Når skattesæsonen er overstået, kan du blive fristet til at kassere dine W2s, 1099s og andre skatterelaterede dokumenter. Forårsrengøring er trods alt næsten over os.

Ikke så hurtigt. Før du smider den stak papir væk, skal du muligvis holde på optegnelser længere. Faktisk har IRS specifik vejledning om præcis, hvor længe man skal opbevare visse dokumenter. Læs videre for at lære, hvilke dokumenter du skal arkivere, anbefalinger til digitalisering af papirversioner (plus noget skattesoftware, der vil gøre arbejdet for dig), og hvordan du bortskaffer skattedokumenter korrekt.

Hvilke dokumenter skal du arkivere – og hvor længe?

Ifølge IRS afhænger hvor længe du skal holde på noget af detaljerne i det pågældende dokument. Det kan vise bevis for din indkomst eller understøtte det faktum, at du er berettiget til kredit eller fradrag.

For det meste bør du holde på et dokument, indtil den periode, hvor du kan foretage ændringer i din returnering eller kræve tilbagebetaling eller kreditering, er udløbet. Det samme gælder vinduet, som IRS skal finde ud af, om du skylder yderligere skat.

Hvis du ikke holder fast i et dokument, kan det bide dig senere, hvis du får brug for at indgive en ændret afkast. Her er, hvor længe du skal opbevare dine skattedokumenter:

• 3 år: Generelt bør du opbevare dine skattedokumenter i tre år. Beregn dette baseret på den dato, du indgav. Hvis du har krævet en kredit eller refusion, behøver du muligvis kun beholde dem i to år – alt efter hvad der er senere. "Skatteydere bør huske på, at selvangivelser indsendes i det efterfølgende år," påpeger Helena Swyter, en CPA og grundlægger af SweeterCPA i Chicago, Illinois. "For eksempel ville dokumenter fra 2020 være blevet rapporteret på en selvangivelse, der forfalder den 17. maj , 2021 - den pandemiske forlængede frist," siger Swyter. "Disse dokumenter bør derefter opbevares indtil 2024 - tre år efter, at returneringen blev indgivet."

• 4 år: Alle optegnelser vedrørende beskæftigelsesskatter skal opbevares i mindst fire år. Tænk på W-2s, 1099-Ks og 1099-NECs.

• 6 år: Skulle du komme i en situation, hvor du ikke indberetter indkomst, som du bør rapport, og at indkomsten er mere end 25 % af din bruttoindkomst, anbefaler IRS at holde fast i relaterede dokumenter i seks år.

• 7 år: Hvis du har indgivet et krav om tab fra værdiløse værdipapirer eller fradrag for dårlig gæld, skal du holde fast i disse optegnelser i syv år fra den dato, du betalte skatteregningen eller indsendte dit afkast.

• På ubestemt tid: Hvis du ikke har indgivet en selvangivelse, eller hvis du har indgivet en svigagtig selvangivelse, bliver du nødt til at holde på dine skattedokumenter i et ubestemt tidsrum. Derudover, hvis skattedokumenterne er knyttet til din ejendom, såsom ejendomsbesiddelser eller virtuel valuta, skal du beholde dem, indtil begrænsningsperioden er udløbet. Dette vil være for det år, hvor du afhænder ejendommen. Hvorfor det? Nå, du skal bruge dem til at bestemme enhver udtømning, fradrag, afskrivning eller amortisering for at finde ud af gevinsten eller tabet under dit salg.

Hvad gør du med alt det papirrod?

I vore dage er der ingen grund til, hvorfor du ikke skulle oprette digitale versioner af dine dokumenter vedrørende dine skatter. Papir optager plads, falmer over tid og er udsat for misfarvning. Og et spildt glas vand kan bringe dig i problemer. Det bedste af det hele er, at når du først har digitaliseret den fysiske version, er det sikkert at smide papirkopier væk.

Til at begynde med skal du vælge en skattesoftware, der hjælper dig med at holde dig organiseret. Selvom digitalisering kræver en fælles indsats, er der en håndfuld skattesoftwareplatforme, der kan hjælpe dig med sikker opbevaring af digitale versioner:

• Betalte versioner af TurboTax—Deluxe, Premier, Self-Employed, TurboTax Live og TurboTax Live Full Service—inkluderer My Docs, en funktion, hvor du sikkert kan uploade dokumenter. Det vil gemme op til syv års tidligere selvangivelser, du har registreret. Plus, TurboTax's gratis mobilapp giver dig mulighed for at tage billeder af kvitteringer og skatteformularer, som uploades og opbevares sikkert.

• Indgiv dine skat til H&R Block online, og det gemmer dine selvangivelser i seks år. Med sin Tax Prep and File-app kan du tage et billede af din W-2 eller andre skattedokumenter med din telefon. Derfra sender H&R Block et sikkert link. MyBlock-appen giver dig også mulighed for at uploade kvitteringer, donationer og andre skatterelaterede dokumenter året rundt.

• TaxAct gemmer din selvangivelse, som du kan arkivere eller udskrive på et senere tidspunkt. TaxActs gratis mobilapp kan også organisere og gemme digitale kopier af selvangivelser. Når skattetiden kommer, vil du have dokumenterne gemt væk i appen.

Derudover, hvis du har brug for at holde styr på dine udgifter, gør apps som Expensify, Shoeboxed, Expense IQ og Mile IQ dig i stand til at tage billeder og uploade dem til en konto.

Når du har digitaliseret dine optegnelser, skal du opbevare disse finansielle dokumenter sikkert. Selvfølgelig er ordentlig sikkerhed ved arkivering af skattedokumenter af største vigtighed, påpeger Akieva Ellis, en statsautoriseret revisor, certificeret finansiel planlægger og finansiel uddannelsesspecialist hos Ballentine Partners. Hvis du har filer gemt på en harddisk eller en personlig enhed, skal du sørge for, at de er krypteret. Stærk adgangskodebeskyttelse tjener som endnu et lag af forsvar. "Jo flere karakterer og større mangfoldighed af karakterer, desto bedre," siger Ellis.

Hvis du uploader følsomme data og dokumenter til en cloud-baseret platform, skal du gøre din del for at sikre, at platformen anvender stærk sikkerhedspraksis. Hold øje med forholdsregler såsom to-faktor-godkendelse.

Hvis du foretrækker at holde på fysiske kopier, foreslår Ellis, at du beskytter alle følsomme papirdokumenter ved at opbevare dem på et sikkert, sikkert sted, der ikke er let tilgængeligt. "Du kan også vælge at bruge et brandsikkert pengeskab som et ekstra lag af beskyttelse," siger Ellis.

Opret endelig et filnavnesystem. Som ethvert registreringssystem er digitale optegnelser kun nyttige i det omfang, du kan få adgang til det dokument, du har brug for, når det er nødvendigt, påpeger Swyter. Til gengæld skal du oprette filnavne med respektive datoer. Plus, har separate mapper for forskellige år, og endda forskellige kategorier. "Dette vil hjælpe med at holde dokumenter fra samme skatteår sammen, hvis de nogensinde bliver anmodet af myndighederne," siger Swyter.

Hvordan bortskaffer du dine dokumenter sikkert?

Det smukke ved at skabe digitale kopier er, at du ikke behøver at holde fast i fysiske versioner. "Enhver sådan registrering - formularer W-2, 1099 osv. - kan opbevares digitalt, så længe den kan gengives efter behov og anmodes om af skattemyndighederne," siger Swyter. "Med andre ord, hvis du har en elektronisk kopi af din 1099-INT, der viser din årlige renteindtægt, som du ellers kunne udskrive og sende til IRS, hvis det er nødvendigt, har du ikke længere brug for den fysiske kopi, som banken muligvis har sendt ind. Posten."

Når du skal slippe af med følsomme fysiske dokumenter, er det bedst at makulere dem, så det er sværere at stykke dem sammen, hvis nogen skulle finde dem, anbefaler Ellis. Hos Reviewed sætter vi en række af de bedste papirmakulatorer på prøve. Tru Red Micro-Cut håndterede nonstop aktivitet i fem minutter og tog let på op til 12 ark på én gang, for ikke at nævne hæfteklammer og papirclips.

"Når du bortskaffer digitale filer, skal du sørge for at rydde alle steder, hvor dit system kan have gemt sikkerhedskopier af filen," tilføjer Ellis.

Du vil også huske på, at visse skattedokumenter går over til andre områder af dit liv, og du skal muligvis holde fast i dem til andre formål, siger Swyter. "For eksempel kan en virksomhedsforsikringsudbyder gerne have visse beskæftigelsesskatteregistre," forklarer hun. "Sørg for at tjekke de relevante retningslinjer for opbevaring før bortskaffelse."