Pay Check – udbyderen af ​​specialiserede lønningstjenester – samlede 10 førende økonomimedarbejdere hos Accountex for at diskutere de udfordringer, SMV'er står over for i forbindelse med løn, og hvorfor det kan hjælpe at arbejde med en outsourcet lønpartner

"Vores folk er vores største aktiv" er blevet et af de mest kendte mantraer i forretningsverdenen. Det er derfor naturligt, at det er et af de vigtigste ansvar, en virksomhed har, at betale sine medarbejdere korrekt og til tiden. Så hvorfor sætter så mange små og mellemstore (SMV) virksomheder dårligt uddannede og underressourcemæssige interne teams til løn?

Et pres for at reducere administrationsomkostningerne er ofte en af ​​årsagerne. Det er den oplevelse, en af ​​Rob Rattrays kunder havde. Rob, direktør for r2 Finance, fortalte andre deltagere, at SMV forsøgte at reducere omkostningerne efter at have lidt tab i to år på traven. At holde lønningerne internt ville have lagt en enorm stress på medarbejdere, der påtog sig flere roller, og flyttet fokus væk fra det, virksomheden skulle gøre dengang, mere end nogensinde – fokus på vækst.

Outsource for at fokusere på vækst

Rob opfordrede sin klient til at flytte til en outsourcet lønservice for personalet, hvilket gjorde det muligt for teamet at koncentrere sig om forretningsudvikling. "Jo mere du kan give videre til nogen, der ved, hvad de laver inden for et område, der ikke øger dit hovedfokus - som i dette tilfælde var salg - jo mere kan du fokusere på vækstudsigter," sagde Rob.

Selwyn Pye, grundlægger af virksomhedsrådgivningen The Ngine Room, var enig i, at det er vigtigt for SMV'er at frigøre sig fra administrationsopgaver for at kanalisere deres energi til salg. Han arbejder i øjeblikket med en kunde, der foretager en række opkøb og opmuntrer SMV'en til at centralisere lønudbetalingen til en outsourcingudbyder. "Det vil reducere omkostningerne på tværs af alle de nye virksomheder, som de køber, og hjælpe med at sikre, at hver virksomhed fokuserer på sine vækstmål," sagde Selwyn.

Navigering af kompleks overholdelse

Outsourcing af løn handler dog ikke kun om at fokusere på vækst. Det kan også hjælpe SMV'er med at håndtere et stadig mere komplekst overholdelseslandskab. Katie Linstead, Business Development and Client Services Manager hos Pay Check, fortalte deltagerne, at nye kunder ofte kontakter sig, efter at de har fået sig selv ud i et overholdelsesmareridt.

Alle nye krav til overholdelse af lønningslisten i de sidste par år har krævet investeringer i personaleuddannelse og teknologi plus årlige softwareopgraderinger. Ikke nok med det, mange nye regler er nemme at overtræde og kan potentielt ødelægge en virksomhed. Den nye generelle databeskyttelsesforordning er et eksempel herpå. At dele et Excel-regneark, der indeholder løndata, der ikke er beskyttet med adgangskode, kan nemt bryde de skrappe databeskyttelsesregler, men det sker stadig alt for ofte.

Outsourcing af løn gør alt det til en andens hovedpine, sagde Katie. "Mange af de kunder, vi taler med, er utroligt stressede, bange, og de ved ikke rigtig, hvordan de skal komme ud af den situation," tilføjede Katie. "En af de ting, vi ser, når en SMV outsourcer, er, at det at tage den stress væk giver dem mulighed for at komme over den afgrund."

Revisorer outsourcer også

SMV'er outsourcer ofte til deres revisorer, men selv nogle revisorer mener i stigende grad, at outsourcing af det specialiserede område lønning giver god forretningsmæssig mening. Luke Streeter er grundlægger og Chief Delivery Officer af flinder, en international regnskabs-, konsulent- og dataanalysevirksomhed. Luke fortalte deltagerne, at flinder outsourcer løn på vegne af sine kunder og til sine egne formål, fordi det ikke er et område, som flinder har eller ønsker at specialisere sig i.

Daljit Virdee, direktør for sin egen revisionspraksis, DSV Accounting, startede sin finanskarriere med at behandle store lønsedler internt, blandt andet for 20 år siden.

Han fortalte deltagerne, at disciplinen havde gennemgået så mange ændringer og bolt-on - såsom pensioner på arbejdspladsen - gennem årene, at han nu foretrækker at arbejde sammen med en specialistpartner, hvoraf mange har skalaen til at give reel værdi for pengene. Han rådgiver at arbejde med lønpartnere, som er medlemmer af Chartered Institute of Payroll Professionals.

Ikke altid et vidundermiddel

Nogle deltagere omkring bordet advarede om, at partnerskab om løn ikke altid er et vidundermiddel. Sophie Wright, direktør for WrightCFO – et konsulentfirma af deltidsøkonomidirektører og økonomidirektører, der betjener SMV'er, sagde, at outsourcing af løn kun sparer dig tid, hvis du vælger den rigtige partner. Hun oplever, at lønudbydere ofte kan begå fejl, og det betyder, at SMV'er ikke kun skal bruge tid på at tjekke udbydernes arbejde, det svækker også den tillid, en kunde har til dem. Robert Stell, grundlægger og direktør for revisionsfirmaet Bradbury Stell, sagde, at hans erfaring er, at høj udskiftning af personale hos outsourcingfirmaer ofte er en faktor i dårlig service.

"Lønninger er så personlige, og når du tager fejl, ser hele økonomiafdelingen dårligt ud, og det kan tage evigheder at genopbygge den tillid til økonomiafdelingen i virksomheden," sagde Sophie.

Vælg en lønpartner

Luke understregede vigtigheden af, at SMV'er vælger en lønpartner, der passer til deres behov og deler deres brandværdier, da dårlige præstationer på lønningslisten i sidste ende kan afspejle deres eget brands omdømme. En SMV, der for eksempel lover sine kunder lydhørhed og smidighed, bør lede efter lignende kvaliteter hos deres lønpartner. Et eksempel på den smidighed kan være at flekse en tjeneste i overensstemmelse med en SMV's behov i stedet for at forvente, at SMV'en tager en fast tjeneste.

Selvom det er vigtigt at udføre en grundig due diligence, når de skal vælge en lønudbyder, var deltagerne enige om, at mund til mund og netværk er gode veje til at vælge firmaer til at overveje. Der var en klar konsensus om, at gode lønpartnere skulle være tilgængelige, lydhøre og tilbyde en konsekvent service.

Behold den menneskelige kontakt

I fremtiden ønskede deltagerne at se lønudbydere udvikle sig til at tilbyde en mere automatiseret og strømlinet service, der gør det muligt for kunder at både levere og søge løndata på farten via mobilapps. Der blev også opfordret til større integration med HR-styringssoftwaresystemer, så lønudbydere kan få adgang til data såsom nye deltagerformularer og P45'er, som allerede findes digitalt i sådanne systemer.

Pay Checks Katie var enig i behovet for et skridt i retning af større automatisering, men advarede om nødvendigheden af ​​at opretholde menneskelig interaktion med kunder - noget, som især SMV'er stadig søger fra deres lønpartnere. Hun forklarede:"For fremtidens lønningsliste, sådan som vi ser det er, ja, omfavn teknologien, men vi er også absolut stadig fokuseret på kundeservicesiden af ​​det."