Debitorer, nogle gange forkortet til "tilgodehavender" eller "A/R", er penge, som dets kunder skylder en virksomhed. Hvis en virksomhed har leveret produkter eller tjenester, men endnu ikke har modtaget betaling, er det et tilgodehavende.
Arten af en virksomheds debitorsaldo afhænger af den sektor, hvori den driver forretning, såvel som de kreditpolitikker, som virksomhedsledelsen har på plads. En virksomhed holder styr på sin A/R som et omsætningsaktiv på det, der kaldes en "balance." Blandt andre værdier inkluderer balancen, hvor mange penge en virksomhed forventer at blive betalt (som aktiver), og hvor meget den forventer at udbetale (som passiver). Forståelse af A/R betyder noget for at finde ud af en virksomheds generelle helbred.
Den bedste måde at forstå tilgodehavender på er at se en transaktion og hvordan det ender på balancen.
Forestil dig, at Walmart, køberen, ønsker at bestille et nyt æskesæt af bøger fra forlaget, som er sælgeren.
En virksomhed, der sælger produkter på kredit, dvs. før det bliver betalt, sætter vilkår for sin A/R. Betingelserne inkluderer antallet af dage, kunder skal betale deres regninger, før de vil blive opkrævet et forsinkelsesgebyr. Når en køber ikke overholder betalingsbetingelserne, kan sælgeren henvende sig til sin kunde og tilbyde nye vilkår eller et andet middel til at inddrive på regningen.
Hvis der ikke sker fremskridt, vendes A/R-balancen enten over til et inkassobureau, eller i mere ekstreme tilfælde sagsøger firmaet den person eller institution, der skylder det penge, og søger erstatning fra en domstol ved at beslaglægge aktiver.
Virksomheder bruger ofte en række kendte A/R-udtryk. Disse er udtrykt som "netto 10", "netto 15", "netto 30", "netto 60" eller "netto 90." Tallene refererer til det antal dage, hvor nettobeløbet forfalder og forventes betalt. For eksempel, hvis et salg er netto 10, har du 10 dage fra fakturatidspunktet til at betale din saldo.
For at frigøre pengestrømme og øge hastigheden, hvormed de kan få adgang fonde, tilbyder mange virksomheder en rabat med tidlig betaling på længere udgående saldi for at forsøge at få deres kunder til at betale dem hurtigere.
Det er i kundens bedste interesse at tage rabatten og betale før tid. Rabatten sparer dem mere, end de kunne have tjent ved at hænge på deres penge.
At have et stort udgående beløb på balancen virker som om det ville være godt. Man skulle tro, at enhver virksomhed ønsker en strøm af fremtidige kontanter på vej, men det er ikke tilfældet. Penge i A/R er penge, der ikke er i banken, og det kan udsætte virksomheden for en vis risiko. Hvis Walmart skulle gå konkurs eller simpelthen ikke betale, ville sælgeren blive tvunget til at afskrive A/R-saldoen på sin balance med $1,5 millioner.
At påtage sig dette tab og sidde fast med 50.000 enheder tilpassede bøger kan være tragisk for sælgeren. Hvis du tænker på de fremtidige vækstmuligheder for en virksomhed, så sørg for at tage et kig på dens debitorbog. Det bør være godt diversificeret.
Hvis en kunde eller klient repræsenterer mere end 5 % eller 10 % af kreditorerne, er der eksponering, som kan give anledning til bekymring.
Virksomheder opbygger likviditetsreserver for at forberede sig på problemer som dette. Reserver er specifikke regnskabsmæssige omkostninger, der reducerer overskuddet hvert år. Hvis reserverne ikke er nok eller skal øges, skal der opkræves flere på virksomhedens resultatopgørelse. Reserver bruges til at dække alle mulige problemer, lige fra forventninger til garantiafkast til dårlige lånehensættelser i banker.
Nogle virksomheder har en anden forretningsmodel og insisterer på at blive betalt på forhånd. I dette tilfælde registrerer virksomheden ikke en A/R-transaktion, men opfører i stedet en forpligtelse på sin balance på en konto kendt som uoptjent indtægt eller forudbetalt indtægt.
Efterhånden som pengene optjenes, enten ved at sende lovede produkter ved hjælp af "Procent af færdiggørelse"-metoden, eller blot som tiden går, bliver den overført fra uoptjent indtægt på balancen til salgsindtægt på resultatopgørelsen. Det reducerer ansvaret og øger det rapporterede salg.
Et godt sted at se på dette er i asset management-industrien. Kunder betaler ofte gebyrer til en registreret investeringsrådgiver hver fjerde måned, faktureret på forhånd. Rådgivningsvirksomheden modtager pengene, men har endnu ikke tjent dem. For hver arbejdsdag, der går, optjenes et bestemt gebyr og kan ikke refunderes.
Et kapitalforvaltningsfirma, der på den anden side vælger at fakturere bagud vil midlertidigt have en A/R-saldo på sin balance, normalt kun i en dag eller to, da gebyrer tages fra klientdepoter.
A/R-omsætningsforholdet er en måling, der viser, hvor effektiv en virksomhed er til at inddrive sin gæld. Den dividerer virksomhedens kreditsalg i en given periode med dens gennemsnitlige A/R i samme periode. Resultatet viser dig, hvor mange gange virksomheden har indsamlet sin gennemsnitlige A/R i løbet af denne tidsramme. Jo lavere tal, jo mindre effektiv er en virksomhed til at inddrive gæld.
Når det indsamler kontanter mod sin A/R-saldo, konverterer et selskab saldoen fra et omsætningsaktiv til et andet. Dens A/R-saldo falder, mens dens kassebeholdning stiger. Passiver og egenkapital forbliver uændrede.
I sagens natur forsinker brugen af A/R kontantbetalinger fra kunder, hvilket vil påvirke pengestrømmen negativt på kort sigt. Jo højere en virksomheds tilgodehavende saldo er, jo mindre kontanter har den realiseret fra salgsaktiviteter. Derfor er det vigtigt for virksomheder, der bruger A/R, at spore omsætningsforholdet og være proaktive over for kunderne for at sikre rettidige betalinger.