Små organisationer er komfortable med verbale forpligtelser og e-mail-løfter, mens de foretager indkøbsordrer. Men efterhånden som organisationen vokser, vokser dens indkøbsordrer og udgifter. Og på det tidspunkt fungerer indkøbsordrer som et sikkerhedstæppe, der holder styr på indkøbsordrerne.

I et meget indledende stadium kan papirbaserede indkøbsordrer virke meget nyttige og nemme at vedligeholde. Men at styre alt papirarbejdet, opbevare og hente det skaber alt for meget besvær. Det bliver meget svært at holde styr på indkøbsordrerne, da der altid er en stigning i antallet af indkøb.

Derfor bliver det vigtigt at bruge et indkøbsordresystem der er med til at opfylde kravene.

Det er vigtigt at huske på, at oprette et automatiseret indkøbsordresystem er slet ikke let, ligesom at arbejde på et regnearksprogram og indtaste dine data. Det klar til brug indkøbsordresystem gør det svært at finde et system, der har al funktionaliteten. Der er meget begrænsede muligheder for tilpasning, hvor et automatiseringsværktøj med lav kode kan hjælpe med at skabe et personligt PO-system på meget kort tid.

Forstå indkøbsordresystemet

En software, der administrerer dine indkøb fra ende til anden, er ideelt kendt som et indkøbsordresystem . Det genererer ikke kun indkøbsordrer, men det sporer og administrerer også alt andet administrativt arbejde. En automatiseret cloud-baseret indkøbsordresoftware reducerer normalt redundansen fra indkøbsordreprocessen og forbedrer indkøbseffektiviteten. Det forbedrer produktiviteten markant og giver bedre overblik over organisationens udgifter.

Lad os nu forstå, om en lille virksomhed har brug for et indkøbsordresystem.

Det er rigtigt, at små virksomheder ikke overvejer at investere i et webindkøbsordresystem . De kræver ikke et end-to-end indkøbssystem, som kontrollerer visse aspekter af indkøb. Hvis du kan bygge etindkøbsordresystem for din lille virksomhed til en lille pris, så giver det mening at bygge den automatiserede kultur ind fra begyndelsen

Funktionen af ​​købsordreprocessen kører bedst, når det fungerer problemfrit. Et foruddefineret indkøbsordreproces giver indkøbsteamet mulighed for at behandle en PO uden at gå glip af nogen trin og følger det nemt op for at undgå forsinkelser. Der er en række trin, der skal undersøges nærmere for at få systemet til at fungere gnidningsløst.

1. Opret en indkøbsordre
2. Send flere anmodninger om tilbud (RFQ)
3. Analyser og vælg en leverandør
4. Forhandle kontrakt og send PO
5. Modtag varer/tjenester
6. Modtag og kontroller faktura (3-vejs matching)
7. Godkend faktura og betal leverandøren
8. Registrering
9. Lukning af indkøbsordre.

De bedste indkøbsordresystemer vil have:

1. Forbedre proceseffektiviteten
2. Forbedre dokumenthåndtering
3. Reducer manuel behandling og risikoen for fejl
4. Accelerer godkendelser af indkøbsordre
5. Strømline ordre- og lagerstyring
6. Forbedre forholdet mellem leverandør og køber
7. Tilbyd forbrugssynlighed og forbedre beslutningstagningen
8. Forebyg svindel med indkøb

Måder at booste købsordreprocessen

1. Analyse af den eksisterende arbejdsgang :Det er vigtigt, at du tager dig tid til at spore og forstå den eksisterende proces, som den er designet til at blive brugt på daglig basis. I et manuelt system af indkøbsordren adskiller det tilsigtede flow sig væsentligt fra de faktiske operationer. En grundig forståelse af den eksisterende arbejdsgang hjælper med at identificere manglen og identificerer hele processen for at afhjælpe ineffektiviteten.

2. Iværksættelse af godkendelsesproces for forbedring :en ineffektiv godkendelsesproces påvirker den bedste indkøbsordreworkflow. En afbrydelse i arbejdsgangen opstår, når der er behov for for meget arbejdsgang. Sørg for, at kun disse autorisationer opnås, og at alle deltagere har træning og uddannelse med hensyn til deres del i processen.

3. Etablering af en central leverandøroversigt :en centraliseret leverandøroversigt vil forbedre kvaliteten af ​​information om forskellige deleleverandører samt kommunikation på tværs af organisationen. En centraliseret leverandøroversigt giver afdelinger mulighed for at tale med hinanden fra et fælles punkt, samt mindske niveauet af forvirring, hvilket øger den indsats, der kræves for at hente og administrere information i hele organisationen.

4. Det automatiserer og strømliner den manuelle proces :Den anden fordel ved automatisering af indkøbsordrestyring er, at den forbedrer virksomhedens effektivitet, reducerer fejl, strømliner dokumentstyring og godkendelsesprocesser og koordinerer lagertilgængeligheden. Det forbedrer også beslutningsprocessen i hele organisationen.

Vi kan konkludere med at sige, at boostning af indkøbsordresystemet for at øge effektiviteten også fører til, at varelageret fungerer gnidningsløst. Det spiller en stor rolle i at udvikle bedre relationer til kunderne og sørger for, at båndet styrkes med årene.