Enhver lille virksomhed står over for en udfordring med at få deres betalinger til tiden fra kunderne. Da de fleste af iværksætterne eller små virksomhedsejere er nye inden for deres virksomheds område, halter de ofte bagud og er ude af stand til at spore forsinkede betalinger. Efterhånden som virksomheder har udviklet sig, har alle facetter af forretningen også gjort det, inklusive faktureringsmetoderne, så der er en måde for små virksomheder at få betalt til tiden. Bare følg disse etikettetips for at få din betaling til tiden:
Når du fakturerer dine kunder, skal du sørge for at bruge et faktureringssystem, der perfekt forstår din virksomheds behov og er dygtig til at håndtere og administrere dine fakturaer. Hvis du har et præcist faktureringssystem på plads, kan du flytte dit fokus i udviklingen af din virksomhed. Et konsekvent og tilpasset fakturasystem vækker kundens tillid og deres lette adgang til din virksomhed.
Når du accepterer en opgave, skal du sørge for, at kunden ikke er ved at modtage overraskelser. Før du accepterer og indgår en aftale, skal du informere din kunde om alle de vilkår og betingelser, du følger, med listen over de tjenester, du leverer, og deres omkostninger. Hvis der gives et boldspil på forhånd, kan klarheden af, hvor meget kunden kan betale, og om denne betaling er acceptabel for virksomheden eller ej, afgøres på forhånd.
Det er en fordelagtig taktik for iværksætteren at have deres egne regler og holde sig til dem. Hvis du ved optagelse af en faktura har nævnt, at fakturaen skal betales inden for 30 dage, og der på den efterfølgende faktura står, at der skal betales ved modtagelsen, skaber det forvirring for kunden. Lad være med at chokere dem ved at tilføje forskellige gebyrer, f.eks. en skat på den ene faktura og ingen skat på den anden. I tilfælde af uundgåelige ændringer, så giv dem heads-up. Denne heads-up vil hjælpe med at øge tilliden til dig og din virksomhed.
Sørg for, at din faktura har alle de opdaterede kontaktoplysninger, da det er en enkel måde at afhjælpe din kundes tvivl på og få dig tilgængelig i åbningstiden i tilfælde af tvivl eller afklaring. Som en minimumsinformation skal din faktura indeholde adresser, virksomhedsnavn, telefonnummer og e-mailadresse for at lette adgangen. Dette er med til at opbygge din kundes tillid og sikrer en hurtigere clearing af din faktura.
Mange af kunderne vil have forskellige gateways til at foretage betalinger til deres tjenesteudbydere, og nogle af dem vil være de mest populære og almindelige gateways. Gør din lille virksomhed betalingsvenlig ved at linke til disse gateways for at modtage betalinger. Du kan også vedhæfte et betalingslink til din digitale faktura for at lette betalingen. Den lille virksomhed skal også være klar til at modtage betalinger gennem traditionelle metoder.
Ifølge FreshBooks kan "Et simpelt 'betal venligst din faktura inden for' eller 'tak for din forretning' øge procentdelen af fakturaer, der betales med mere end 5 procent!"
De magiske ord venligst og tak hjælper dig med at modtage din betaling til tiden. Det er også bevist, at disse ord hjælper med at opretholde et hjerteligt forhold til kunden og derved opbygge et velfunderet forretningsforhold i de kommende år.
Hvis kunden tilbyder et tidskrævende og langvarigt projekt, så tøv ikke med at bede kunden om at betale dig halvt. At bede om forudbetaling hjælper med at dække de indledende udgifter og holde dig oven vande, indtil kunden foretager saldoen, og omvendt sikrer kunden, at du arbejder op til dit fulde potentiale.
De fleste af faktureringssystemerne er tilpasset til at sende automatiske betalingspåmindelser fra tid til anden. Nogle forsinkede klienter har dog brug for en personlig opfølgning. Du skal kontakte kunden og minde dem om den udestående betaling for dine tjenester. Kommuniker altid med din klient subtilt og høfligt om den udestående betaling personligt. At gå i flammende våben gør ikke arbejdet gjort.
Hvis det at være høflig og subtil ikke virker sin charme, er der altid den ældgamle måde at møde dem ansigt til ansigt på og løse problemet. Hvis klienten er i nærheden,
bare håndlever den udskrevne faktura, da den også vil vise din ihærdighed. Nogle gange kan det også hjælpe at være ikke-teknologisk, da ikke alle kunder vil være internetkyndige. At sende fakturaen via posten er også en nem måde at fremskynde betalingsprocessen på.
Følg ovenstående tips for at få den perfekte fakturaetikette og få betalt til tiden for dit hårde arbejde.