En vigtig del af at starte en lille virksomhed er at arkivere alt det rigtige papirarbejde. Selvom det kan virke kedeligt og skræmmende at opsætte den juridiske struktur i din virksomhed og udfylde formularer, er det ofte en lovpligtig del af processen. To dokumenter, som mange små virksomhedsejere bliver forvirrede over, er driftsaftaler og vedtægter. Der er en god chance for, at du får brug for en version af begge dokumenter til din virksomhed, så det er vigtigt at forstå formålet med hvert enkelt dokument.
En driftsaftale skitserer og definerer interne driftsprocedurer og relationsaftaler mellem medlemmerne (ejerne) af et aktieselskab (LLC). Det overordnede mål med en driftsaftale er at opstille retningslinjer for, hvordan virksomhedsejerne rent ledelsesmæssigt og driftsmæssigt forholder sig professionelt til hinanden. Vedtægter ligner en driftsaftale, bortset fra at de bruges i selskaber (S-selskaber og C-selskaber) i stedet for LLC'er, og de har ofte lovpligtige krav til, hvilke oplysninger de skal indeholde.
De oplysninger, du medtager i din driftsaftale eller vedtægter, afhænger af dine specifikke forretnings- og statskrav; den omfatter dog generelt detaljer om ejerskab, drift, ledelse og finansiering.
Robert Gauvreau, CPA og grundlægger af Gauvreau &Associates, lavede en oversigt over, hvilken type information en driftsaftale kan dække. Den indeholder følgende elementer:
En driftsaftale kan også omfatte alle andre elementer, som du mener er nødvendige for driften og beskyttelsen af rettigheder til virksomheden og dens ejere.
Afhængigt af hvilken type virksomhed du har (LLC, S corporation, C corporation) og den stat du bor i, kan du være juridisk forpligtet til at indgive en driftsaftale. For eksempel er enhver LLC, der driver forretning i Californien, Delaware, Maine, Missouri eller New York, forpligtet ved lov til at indgive en LLC-driftsaftale. Selvom LLC'er i de andre 45 stater ikke er juridisk forpligtet til at have en driftsaftale, anbefales det stærkt.
På samme måde er virksomheder (S korps og C korps) ikke juridisk forpligtet af nogen stat til at have en driftsaftale, men eksperter råder ejere af disse virksomheder til at oprette og udføre deres version af en driftsaftale, kaldet vedtægter.
"Vedtægterne fastlægger rettighederne og pligterne for de parter, der er involveret i selskabet, og, hvis de følges korrekt af parterne, begrænser de muligheden for, at domstolene vil 'gennembore virksomhedens slør' og holde aktionærerne personligt ansvarlige for virksomhedernes gæld," sagde Kelly DuFord Williams. grundlægger og administrerende partner af Slate Law Group. "Derudover vil nogle banker og långivere bede om selskabsvedtægter for at sikre selskabets legitimitet, før de forlænger lån eller åbner konti."
Nøgleudtag: En driftsaftale (eller vedtægter for et selskab) bruges til at etablere og skitsere relationsaftaler mellem virksomhedsejere.
Vedtægter, også kendt som et stiftelsesbevis eller virksomhedscharter (oprettelsescertifikat for LLC'er), er et juridisk dokument, der formelt etablerer et selskab i statens øjne.
Den største fordel ved vedtægter er den juridiske beskyttelse, den giver for dine personlige aktiver, da dette dokument adskiller forretningsaktiver fra virksomhedsejers aktiver. Vedtægter indgives ofte til udenrigsministeren med et indleveringsgebyr på omkring $50 til $300.
De oplysninger, du medtager i dine vedtægter eller stiftelsesbevis, vil afhænge af dine specifikke forretnings- og statskrav. Gauvreau sagde dog, at hvert vedtægtsdokument typisk dækker følgende information:
Dine vedtægter kan have brug for yderligere oplysninger afhængigt af den stat, du opererer i.
Hvorvidt du er lovligt forpligtet til at indgive vedtægter, afhænger af den type virksomhed, du ejer. For eksempel er LLC'er ikke juridisk forpligtet til at indgive vedtægter, men det anbefales stærkt for dem at have et stiftelsescertifikat. På den anden side er ethvert selskab juridisk forpligtet til at indgive vedtægter til staten.
"Enhver virksomhed skal oprette sine vedtægter og skal indsende dem til den stat, hvor de vælger at inkorporere," sagde Williams. "Dette er det første skridt i etableringen af et selskab – selskabet eksisterer ikke, før vedtægterne er arkiveret."
Nøgleudtag: Vedtægter eller et stiftelsescertifikat for LLC'er er et juridisk dokument, der formelt etablerer et selskab i statens øjne.
En driftsaftale (vedtægter) er et internt dokument, der definerer, hvordan virksomhedsejerne fagligt forholder sig til hinanden, hvorimod vedtægterne (stiftelsesbevis) er et offentligt dokument, der lovligt etablerer en virksomhed som et selskab. Tilsammen hjælper disse dokumenter med at udgøre den juridiske ramme for din organisation.
Driftsaftaler og vedtægter er også forskellige baseret på juridisk struktur, forpligtelse, statslige krav, skattemæssige resultater, omfattendehed og rigiditet. Driftsaftaler er ofte mindre formelle og nemmere at ændre.
"Vedtægterne er arkiveret fra oprettelsesdatoen og er ofte ikke opdateret til at omfatte aktionæroplysninger, overskudsfordelingsmetoder eller andre løbende forretningsforbindelser, hvorimod driftsaftaler lettere kan justeres, så de forbliver ajourførte med den aktuelle driftstilstand." sagde Gauvreau.
Det er også vigtigt at forstå, at selvom de tjener et lignende formål, afviger driftsaftaler en smule fra en virksomheds vedtægter. Driftsaftaler har en tendens til at skitsere emner mere detaljeret, end et selskabs vedtægter ville gøre.
"I en virksomheds situation er det meget almindeligt at få oprettet yderligere aftaler, ofte omtalt som en aktionæraftale, som beskriver mere detaljeret de oplysninger, der typisk vil være indeholdt i en driftsaftale," sagde Gauvreau.
Nøgleudtag: En driftsaftale er et internt dokument, der skitserer virksomhedsejerforhold, og vedtægter definerer juridisk en virksomhed som et selskab med staten.
Driftsaftaler og vedtægter arbejder hånd i hånd for at skitsere din forretningsstruktur og definere, hvordan du lovligt vil fungere. De har dog en smule overlap og deler et par lignende funktioner. For eksempel inkluderer de begge nødvendige forretningsoplysninger og deler en lignende funktionalitet og omrids.
Driftsaftalen og vedtægterne "giver begge oplysninger om virksomheden, såsom firmanavn, formål og hvordan virksomheden vil fungere," sagde Gauvreau. "Derudover definerer begge dokumenter ejerskabsstrukturen og er nødvendige for at forstå virksomhedens funktion."
Det er klogt for enhver LLC at oprette en skriftlig driftsaftale og stiftelsescertifikat, og for ethvert selskab at oprette vedtægter og stiftelsesvedtægter. Husk på, at forkert indgivelse af disse dokumenter kan resultere i forsinkelser. For at hjælpe med den korrekte skitsering og arkivering af disse styringsdokumenter anbefales det, at du søger juridisk rådgivning for at få hjælp.
Nøglen til afhentning: Driftsaftaler og vedtægter definerer både virksomhedsejerskab og skitserer virksomhedens struktur.