- Kontraktstyring er, når nogen påtager sig ansvaret for at administrere kontrakter for medarbejdere eller leverandører eller andre parter.
- Kontraktadministratorer har brug for juridisk viden for nøjagtigt at lede kontraktstyringsprocessen.
- Ikke alle virksomheder har fastlagte kontraktledere, men større forsvarsfirmaer eller virksomheder, der ofte samarbejder med regeringen, har en tendens til at bruge kontraktledere.
Håndtering af kontrakter er en overset form for ledelse. Ledere interagerer ofte med medarbejdere, og nogle af disse diskussioner og situationer relaterer sig naturligvis til kompensation. Nogle af disse samtaler vil omhandle kontraktstyring. Andre gange skal virksomheder administrere kontraktaftaler med andre virksomheder. Det taler man ikke meget om, men kontraktstyring er et vigtigt forretningsemne. Hvis du er usikker på, hvordan kontraktstyringsprocessen fungerer, er det vigtigt at forstå det grundlæggende.
Hvad er kontraktstyring, og hvorfor er det vigtigt?
Kontraktstyring er processen med styring af kontraktoprettelse, -udførelse og -analyse for at maksimere den operationelle og økonomiske ydeevne i en organisation, alt imens den økonomiske risiko reduceres. Organisationer støder på et stadigt stigende pres for at reducere omkostningerne og forbedre virksomhedens ydeevne. Kontraktstyring viser sig at være et meget tidskrævende element i forretningen, hvilket letter behovet for et effektivt og automatiseret kontraktstyringssystem.
Det grundlæggende i kontraktstyring
Når to virksomheder ønsker at handle med hinanden, specificerer en kontrakt, hvilke aktiviteter begge organisationer har indgået, og de vilkår, hvorigennem de hver især vil opfylde deres dele af aftalen. Kontrakter påvirker virksomhedens rentabilitet i meget høj grad på grund af vægten på indtægter og udgifter.
Når en kontrakt er dårligt formuleret, kan en organisation miste utallige tusindvis af dollars på grund af en simpel teknikalitet, som de manglede ressourcer til at identificere. Effektiv kontraktstyring kan i sidste ende skabe et stærkt forretningsforhold og bane vejen for større lønsomhed på lang sigt, men kun når det styres korrekt. Det er en god idé at inddrage en juridisk afdeling eller en advokat i kontraktstyringsdiskussioner. Den præcise formulering af kontrakter er afgørende for kontraktstyring.
Kontraktstyring gælder også for håndtering af forskellige kontrakter med freelancere eller ansatte. Disse kræver lejlighedsvis ledelse og ændringer, der hjælper begge parter.
Generelt involverer kontraktstyring nogle få vigtige stadier. Der er de tidlige stadier eller før-tildelingsfasen. Dette er alt det arbejde, der finder sted før en kontrakt bliver givet til nogen, uanset om det er en virksomhed eller en ansat. Den midterste fase er, når processen er tildelt. Dette inkluderer alt papirarbejdet for at gøre aftalen endelig. For det tredje er der stadiet efter tildelingen. Det er her en masse kontraktstyring og vedligeholdelse kommer ind.
Disse tre grundlæggende faser er en enkel måde at se på kontraktstyring i tre faser, men processen er mere kompliceret end som så og kan ses i flere faser afhængigt af, hvor detaljeret en visning du tager. Vi vil diskutere et dybere syn på processen senere.
Elementer af vellykket kontraktstyring
Det er ikke nok, at en organisation har fagfolk på plads til at håndtere kontraktstyring. Medarbejdere skal udvides med tilstedeværelsen af processer og softwareledsagere for at tilfredsstille stigende compliance og analytiske behov. Når en kontraktstyringsstrategi er implementeret med succes, kan organisationer forvente at se:
- De forventede forretningsmæssige fordele og økonomiske afkast realiseres.
- Leverandøren er samarbejdsvillig og lydhør over for organisationens behov.
- Organisationen møder ingen kontrakttvister eller overraskelser.
- Leveringen af tjenester er tilfredsstillende for begge parter.
Aktiviteter, der omfatter god kontraktstyring
Grundlaget for kontraktstyring er afhængig af gennemførelsen af vellykkede aktiviteter efter tildeling og opstrøms. I præ-tildelingsfasen bør medarbejderne fokusere på årsagen til at indgå kontrakten, og om leverandøren kan opfylde betingelserne i aftalen.
Yderligere overvejelser er nødvendige for at forstå, hvordan kontrakten vil fungere, når den er tildelt. At undgå uønskede overraskelser kræver omhyggelig forskning og klarhed over formålet med selve kontrakten.
Kontraktstyring kræver et niveau af fleksibilitet for begge involverede parter og en vilje til at tilpasse kontraktvilkårene, så de afspejler eventuelle skiftende omstændigheder. Problemer er uundgåelige, hvilket betyder, at organisationer skal være forberedte på det uventede og være i stand til at justere kontraktvilkårene, når det er nødvendigt. [Relateret historie:Lånekontraktvilkår at se efter ]
Hvad er stadierne i kontraktstyringsprocessen?
Selvom der er mange komponenter i kontraktstyring, kan vi opsummere processen ved at opdele den i fem klare faser:oprettelse, samarbejde, underskrivelse, sporing og fornyelse.
Vi kan yderligere identificere individuelle trin inden for stadierne. I alt kan vi opdele processen i ni trin, som hver især bidrager til et af de fem overordnede trin. Dette gør det nemmere at håndtere den krise ved slutningen af kvartalet, der plejer at ske, når det er tid til en ny runde af kontrakter. Her er trinene for hvert trin:
Oprettelse
1. Indledende anmodninger. Kontraktstyringsprocessen begynder med at identificere kontrakter og relevante dokumenter for at understøtte kontraktens formål.
2. Forfatterkontrakter. At skrive en kontrakt i hånden er en tidskrævende aktivitet, men gennem brug af automatiserede kontraktstyringssystemer kan processen blive ret strømlinet.
Samarbejde
3. Forhandling af kontrakten. Efter at have udarbejdet kontrakten, bør medarbejderne være i stand til at sammenligne versioner af kontrakten og notere eventuelle uoverensstemmelser for at reducere forhandlingstiden.
Underskrift
4. Godkendelse af kontrakten. At få ledelsesgodkendelse er det trin, hvor de fleste flaskehalse opstår. Brugere kan forebyggende bekæmpe dette ved at skabe skræddersyede godkendelsesworkflows, herunder parallelle og serielle godkendelser for at holde beslutninger i gang i et hurtigt tempo.
5. Udførelse af kontrakten. Udførelse af kontrakten giver brugerne mulighed for at kontrollere og forkorte signaturprocessen gennem brug af elektronisk signatur og faxsupport.
Sporing
6. Forpligtelsesstyring. Dette kræver en hel del projektledelse for at sikre, at leverancer bliver opfyldt af nøgleinteressenter, og at værdien af kontrakten ikke forringes gennem dens tidlige vækstfaser.
7. Revisioner og ændringer. Det er en vanskelig opgave at samle alle dokumenter, der er relevante for kontraktens indledende udarbejdelse. Når oversete genstande findes, skal der være systemer på plads til at ændre den oprindelige kontrakt.
8. Revision og rapportering. Kontraktstyring er ikke ensbetydende med at udarbejde en kontrakt og derefter skubbe den ind i arkivskabet uden yderligere eftertanke. Kontraktrevisioner er vigtige for at fastslå, at begge organisationer overholder vilkårene i aftalen og eventuelle problemer, der måtte opstå.
Fornyelse
9. Fornyer. Manuelle kontraktstyringsmetoder kan ofte resultere i mistede muligheder for fornyelse og tabt forretningsomsætning. Automatisering af processen giver en organisation mulighed for at identificere fornyelsesmuligheder og oprette nye kontrakter.
Meget af kontraktstyring handler om at håndtere disse ni trin. Håndtering af kontraktlivscyklus er afgørende. Da forskellige kontrakttyper gennemgår deres forskellige stadier, skal kontraktledere overvåge eventuelle potentielle ændringer eller kontraktbrud. Hvis en medarbejder eller virksomhed er utilfreds med deres kontrakt, kan det være værd at foretage ændringer i kontrakten. Det er vigtigt at følge kontraktlige forpligtelser og samtidig sikre, at begge sider af kontrakten er tilfredse.
Der er mange gange i løbet af kontraktstyringsprocessen, hvor livscyklusstyring bliver vigtig. Leverandørens ydeevne og risikostyring er vigtige overvejelser under forvaltningen af kontrakter. For eksempel, hvis en sælger ikke opfylder deres kontraktlige forpligtelser, kan det være nødvendigt at omarbejde kontrakten eller håndhæve en disciplinær foranstaltning.
Hvad er software til kontraktstyring?
Mens traditionen er at administrere kontrakter manuelt gennem mappe- og arkivskabsopbevaring, er praksis fyldt med ineffektivitet, der kun kan forringe en organisations samlede effektivitet.
Kontraktstyringssoftware er en elektronisk tilgang til at løse disse problemer. Kontraktstyringssoftwarepakker kan organisere alt kontraktpapirarbejde. Softwaren kan sætte signering og fornyelse på en elektronisk kalender, der er nem at administrere, og den kan hjælpe dig med at spore og allokere ressourcer relateret til kontraktstyringsprocessen.
Integration med en automatiseret kontraktstyringsservice kan frigøre utallige mandetimer og automatisere utallige processer i forbindelse med håndtering af en kontrakt og dermed skabe mere værdi for en virksomhed.
"Kontraktstyringssoftware gemmer nøgleoplysninger om kontrakter vedrørende udbydere, kommercielle lejekontrakter og licensaftaler," sagde Robert Powell, CEO og grundlægger af Rob Powell Biz Blog. "Det overordnede formål med kontraktstyringssoftware er at strømline administrative opgaver ved at skabe en centraliseret og ensartet registrering af hver kontrakts processer."
Brug af software til kontraktstyring kan gøre det lettere at overvåge komplekse kontrakter uden udelukkende at være afhængig af papirarbejde.
"Det vigtigste aspekt ved kontraktstyringssoftware er, at det giver medarbejdere flere steder adgang til kontrakter ét sted," sagde Powell.
Hvem bruger software til kontraktstyring?
Denne software vil primært blive brugt i afdelinger, der direkte beskæftiger sig med oprettelse, sporing og underskrivelse af kontrakter. Dette overføres ofte til HR-afdelingen, som administrerer ansættelsesregnskabet. Softwaren kan også involvere ledere, der skal gennemføre vitale processer. Da det kan integreres med kalendere og kommunikationssoftware, kan HR bruge de tungtløftende komponenter i softwarepakken, mens resten hjælper med at sløjfe ledere og personale ind, som er nødvendige for specifikke aspekter af underskrivelse eller forhandling.
Sådan bliver du kontraktleder
Ikke alle universiteter tilbyder en grad i kontraktstyring, men nogle skoler gør det. At få den uddannelse er en mulighed, men der er andre erhvervsuddannelser, der positionerer dig til succes i branchen. Derfra vil du tilføje kontraktstyringserfaring i en eller anden form.
"Med en bachelorgrad og et par års erfaring på området kan du ansøge og teste om certificering gennem NCMA (National Contract Management Association)," sagde Jared Weitz, CEO og grundlægger af United Capital Source. "Sammen med uddannelse og legitimationsoplysninger skal en kontraktleder have solide kommunikations- og skrivefærdigheder og et skarpt øje for organisation og deadlinestyring."
En juragrad kan også være gavnlig for denne karrierevej. Juridisk viden er afgørende for håndtering af kontrakter. Kontraktstyring og -forhandling er begge afhængige af juridisk viden og ekspertise.
Hvis du ønsker at blive kontraktleder på fuld tid, er det en god idé at komme i kontakt med andre kontraktledere for at lære, hvordan de kom ind i deres nuværende rolle. Der er ingen fast måde at blive kontraktleder på, men erhvervserfaring er vigtig, når man bliver kontraktleder.
Hvor mange penge tjener en kontraktchef?
Det er forståeligt, at lønnen for en kontraktleder varierer efter kvalifikationer og placering. Ifølge PayScale er den gennemsnitlige årsløn for en kontraktleder $80.151. Webstedet viser Northrop Grumman Corporation, Accenture og Raytheon Company som nogle af de mest lukrative virksomheder for kontraktledere.
Kontraktansvarlige kan også arbejde sig op til en senior kontraktchef, kontraktdirektør eller en kontraktadministrator. Kontraktanalytiker er en anden almindelig karrierevej inden for kontraktstyringsområdet.
Bundlinjen
Kontraktledere hjælper med at administrere de juridiske og økonomiske aspekter af kontrakter med virksomheder eller ansatte. For virksomheder, der ofte laver kontraktlige aftaler, kan det være en god idé at ansætte en kontraktchef.
Ryan Goodrich bidrog til skrivningen og rapporteringen i denne artikel. Kildeinterviews blev udført til en tidligere version af denne artikel.