Hvilke forretningsudgifter skal du spore?

Forretningsudgifter omfatter både omkostningerne ved solgte varer samt de almindelige og nødvendige driftsudgifter forbundet med at holde virksomheden kørende.
Hvis du adskiller din virksomheds økonomi fra din privatøkonomi, hjælper det dig med mere effektivt at spore dine virksomhedsudgifter.
Det er vigtigt at spore virksomhedsudgifter for at opretholde et sundt cash flow, samt kvalificere sig til skattefradrag, der kan reducere din skattepligtige indkomst.
Denne artikel er til håbefulde iværksættere og nye ejere af små virksomheder, der ønsker at forbedre deres regnskabspraksis.

Et vigtigt element i at drive en virksomhed er at holde styr på din virksomheds økonomi, herunder udgifter specifikt relateret til din virksomhed. Korrekt regnskab hjælper dig ikke kun med at forbedre pengestrømmen, den ilt, din virksomhed har brug for for at overleve, men din virksomhed kan kvalificere sig til værdifulde skattefradrag, der reducerer din justerede bruttoindkomst. Her er, hvad du behøver at vide om forretningsudgifter, og hvordan du sporer dem.

[Relateret indhold: Hvad er en udgiftsrapport, og hvordan oprettes en]

Hvad er forretningsudgifter?

Virksomhedsudgifter er de udgifter, der er direkte relateret til at starte og vedligeholde din virksomhed. De inkluderer udgifter som f.eks. lagerkøb. Løn og gager betragtes også som en erhvervsudgift. Hver af disse udgifter falder i en af to kategorier.

“Der er to typer forretningsudgifter:omkostninger ved solgte varer, som er omkostninger forbundet med at lave dit produkt; og driftsudgifter, som omfatter husleje, lønninger, virksomhedslicenser og tilladelser og skatter for selvstændige,” sagde Jeff Fazio, leder af specialister i små virksomheder hos TD Bank.

Det er vigtigt at adskille forretningsudgifter fra personlige udgifter, fordi forretningsudgifter kan hjælpe dig med at kvalificere dig til skattefradrag. Skattefradrag anvendes på din skattepligtige indkomst, hvilket potentielt sænker den samlede sats, du skal betale. Skattefradrag må ikke forveksles med skattefradrag, som påføres direkte på din skatteregning snarere end din skattepligtige indkomst.

"Forretningsudgifter er almindelige og nødvendige omkostninger, som en virksomhed pådrager sig for at drive," sagde Nicholas Holmes, grundlægger af ProductReviewer.com.au. "Virksomheder skal spore og kategorisere deres udgifter, fordi nogle udgifter kan tælle som skattefradrag, hvilket resulterer i betydelige omkostningsbesparelser."

Nøgleudtag: Virksomhedsudgifter omfatter omkostningerne ved solgte varer – som vedrører leveringen af dine produkter eller tjenester – og driftsudgifter, som dækker husleje, løn, tilladelser, skatter og andre lignende udgifter.

Fælles kategorier af forretningsudgifter

Det hjælper med at klassificere dine forretningsudgifter. Dette kan informere om, hvordan du prioriterer dem i budgettering, og det er nemmere at få øje på områder, hvor du nemt kan betale, hvis du har brug for det.

Rettet: Faste udgifter er ting, der ikke ændrer sig fra måned til måned. Det er ting som realkreditlån, afskrivninger, forsikringer, lønninger og husleje. Selvom enhver af disse udgifter kan ændre sig over tid, er de normalt fastsat i løbet af en lejekontrakt, aftale eller kontrakt.
Variabel: Variable udgifter er det modsatte af faste udgifter. De er obligatoriske udgifter, men deres samlede omkostninger vil variere med hver faktureringscyklus. Hjælpeprogrammer falder ofte ind under denne kategori. Lagerbeholdning, provisioner og kreditkortgebyrer er almindelige eksempler på variable udgifter.
Periode: Periodeudgifter kan være faste eller variable, og de kommer med jævne mellemrum i stedet for pr. transaktion. Eksempler på omkostninger til faste perioder vil være realkreditlånet (eller huslejen), mens udgifter til variable perioder vil omfatte forsyningsvirksomhed og forsikring.
Interesse: Renten kan være fast eller variabel. Mange renteomkostninger er bundet til periodeudgifter, men noget som kreditkortkøb for rejsende medarbejdere kan være pr. transaktion. Renter er værdig til sin egen kategori, fordi den informerer om, hvor mange penge du taber til din lånedel af budgettet.
Afskrivning. Afskrivninger er typisk en fast variabel udgift, men den er også værd at se nærmere på. Afskrivning er nødvendig for at hjælpe med at beregne ROI ved udskiftning af større elementer. Det er også typisk fradragsberettiget, og skal derfor altid beregnes.

Redaktørens note:Leder du efter den rigtige regnskabssoftwareløsning til din virksomhed? Udfyld nedenstående spørgeskema for at få vores leverandørpartnere til at kontakte dig om dine behov.

Hvilke typer virksomhedsudgifter er fradragsberettigede?

Mange typer af erhvervsudgifter er berettiget til skattefradrag. I nogle tilfælde kan der gælde særlige regler for din virksomhed, og hvad du kan betragte som en fradragsberettiget udgift. For eksempel kan lovlige cannabisvirksomheder i overensstemmelse med statens lovgivning ikke fratrække omkostningerne ved solgte varer fra deres føderale skatteregning i henhold til Section 280E i Internal Revenue Code. For at være sikker på din virksomheds status i henhold til statslige og føderale skattelove skal du rådføre dig med en statsautoriseret revisor vedrørende skattelovgivning.

"IRS definerer forretningsudgifter som de omkostninger, der er almindelige og nødvendige for at udføre forretninger i din branche," sagde David McKeegan, medstifter af Greenback Expat Tax Services. "Typisk er udgifter, der opfylder disse kriterier, skattefradragsberettigede af for-profit virksomheder."

Nogle af de mest almindelige forretningsudgifter omfatter:

Lønudgifter
Medarbejdergoder
Udgifter til hjemmekontor
Forsikringspræmier
Leje- eller realkreditbetalinger
Pensioneringsordninger
Afskrivning af udstyr
Renteudgifter
Skatter

For at få mest muligt ud af disse fradragsberettigede udgifter, er det vigtigt at have et fuldstændigt og præcist regnskab for hver enkelt. Når skattetiden kommer, kan du specificere disse fradragsberettigede udgifter for at reducere din samlede skatteregning. [Læs relateret artikel: Skørte skattefradrag tilladt af IRS ]

"Skattesæsonen er en frygtet tid på året for dem, der ikke er forberedt. Man kan blive klar til det ved at føre omhyggelige optegnelser,” sagde Holmes. "Mange … udgifter er fradragsberettigede, såsom forretningsfrokoster og møder, mobildataomkostninger, rejser, kontorartikler, husleje osv. Det betyder, at ejerne helt sikkert vil få penge tilbage. Ejerne kan dog kun få penge tilbage, hvis de sporer, kategoriserer og fuldt ud oplyser alle udgifterne."

Nøgleudtag: Skattefradragsberettigede forretningsudgifter er dem, der anses for at være "almindelige og nødvendige for at udføre forretninger" af IRS.

Hvilke typer udgifter er ikke fradragsberettigede?

I Det er let at antage, at alle erhvervsudgifter er fradragsberettigede, men det er simpelthen ikke tilfældet. Listen nedenfor dækker de mest almindelige ikke-fradragsberettigede poster. For en omfattende liste skal du henvende dig til IRS.

Politiske bidrag
Offentlige bøder eller sanktioner
Tab eller udgifter til nedrivning
Visse uddannelsesudgifter
Juridiske gebyrer
Kapitaludgifter

Sådan sporer du forretningsudgifter

For at realisere de maksimale skattefradrag, du er berettiget til i henhold til loven, skal du naturligvis omhyggeligt spore dine forretningsudgifter. Det første skridt til at gøre det er at adskille din virksomheds økonomi fra dine personlige udgifter ved at oprette en dedikeret bankkonto til din virksomhed.

"Alle forretningsudgifter skal betales via en virksomheds checkkonto," sagde Fazio. "Virksomhedskonti ... giver virksomheder mulighed for at få et præcist overblik over pengestrømme for at producere resultatopgørelser, der er nødvendige for at opnå finansiering, og kan lette selvangivelsesprocessen og hjælpe med at mindske økonomisk ansvar."

[Relateret artikel: Bedste omkostningssporingsapps til din smartphone]

Mange små virksomhedsejere sporer deres forretningsudgifter ved hjælp af Microsoft Excel. Denne metode er dog tilbøjelig til menneskelige fejl, og efterhånden som din virksomhed vokser, kan den være svær at holde organiseret. Cloud-baseret regnskabssoftware tilbyder et alternativ, der automatiserer flere elementer i virksomhedens udgiftssporing og hjælper med at holde styr på din økonomi.

"At spore forretningsudgifter vil være mindre smertefuldt, hvis det rigtige værktøj bruges," sagde Holmes. "Mange små virksomheder bruger cloud-regnskabssoftware til at få adgang til deres regnskabsdata på deres mobiltelefoner. Cloudsoftware giver små virksomheder mulighed for at tilføje udgifter på farten og oprette forbindelse til [deres] bankkonto eller kreditkort, så udgifterne opdateres automatisk."

"Med [regnskabs]software er skatteregistrene mere sikre og reviderbare. De er bedre end regneark og papirkvitteringer, da de data, der er gemt i skyen, holder alle dokumenter på ét sted, så længe du vil," tilføjede Holmes.

Nøgleudtag: Adskil din privatøkonomi og virksomhedsøkonomi med en dedikeret virksomhedsbankkonto. Du kan også brug regnskabssoftware til at spore dine forretningsudgifter mere præcist og gennemsigtigt.

Fordelene ved at spore virksomhedsudgifter

Der er andre fordele ved at spore forretningsudgifter ud over at kvalificere sig til skattefradrag. Virksomhedsejere kan lettere forstå pengestrømme, en af de vigtigste faktorer for en virksomheds overlevelse, når de nøjagtigt sporer deres udgifter.

"En af de primære årsager til, at de fleste virksomheder fejler, er dårlig forvaltning af pengestrømmene," sagde Holmes. "Ejere kan styre deres pengestrømme gennem daglig udgiftsstyring, så udgifterne ikke overstiger indkomsten i slutningen af måneden."

Derudover giver effektiv sporing af forretningsudgifter virksomhedsejere mulighed for at måle, hvor godt deres virksomhed klarer sig ved at belyse virksomhedens fortjenstmargen. Det kan også give långivere en klar økonomisk rekord, hvilket forbedrer chancerne for, at en virksomhed kan sikre den finansiering, den har brug for for at vokse.

[Relateret læsning: Omkostninger og funktioner ved regnskabssoftware]

"Procentdelen af profit fortæller, hvor meget en virksomhed genererer penge og hjælper med at tiltrække investorer, finansierer de daglige aktiviteter og hjælper med at få finansiering," sagde Holmes. "Enhver virksomhed ønsker at være rentabel med et øjeblik, men mange kæmper med at beregne det, da de ikke fører nøjagtige optegnelser over deres indtægter og udgifter."

God regnskabssoftware kan hjælpe dig yderligere med at adskille ikke-refunderede udgifter fra fradragsberettigede udgifter, så du kan mærke specifikke linjeposter efter udgiftskategori. Dette inkluderer tags som personlige udgifter, underholdningsudgifter, måltidsudgifter, rejseudgifter, kapitaludgifter og mere. Dette hjælper ikke kun til rapporteringsformål ved udgangen af skatteåret, det hjælper dig også med at undersøge dine virksomhedsudgifter på et detaljeret niveau og afgøre, hvor du muligvis kan finde omkostningsbesparelser.

Nøgleudtag: Sporing af virksomhedsudgifter hjælper virksomhedsejere med at holde styr på de skattefradragsberettigede udgifter samt få indsigt i specifikke udgifter og pengestrømme.

Sporing af forretningsudgifter er afgørende for succes

Hvis du lige skal starte din virksomhed, eller hvis du ønsker at vokse i den nærmeste fremtid, skal du spore dine forretningsudgifter på en omhyggelig og gennemsigtig måde. Ikke kun vil det hjælpe dig med at reducere din skattepligtige indkomst, men det vil også hjælpe dig med at styre din virksomhed.

Når pengestrømmen lider, kan du gennemgå dine forretningsudgifter og se, hvor der er muligheder for at skære ned. Omvendt, når din virksomhed klarer sig godt, kan du undersøge, hvor du har muligheder for at investere i vækst.

Sporing af forretningsudgifter kan også hjælpe dig med at demonstrere over for långivere, at din virksomhed er finansielt ansvarlig og kan være en betroet låntager, når du har brug for finansiering.

Nøgleudtag: Sporing af forretningsudgifter er afgørende for at opbygge en sund forretning og vækste din virksomhed klogt.