FSO-organisationer har et unikt behov for økonomisk kontrol på grund af:
● En øget tid og indsats til at kommunikere og koordinere med flere beslutningstagere på kundens side. Dette skyldes, at beslutningstagerne er fjerne, men ikke desto mindre er involveret i daglige autorisationsaktiviteter.
● Et krav om fælles ansvarlighed for beslutningstagning med kunder. Dette hjælper med at sikre, at de ikke alene er ansvarlige for fejlagtige eller svigagtige betalinger i sådanne tilfælde, hvor de ikke kunne få rettidige godkendelser fra klientsiden.
● Behovet for at have enestående datakvalitet – al den korrekte kodning, regninger matchet med de tilsvarende PO'er, rettidigt reviderede og godkendte regninger – for at kunne levere tjenester af høj værdi, såsom likviditetsforecasting og finansiel rådgivning.
Xeros seneste Cash Flow App Advisory Playbook skitserede vigtigheden af dataautomatisering. Moderne cloud-teknologi er blevet bredt omfavnet, og manuelle indgreb og papirbaserede processer næsten udryddet. Funktioner såsom indsendelse af faktura, praksisstyring, kundestyring og godkendelsesstyring har alle gavnet.
For at tage det første skridt mod dataautomatisering skal du introducere digital datafangst og cloud-datalagring til regnskabsdokumenter.
Når du har dine data i digital form, kan du begynde at introducere Data Automation, som i bund og grund er en udvidelse af datadigitalisering med workflow-drevet datavalidering og beslutningskontrol. Dette sikrer, at dine regnskabsdata er fuldstændige, verificerede og kan revideres.
Opbygning af en Xero-baseret Bill Automation-appstak
En Xero-baseret Bill Automation-appstak består af følgende:
● Xero som cloud-regnskabsplatform. Det skal bruges til datalagring i skyen, centraliseret dokumenthåndtering og regnskab.
● Digitale datafangstværktøjer, såsom Receipt Bank, Datamolino, AutoEntry og Hubdoc.
● Online godkendelsesworkflow-apps, såsom ApprovalMax. Dette bør etablere den flerlagede og fuldautomatiske godkendelsesarbejdsgang baseret på godkendelseskriterierne hentet fra Xero – for eksempel:Leverandør, GL-kode, Beløb, Sporingskategori osv.
Der er en række fordele ved at indføre finanskontrol, såsom:
● En strømlinet kundekommunikation og stærk godkendelsesproces for alle finansielle dokumenter, inklusive indkøbsordrer, regninger, kreditnotaer osv.
● En fuldt automatiseret og notifikationsdrevet godkendelsesproces for flere fjernbudgetholdere og beslutningstagere på klientsiden.
● Positiv rentabilitet ved at sikre datakvalitet gennem rettidig gennemgang og godkendelse af alle finansielle dokumenter.
● Højere kundetilfredshed på grund af bedre gennemsigtighed og procesagilitet.
● En reduktion i tid og omkostninger og forbedring af revisionskvalitet ved hjælp af automatiserede revisionsrapporter knyttet til hver regning og PO.
● Forbedret pengestrømsanalyse ved at tage hensyn til afventende indkøbsordrer og regninger, som kræver godkendelse, og som endnu ikke er afspejlet i Xero.
Godkendelse Maks vil være på Accountex på stand 471.