Den nylige implementering af Making Tax Digital var et stort skift for både virksomheder og revisorer – og perioden med "blød landing" vil uden tvivl give nogle muligheder og udfordringer.
Men grundlæggende er det værd at huske på, at digitalt regnskab ikke er en kortsigtet trend, og MTD er kun en del af det. Med tiden vil flere og flere elementer af regnskabet blive digitaliseret. Men tempoet i forandringen vil være forskelligt for forskellige firmaer – early adopters kan meget vel have en klarere køreplan på plads for digitalisering, mens andre måske har svært ved at vide, hvor de skal starte. I begge tilfælde er det en nødvendighed at være parat til at håndtere forandringer.
Efter min mening er der fem centrale spørgsmål, som revisionsfirmaer skal stille, når de forbereder sig på at migrere til en fuldt digital praksis:
Jo mere digital din virksomhed bliver, jo mere værdi får du. Men processen med at blive digital vil afhænge af, hvordan du adresserer ovenstående overvejelser, så lad os se på hver af dem.
Du går ikke over til en fuldt digital praksis fra den ene dag til den anden. Ikke med held i hvert fald. I stedet bliver du nødt til at planlægge omfanget af forandringer, og hvor hurtigt det vil ske, baseret på din virksomheds medarbejdere, færdigheder, teknologi og ressourcer.
Når du ved, hvad din virksomhed gør og ikke har, kan du derefter sætte realistiske mål for 12-måneders, 3-årige og 5-årige intervaller, som alle arbejder hen imod at migrere til fuldt digitalt regnskab. Fase overgangen på denne måde giver dig mulighed for at oprette detaljerede planer for hver fase, hvilket giver mere kontrol over processen.
Som en del af dette bør virksomheder også sætte mål for, hvor mange kunder de ønsker at skifte i en given periode. Sørg dog for at overveje den teknologi, hver klient har på plads, når du gør dette.
De fleste virksomheder bruger nu i det mindste noget cloud-teknologi, uanset om det er i form af delte dokumentdrev, cloud-baserede servere eller suiter af cloud-baserede apps. Det er derfor afgørende at forstå, i hvilket omfang dine medarbejdere og kunder allerede bruger disse værktøjer.
Som nævnt ovenfor kan det hjælpe dig med at planlægge og sætte realistiske mål for implementering af en overgangsproces at vide, hvilken teknologi en virksomhed har tilgængelig. Og hvis personalet allerede er fortrolige med at bruge digitale værktøjer og processer, vil de nemmere tilpasse sig.
At vide, hvad dine medarbejdere og kunder har prøvet før – sammen med eventuelle problemer – når det kommer til at tage ny teknologi i brug, vil også hjælpe dig med at identificere og undgå potentielle forhindringer.
Til sidst, i en storstilet datamigrering, skal du overveje, om du har de rigtige faciliterende processer på plads til både desktop-to-cloud og cloud-to-cloud dataoverførsler. Førstnævnte er langt mere almindeligt, men de fleste leverandører burde også kunne rumme cloud-til-sky-processer.
Planlægning af en overgang til digitalt regnskab bør involvere at identificere to ting fra starten:
Dette er vigtigt, fordi dine kunderelationer afhænger af dit personales kompetence – og pålideligheden af den teknologi, de bruger. Og du har ikke råd til at skade tilliden til kunderne på grund af mangel på den rigtige uddannelse, ekspertise eller værktøjer.
For eksempel har du ikke råd til at vente til efter overgangen med at begynde at træne personalet i, hvordan man sagsøger nye processer og teknologi. Dette ville gøre ændringerne vanskelige at implementere og kunne føre til fejl eller forglemmelser. Som sådan skal du sikre dig, at du har de rigtige mennesker, teams og partnere til at tage ansvaret for vigtige forandringsledelsesopgaver. Det er også vigtigt at afsætte ressourcer til overgangen – du kan ikke være halvt inde og halvt ude.
For at sikre en gnidningsløs ændring til en fuldt digital praksis, skal du holde dine kunder informeret under hele overgangsprocessen. Så som en del af din indledende plan, bør du have en klar proces på plads til at kommunikere med kunder, der forklarer arten og tidsskalaen for overgangen og, endnu vigtigere, hvordan den vil påvirke dem. Frem for alt skal du sørge for, at kunderne forstår fordelene ved ændringen – og vær klar over, hvordan du vil hjælpe dem med at realisere disse fordele.
En afgørende overvejelse her er, om man skal gøre visse værktøjer eller processer obligatoriske for kunder. I nogle tilfælde er kunderne måske ikke vilde med at få at vide, hvad de skal gøre. Men det er grunden til, at du tydeligt skal kommunikere dine grunde til at foretage de nødvendige ændringer.
Ligesom du skal kommunikere klart med dine kunder, bør alle i dit firma være fuldt informeret om overgangsprocessen. Personalet skal have den rette mængde indsigt i omfanget og tidsplanen for ændringerne uden uklarhed om, hvordan deres arbejde kan ændre sig efter overgangen. Sørg for at forklare, hvordan virksomheden vil hjælpe eksisterende personale med at tilpasse sig forandringen, og skitsere planer for træningssessioner om nye teknologier og krav.
Og hvad med dit ledelsesteam? Tja, selvom de ikke er direkte involveret i planlægningen og implementeringen af overgangen, bør du helt sikkert sikre, at de holdes så godt informeret som muligt under hele processen.
Desuden er ansættelse en vigtig overvejelse. Du kan blive fristet til at prioritere at få det mest erfarne regnskabspersonale med om bord, men det er lige så vigtigt at ansætte folk med den rette entusiasme for at lære at bruge ny teknologi.
Så med alle ovenstående overvejelser i tankerne, hvad er fordelene ved at gå over til en fuldt digital regnskabspraksis? Et par fremtrædende eksempler omfatter:
Sammenfattende vil skiftet til en helt digital praksis i de fleste tilfælde være langvarig og ikke uden udfordringer. Fordelene er ikke desto mindre betydelige – det giver virksomheder et endnu større incitament til at komme i gang nu, hvis de ikke allerede har gjort det.
Will Farnell, grundlægger af Farnell Clarke og konsulent hos Soldo
.