordable Care Act's (ACA's) grænser for planåret 2020.
Planer med en høj selvrisiko, også kendt som en høj-fradragsberettiget sundhedsplan (HDHP), skal være kompatible med en sundhedsopsparingskonto (HSA). Som en del af loven skal planernes out-of-pocket maksimum være lavere end ACA's grænse, sagde Kamens. På 2020-planerne er den out-of-pocket maksimale grænse for HDHP'er $6.900 for kun selv-dækning og $13.800 for familiedækning.
En plan, der bruger flere tjenesteudbydere til at administrere fordele, skal bekræftes, at den "koordinerer alle krav om EHB på tværs af planens tjenesteudbydere eller deler det egenkapital på tværs af kategorierne af fordele med en kombineret grænse, der ikke overstiger maksimum for 2020,” tilføjede Kamens.
Derudover skal "gruppesundhedsordninger med et familie-out-of-pocket-maksimum, der er højere end ACA's selv-kun out-of-pocket-maksimumsgrænse, indlejre et individuelt out-of-pocket maksimum i familiedækningen, så ingen individer er ude af lommen. -Pocket-udgifter overstiger $8.150 for planåret 2020."
Alle ordninger, der falder ind under præventiv pleje, og som ikke har behov for at dække udvalgte sundhedsydelser, men som ikke kan pålægge omkostningsdelingskrav såsom selvrisiko, selvbetaling og/eller medforsikring. Eksempler på fordele ved forebyggende pleje omfatter
Der er mere end 50 forskellige forebyggende ydelser. Besøg U.S. Preventive Services Task Force for at få oplysninger om, hvad de er.
En fleksibel udgiftskonto (også kendt som en fleksibel udgiftsordning eller FSA) er en type opsparingskonto, som medarbejderne udbetaler deres penge til, så udvalgte udgifter til sundhedspleje kan dækkes. I modsætning til traditionelle opsparingskonti betaler medarbejdere ikke skat af disse penge. Det er ikke obligatorisk for arbejdsgivere at bidrage til arbejdstagernes FSA'er, men nogle bidrager som en personalegode. Det maksimale beløb, som en arbejdsgiver bidrager med, bør ikke overstige ACA's maksimale grænse for planåret.
For 2020 har IRS annonceret følgende:
Den årlige bidragsbegrænsning :For kalenderåret 2020 er den årlige grænse for fradrag for en person med kun selvdækning under en sundhedsplan med høj fradragsberettiget 3.550 USD. For en person med familiedækning under en høj-fradragsberettiget sundhedsplan er grænsen $7.100.
Den høje fradragsberettigede sundhedsplan: For kalenderåret 2020 er en sundhedsordning med høj fradragsberettiget defineret som en sundhedsordning med en årlig selvrisiko, der ikke er mindre end $1.400 for dækning kun for dig selv eller $2.800 for familiedækning og årlige egenbetalinger (fradrag, selvbetalinger) , og andre beløb, men ikke præmier), der ikke overstiger 6.900 USD for kun-selv-dækning eller 13.800 USD for familiedækning.
Arbejdsgivere vil gerne vide, hvad de lovligt er forpligtet til at gøre, hvis en medarbejder går glip af åben tilmelding, og svaret kan overraske dig:absolut ingenting.
Arbejdsgivere er ikke juridisk ansvarlige for medarbejdere, der overskrider den åbne tilmeldingsfrist. Selvfølgelig kan medarbejderne blive kede af det, og det kan forårsage ekstra stress og papirarbejde for dit administrative personale, men du er juridisk ansvarlig.
Hver virksomheds behov er forskellige, så det er vigtigt at shoppe rundt. Her er hvad du skal huske på, når du gennemgår sundheds-, pensions- og andre ydelsesordninger.
Når man overvejer sundhedsforsikringsfordele, er de fleste små virksomhedsejere ikke klar over alle deres muligheder, sagde Stahl. Gruppesygeforsikring er det traditionelle middel til at give ansatte forsikringsydelser, men individuelle/familiesygeforsikringsplaner kan gøre det muligt for medarbejderne at opnå mere personlig og overkommelig dækning baseret på deres behov og spare virksomhedsejeren betydelig administrativ tid og udgifter.
At tilbyde denne type plan giver dig også adgang til betydelige statstilskud, der i gennemsnit sænker dækningsomkostningerne med 70 %, sagde Stahl. Stahl bemærkede, at en sygeforsikringsagent kan hjælpe dig med at vurdere, om gruppe- eller individ-/familieforsikring er den bedste struktur for din virksomhed og dine medarbejdere.
For sygesikring er det især vigtigt at overveje den samlede pris. At vælge en plan, der er for dyr for dine medarbejdere, kan udløse store bøder, så du skal ikke se efter at reducere omkostningerne ved at flytte for meget af den økonomiske byrde til dine medarbejdere.
"Det største valg, arbejdsgivere har, er, hvor meget de er villige til at bidrage til planen, og hvor meget hver medarbejder vil bidrage med," sagde Arthur Tacchino, chief innovation officer i SyncStream. "Ikke kun skal arbejdsgiveren tilbyde dækning, men de skal [også] tilbyde [dækning, der] anses for at være overkommelig."
Som nævnt ovenfor er straffen for ikke-overkommelig dækning $3.000 årligt pr. fuldtidsansat, men "det er kun fuldtidsansatte, der går til børserne og modtager subsidieret dækning," sagde Tacchino.
John Neumaier, regional præsident for Northeast-regionen i Arthur J. Gallagher &Co., en global forsikringsmægler og risikostyringsservicefirma, rådede til, at før du træffer nogen beslutninger, skal du lytte til dine medarbejdere, så du forstår deres behov og præferencer.
"Kvartalsvise medarbejderfordele er en fantastisk måde at engagere medarbejderne på og anmode om feedback ... da den opfattede værdi af et fordelsprogram kan variere meget mellem forskellige demografiske grupper inden for en arbejdsgivers arbejdsstyrke," sagde Neumaier til Business News Daily.
Lesley Grady, seniordirektør hos rådgivnings- og mæglervirksomheden NFP Corp., var enig i, at medarbejderne føler sig bemyndiget, når de har valg, men for mange valg er skræmmende og kan føre medarbejderne på afveje. Dit personale har brug for muligheder, men disse muligheder skal hænge sammen med virksomhedens strategi og arbejdsstyrkekultur, sagde hun.
At vælge fordelspakker er kun halvdelen af kampen; dine medarbejdere skal også forstå dem. At kommunikere planerne til dine medarbejdere klart og enkelt er nøglen til at hjælpe medarbejderne med at udnytte deres fordele fuldt ud.
John Park, vicepræsident for strategisk forretningsudvikling og chief transformation officer hos Stella Health, sagde, at mange mennesker synes, at processen med tilmelding af fordele er svær og kompleks. Dette gælder især, når du indfører ændringer, som fører til en stigning i forvirring og angst, sagde han.
"Arbejdsgivere er oversikre på kommunikation vedrørende fordele," sagde Park. "De fleste arbejdsgivere kommunikerer kun én gang om året under åben tilmelding, [men] kommunikation bør være løbende om tilmelding og brug af fordele."
Vores kilder gav deres råd om at diskutere fordele med dine medarbejdere.
"Forstå formularerne, og hvad du rapporterer. En af de største kampe, vi har haft som virksomhed med arbejdsgivere, vi har arbejdet med, er, at de ikke selv forstod skatteformularerne og derefter ikke kunne besvare henvendelser fra deres ansatte. Jo bedre arbejdsgiveren kan forstå overholdelse og [formularerne], jo mere sandsynligt er det, at de undgår sanktioner og [til] bedre feltspørgsmål." – Arthur Tacchino, innovationschef, SyncStream
"Uddan dine medarbejdere i grundlæggende fordelsterminologi – selvrisiko, præmie osv. – under hver åben tilmeldingscyklus. Medarbejdere, der fuldt ud forstår deres fordelspakker, er mere tilbøjelige til at sætte pris på dem." – George Katsoudas, senior vicepræsident overholdelsesrådgiver, Arthur J. Gallagher &Co.
"Efterhånden som arbejdsgivere i stigende grad beder deres ansatte om at være bedre forbrugere af sundhedspleje, må virksomheder udstyre dem med den nødvendige information til at træffe kloge omkostningsbeslutninger . Et godt første skridt er at sikre, at medarbejderne ved, hvordan de får adgang til de gratis gennemsigtighedsværktøjer, der leveres online af de fleste medicinske udbydere. Giv medarbejderne en opdeling af medicinske og farmaceutiske omkostningsstigninger for at undgå mærkatchok." – John Neumaier, regionspræsident, Nordøstregionen, Arthur J. Gallagher &Co.
"Giv folk kombinationen af valgmuligheder og personlig ansvarlighed for deres sundhedspleje. En del af dette er et fordelsdesign, der fremmer økonomisk ansvarlighed [og] udnytter deres fordele på den mest effektive måde. På lang sigt vil det resultere i bedre valg og adfærdsændringer, der vil føre til bedre sundhed og lavere omkostninger.” – John Park, vicepræsident for strategisk forretningsudvikling og transformationschef, Stella Health
Besøg denne Business News Daily-guide for at få flere råd om at skabe en fantastisk fordelspakke for dine medarbejdere.
Når du hjælper dine medarbejdere med at forberede sig til åben tilmelding, er der et par spørgsmål, du bør være parat til at tage fat på.
Skal dine medarbejdere tegne alle forsikringstyper under åben tilmelding? Nej de gør ej. De mest populære typer af forsikringer, som arbejdsgivere typisk tilmelder sig under åben tilmelding, omfatter tandpleje, syn, kortsigtet invalideforsikring og langsigtet invalideforsikring.
Hvad er forskellen mellem en PPO og en HMO? Forskellene mellem sundhedsvedligeholdelsesorganisation (HMO) og foretrukket udbyderorganisation (PPO) inkluderer netværksstørrelse, evnen til at se specialister, omkostninger og dækning uden for netværket, ifølge Medical Mutual. Mens PPO'er har en tendens til at have mere fleksibilitet til at se specialister og har større netværk end HMO'er, sammen med en vis fleksibilitet uden for netværket, koster de mere end HMO'er.
Hvad sker der med pengene i min HSA, når jeg fylder 65? Eventuelle penge, der er tilbage på en sundhedsopsparingskonto efter det fyldte 65. år, kan bruges til at betale for sundhedsudgifter, såsom et par nye briller og selvbetalinger.
For at blive endnu mere forberedt til åben tilmelding og se yderligere ofte stillede spørgsmål, besøg SHRMs Open Enrollment Guide.
Adam C. Uzialko bidrog også til rapporteringen og skrivningen i denne artikel. Nogle kildeinterviews blev udført til en tidligere version af denne artikel.