• En faktura er et specificeret dokument, der viser alt arbejde udført for en klient i en periode sammen med hver tjenestes pris.
• En faktura indeholder også kontaktoplysninger, betalingsbetingelser og nogle gange andre bemærkninger.
• For at oprette en faktura skal du gøre plads til en overskrift, give en detaljeret specificeret tabel og inkludere fodnoter i bunden, hvis det er nødvendigt.
• Denne artikel er til virksomhedsejere, der ønsker at vide, hvordan man opretter en faktura for udført arbejde .

Hvis du er bekendt med det grundlæggende i små virksomheders regnskab, så ved du, at det ikke betyder, at du får deres penge med det samme, hvis du skriver under på en ny kunde. Hvis der er noget, skal du muligvis vente flere uger eller måneder, før pengene på din virksomheds debitorer rammer din virksomheds kassekonto. Og hvis du ikke sender fakturaer for dit arbejde, får du måske aldrig de penge.

Undladelse af at sende fakturaer kan forsinke dine kunders betalinger, da kunder ofte skal modtage fakturaer for at udløse deres betalingsprocesser. Da dine kunder sandsynligvis registrerer fakturaer i kreditorer ved modtagelse og betaler i henhold til deres interne lønplan, kan dine kunder gå glip af eller ignorere betalinger uden fakturaer for at udløse deres betalingsprocesser. Heldigvis er det nemt at sende fakturaer. Nedenfor vil vi guide dig gennem, hvordan du opretter en faktura.

[Relateret artikel: Kreditorer vs. tilgodehavender, og hvordan de adskiller sig]

Hvad er en faktura?

En faktura er et specificeret dokument, der viser priserne på alle produkter og tjenester, som en kunde har købt hos din virksomhed i en given periode. Når din kunde har modtaget din faktura, skal de betale fakturaen inden for den periode, der er angivet i dine vilkår og betingelser.

Uden fakturaer ville små virksomheder som din sandsynligvis have en langt sværere tid med at forfølge kundebetalinger og modtage dem til tiden. Fakturaer fungerer også som optegnelser over dit arbejde for en klient, og denne registrering kan være nyttig til regnskabsformål, genforhandling af vilkår med en klient eller endda hvis du står over for en IRS-revision. Dine kunder kan ligeledes bruge fakturaer til bogføring og regnskab.

Nøglen til afhentning :En faktura er et specificeret dokument, der indeholder alt arbejde, du har udført for en kunde i en periode sammen med de priser, du opkræver for hver linjepost.

Hvad er inkluderet på en faktura?

Du bør inkludere følgende i dine fakturaer:

• Datoen for fakturaen
• Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse på både din virksomhed og din klient
• Et unikt fakturanummer eller identifikator
• Betalingsbetingelser såsom netto 30 eller en specifik betalingsfrist
• En specificeret liste med en enhedspris, mængde og samlet pris for hver vare
• En klart startet samlet fakturaværdi

Nøglen til afhentning :En faktura indeholder det grundlæggende forretningsgrundlag for dit udførte arbejde for en kunde sammen med betalingsbetingelser.

Sådan opretter du en faktura

Det er én ting at vide, hvad du skal inkludere i din faktura, men en anden ting er at præsentere disse oplysninger på en måde, som dine kunder nemt kan forstå og handle ud fra. Du kan sikre dig, at din faktura er fuldt forståelig ved at tage følgende trin:

1. Tilføj en overskrift

Din faktura skal begynde med en overskrift, der inkluderer fakturadatoen sammen med kontaktoplysninger for både din virksomhed og din kunde. Ofte vil dine virksomhedsoplysninger være i venstre side, og din klients vil være til højre, men nogle gange kan dine oplysninger gå oven på din kundes.

2. Angiv et fakturanummer eller identifikator

Hvis den faktura, du sender, er din første for en klient, kan du inkludere "Faktura #0001" i din overskrift (de ekstra nuller i tallet forhindrer mellemrumsændringer, hvis du når tusindvis af fakturaer). Alternativt kan du indstille en identifikator relateret til serviceperioden, såsom "Faktura #2021Q1" eller "Faktura #FEB2021." Selvom dit faktura-id angiver den periode, som din faktura dækker, bør du også inkludere en nøjagtig fakturadato ved siden af ​​identifikatoren.

[Relateret: Lær, hvad en udgiftsrapport er for at forstå din virksomheds økonomiske status]

3. Indsæt din specificerede tabel

Kernen i din faktura er din specificerede tabel over tjenester og priser. Her vil du liste hver vare og dens mængde, pris pr. enhed (som kan være en pris pr. vare eller en timepris) og samlede omkostninger. Nederst til højre i tabellen tilføjer du hver linjeposts pris og registrerer summen som din fakturas samlede værdi. Du bør enten sørge for, at dette tal er fed eller angive det andetsteds som det samlede beløb i en stor, tydelig skrifttype. I nogle tilfælde skal du også opkræve skat.

I din specificerede tabel kan du også inkludere datoen eller tidsrammen, inden for hvilken hver linjepost blev leveret og detaljeret, hvad den angivne tjeneste omfatter. Hvis du gør det, kan det hjælpe med at gøre dit arbejde og dine priser mere gennemsigtige for din klient og muligvis tilskynde til hurtigere betaling. Du kan også lette betalingen ved at inkludere mere end én specificeret tabel. Hvis du f.eks. leverer tjenester til din klient både på deres kontor og off-site, kan du oprette en specificeret tabel for hver lokation.

4. Tilføj fodnoter

Ofte er fakturaer selvforklarende lister over tjenester, mængder og priser, men nogle gange kan de ikke fortælle hele billedet. For eksempel er det måske ikke umiddelbart indlysende, at du anvender en rabat på en af ​​dine linjeposter. For at tydeliggøre denne rabat skal du tilføje en forklarende fodnote nederst på din faktura. På denne måde ved din kunde, at fremtidige fakturaer kan vise højere takster for det samme arbejde. Hvis din faktura ikke kræver afklarende fodnoter, kan du stadig tilføje en takkebesked – lidt taknemmelighed kan række langt.

Nøglen til afhentning :For at oprette en faktura skal du starte med en overskrift, vælge et unikt faktura-id, udfylde din specificerede tabel og efterlade fodnoter efter behov.

Eksempelfaktura

Nu hvor du ved, hvordan fakturaer fungerer, kan det være nyttigt at se en i aktion. Det er derfor, vi har givet et eksempel nedenfor:

26. februar 2020                                                      FAKTURA #FEB2021

John Doe                                                                       Fakturering til: Fremragende klient, LLC

1 Times Square                                                                       1 Hollywood Boulevard

New York, NY 10011                                                              Los Angeles, CA 90045

1-800-111-2345                                                                                                                                                                                                             

[email protected]                                                               [email protected]

Bemærkninger:

* Som tidligere nævnt, vil vi ikke længere tilbyde service 3 fra næste måned.

^ For service 6 blev der anvendt en rabat på $50 pr. enhed. Tak, som altid, fordi du valgte Mit Virksomhed!

Faktura skabeloner og generatorer

Nu hvor du ved, hvordan du opretter en faktura og har set et realistisk eksempel på en, kan du begynde at lave din egen ved hjælp af en skabelon eller generator. Nedenfor er fem muligheder:

• Invoice Home tilbyder 100 forskellige fakturaskabeloner lige fra standarddesign til muligheder med mere iøjnefaldende udseende.
• Invoice Simple tilbyder tre fakturaskabeloner, som du kan downloade som Word, Excel eller andre tilpassede filer.
• Når vi taler om Word og Excel, tilbyder Microsoft snesevis af sine egne skabeloner, der kan downloades til begge programmer.
• FreshBooks tilbyder flere skabeloner i Word, Excel, PDF eller G Suite.
• Canva tilbyder hundredvis af meget tilpasselige fakturaskabeloner, der balancerer klare oplysninger med moderne design.

Når du har valgt din skabelon, skal du blot følge ovenstående trin for at oprette fakturaer, som kunderne ikke bare forstår, men også vil handle ud fra.