Brugen af ​​webportalen blandt fagfolk inden for regnskabs-, skat- og bogholderi er vokset betydeligt ifølge den tredje årlige undersøgelse af revisionsfirmaets drift og teknologi.

Det er steget fra 52 procent i 2014 til over 75 procent i dag. Med udvekslingen af ​​digitale dokumenter og sikkerhedsbekymringer i stigning, vil de, der endnu ikke har taget denne teknologi i brug, komme ombord i løbet af de næste 12 til 24 måneder, hvilket vil drive de 75 procent op tættere på en adoptionsrate på 90 procent i erhvervet.

Kunder forventer, at information er tilgængelig, når de har brug for det, uanset hvor de er og uden hensyntagen til din virksomheds digitale muligheder. For at imødekomme disse krav og vigtigst af alt, for at levere eller udveksle dokumenter på en sikker måde, har revisorer og skatteprofessionelle fanget værdien af ​​webportaler. For dem, der endnu ikke har vedtaget webportalteknologi, vil almindelig e-mail ikke være tilstrækkelig; det giver ikke tilstrækkelig sikkerhed ved overførsel af dokumenter.

To hovedfunktioner ved webportaler

Webportaler bruges til at udveksle filer og til at sende filer til adgang og gendannelse på en fremtidig dato. Udveksling af filer kan omfatte afsendelse af QuickBooks backup-filer frem og tilbage, eller forlovelsesbreve, der skal underskrives. Ved at bruge en webportal til disse spørgsmål kan virksomheden indstille opbevaringsparametre på de dokumenter, der udveksles.

For udveksling af QuickBooks backup-filer kan der være en 30-dages opbevaringsperiode. Når du poster regnskaber eller selvangivelser i kundens webportal, kan du angive en opbevaringstidslinje på tre til fire år, hvilket sikrer, at når filer er nødvendige i fremtiden, kan de nemt tilgås af kunden eller firmaet.

Når først en webportal er oprettet, er et af de få steder, hvor firmaet løber ind i problemer, når de ikke tillader kunden at administrere deres egen adgangskode. Hvis klienter har problemer med login, hjælper det med at give dem mulighed for at ændre deres adgangskode til at sikre, at de ikke ringer til revisoren for en administrativ opgave som f.eks. adgangskodehjælp.

Påkrævede funktioner i webportaler

Der er flere nødvendige funktioner, når du handler efter webportalteknologi. Undersøg webportalteknologien for at sikre, at den har følgende funktioner:

• Brugen af ​​webportalen skal være enkel. Kunder skal nemt kunne uploade og downloade dokumenter, ellers vil de ikke bruge det.
• Der skal være adgang til flere enheder fra ét login. (dvs. enkeltpersoner, virksomheder, deres trustfonde.)
• Revisoren eller skattemedarbejderen skal have mulighed for at tildele forskellige niveauer af adgang til kundens ejere og medarbejdere. En ejer kan f.eks. have adgang til deres egne personlige optegnelser, virksomhedens og fondens optegnelser, hvor medarbejderne kun kan have adgang til virksomhedens optegnelser.
• Automatisk meddelelse sendt til revisionsfirmaet eller klienten, når et dokument er bogført af den anden part.

Doc-It udstiller på Accountex den 23.-24. maj, stand 1032