Før vi finder ud af, hvad der er de forskellige typer indkøbsordrer, lad os først forstå, hvad der præcist er en indkøbsordre.
En indkøbsordre er en bindende kontrakt, der beskriver de nøjagtige detaljer i en aftale mellem en virksomhed og dens leverandører. Dokumenterne er essentielle for enhver virksomhed, der ønsker at købe varer fra sine leverandører eller oprette tilpassede ordrer hos deres respektive producenter; den specificerer detaljer om, hvilke varer der købes, hvor mange varer der skal leveres før betaling kan ske, og hvornår de skal ankomme i den nævnte virksomheds besiddelse
Indkøbsordrer kan være besværlige, men de hjælper med at forhindre ufuldstændig eller forkert ordreopfyldelse og beskytter både sælger og køber. Derudover bruger kommercielle långivere indkøbsordrer som reference til at yde økonomisk bistand til en virksomhed.
Sælgere er forpligtet til at "acceptere" ordrer ved at fortælle køberen, at de kan opfylde dem til tiden, eller de kan også afvise en ordre, hvis de ikke accepterer en anmodning om tilbud.
En indkøbsordre indeholder typisk følgende oplysninger:
En indkøbsordre medfører flere fordele for en virksomhed; nogle af de afgørende inkluderer:
Købere opretter en indkøbsordre (PO) og sender dem til leverandører. Dette beder til gengæld sælgeren om at acceptere indkøbsordren og returnere en faktura med betalingsoplysninger for leverede varer eller tjenester.
De to dokumenter indeholder typisk lignende detaljer – de har matchende numre såsom PO-numre sammen med deres respektive fakturanummer for at bekræfte, at begge er identiske kopier af hinanden.
Lad os finde ud af, hvad de forskellige typer indkøbsordrer er.
Standardindkøbsordrer er den mest brugte type PO og den nemmeste at forstå. Brugen af en standard PO falder ofte ind under behovet for sporadiske køb, engangsordrer med specifikke krav. På trods af denne fleksibilitet er Standard PO'er altid mere detaljerede end andre typer, hvilket gør dem ideelle, når virksomheder ønsker sikkerhed for absolut alt, hvad der vil blive købt fra en leverandør. En standardindkøbsordre indeholder for det meste følgende detaljer:
Planlagt indkøbsordre (PPO) adskiller sig fra en standardkøbsordre ved, at leveringsoplysninger er udeladt. Leveringsdatoen og lokationen for hver vare er således ikke inkluderet, når du opretter et af disse dokumenter, men alle andre detaljer som hvilke varer, der vil blive købt, antallet af enheder af et produkt, der skal købes, og også prisen, som det vil købes kan forpligtes til køberen.
Der er tidspunkter, hvor PPO'er har ubekræftede foreløbige tidsplaner, men det er vigtigt altid at tjekke med en udgivelse, før du bekræfter ordren. Planlagt indkøbsordre inkluderer:
Almindeligt indkøbsordre, eller "stående ordre", er en type indkøbsordning, der kan være nyttig for virksomheder med regelmæssigt tilbagevendende behov. I modsætning til en PPO, som udelukker leveringsoplysninger og mængdeoplysninger, udelader den generelle indkøbsordre (BPO) også vareprisen. Listen over, hvilke varer der vil blive købt, er stadig inkluderet i en BPO – bare uden detaljer om mængder eller priser. Denne type arrangement kan endelig komme videre med en medfølgende udgivelse, der indeholder specifik detaljeret information om leveringssteder og tidspunkter for hver produkttype, før køb af noget officielt finder sted.
I tilfælde af uforudsigelige købsforhold oprettes en BPO for at sikre, at varer købes i et ideelt tempo. De vigtigste inklusioner af en generel indkøbsordre er:
Funktionen af en kontraktindkøbsordre (CPO) er eksklusiv som et sæt juridisk bindende referencevilkår til efterfølgende PO'er, der henviser til, at CPO vil være bundet af. Derudover, i modsætning til planlagte og generelle indkøb, hvor du kan angive, hvilke varer der er nødvendige på forhånd, skal disse oplysninger forblive udeladt fra enhver aftale lavet under en CPO.
Her er ting, der bekræftes af begge parter, juridiske vilkår og betingelser omkring fremtidige PO'er, der er rejst på denne aftale. Nogle aftaler har fastsat tidsfrister for deres gyldighed, mens andre vil forblive i kraft på ubestemt tid, indtil andet meddeles mellem køber og leverandør. CPO omfatter:
Forhandlede og bekræftede vilkår og betingelser, hjælper med at generere efterfølgende indkøbsordrer
Disse var de fire hovedtyper af indkøbsordrer, der blev brugt af virksomheder hver dag.
Det er vigtigt at lære, hvordan og hvornår hver type indkøbsordre bruges i erhvervslivet. Brug af denne viden hjælper en virksomhed med at udvikle gode relationer med leverandører, hvilket uundgåeligt påvirker deres fremtidige succes.
ZapInventory er den perfekte platform til at hjælpe dig med at drive din virksomhed hvor som helst. Med funktioner som indkøbsordrer, ordrestyring, lagerstyring og en række andre værktøjer gør ZapERP det muligt for iværksættere globalt at administrere deres ordrer effektivt på farten. Tjek det ud i dag!