Mens Brexit truer, kan britiske virksomheder muligvis overveje at etablere datterselskaber i EU-lande som et alternativ til grænseoverskridende handel.
At have en lokal enhed hjælper, når det kommer til problemer med skat, rapportering og overholdelse, men det kan introducere et nyt niveau af kompleksitet til dit regnskab.
Tony Connolly, FCA, grundlægger og administrerende direktør for Cloud-regnskabssoftware AccountsIQ, fortæller om de udfordringer, internationale virksomheder står over for og fremhæver, hvordan nutidens regnskabssystemer kan håndtere disse.
Grænseoverskridende handel kan være kompleks. Ofte, efterhånden som den grænseoverskridende handel øges, etablerer virksomheder enheder i udlandet for at lokalisere overholdelse og vise kunderne deres engagement i dette marked.
Selvom din virksomhed ikke tidligere har gjort dette, kan det med den sandsynlige begyndelse af Brexit senere i år være lettere at handle i EU via en juridisk enhed i et medlemsland. Selvom drift gennem en lokal enhed kan gøre handel lettere, involverer etablering af flere enheder mere komplekse regnskabsprocesser , herunder håndtering af flere valutaer (FX), håndtering af transaktioner mellem virksomheder og at skulle konsolidere og rapportere resultater i flere valutaer.
Hvis du allerede håndterer flere valutatransaktioner, vil du sætte pris på kompleksiteten ved at behandle realiserede og urealiserede gevinster og tab på valutatransaktioner og udestående valutasaldi. Konsolidering af FX-datterselskaber bringer et nyt niveau af kompleksitet omkring rapportering af resultater i basisvaluta, hvilket involverer FX Revaluation Reserves til at indregne gevinst eller tab i indre værdi som følge af at holde disse nettoaktiver i fremmed valuta. Regneark er gode til fremskrivninger og rapportering, men det kan være vanskeligt at konvertere forskellige elementer til forskellige kurser og bogføre den månedlige forskel til omvurderingsreserver. For at beregne dette skal du:
At gøre dette en gang om året til revisionsformål er rimeligt ligetil, men hvis du rapporterer månedlige resultater, kan det være svært at håndtere konstante valutaudsving uden for systemet, da tab på en måned kan kompenseres med gevinster i de efterfølgende måneder og omvendt.
Med flere enheder vil du utvivlsomt ende med inter-company transaktioner fra inter-company handel, genopladning af centralt betalte omkostninger eller opkrævning af administrationsgebyrer for shared services. Med enheder i forskellige basisvalutaer er der valutarisici i alle udestående saldi, der skal tages højde for, og du skal beslutte, om moderselskabet eller datterselskabet tager risikoen – dvs. hvis valutaen svinger, hvilket er i fare?
Håndtering af transaktioner mellem virksomheder ved hjælp af GL-journaler gør det vanskeligt at beregne urealiserede gevinster og tab på udestående månedssaldi. Dette gøres bedst via AP- og AR-konti mellem virksomheder. Normalt starter den opkrævende enhed transaktioner, og den enhed, der debiteres, tager valutarisikoen, så saldi skal styres i den opkrævende enheds valuta. Urealiserede gevinster/tab skal indregnes i datterselskabet før konsolidering, således at mellemværender mellem virksomheder elimineres ved konsolidering til koncernens basisvaluta.
Hvis du ikke allerede har FX-datterselskaber, kan dit finanssystem håndtere flere enheder og FX-konsolideringer. Her er nogle spørgsmål, du kan stille:
Der er betydelige fordele ved at oprette lokalt baserede datterselskaber i udenlandske jurisdiktioner i stedet for blot at sælge på tværs af grænserne. Dette indfører dog nogle yderligere regnskabskrav, og det kan være problematisk at løse disse ved hjælp af regneark. Du bør derfor overveje, om dit økonomisystem nemt kan håndtere dette miljø. Hvis man overvejer ny software, bør cloud-systemer, der giver adgang når som helst og hvor som helst, uden at kræve installeret software på hvert sted, overvejes.
Getechs Simon Brown arvede fire ældre regnskabssystemer på tværs af koncernens forretning som følge af vækst. At gå videre til cloud-regnskabs- og konsolideringsplatformen AccountsIQ gav en tidsbesparelse på en uge om måneden til den globale geovidenskabs- og konsulentgruppe i rapportering alene, for ikke at nævne forbedringer i andre kerneprocesser.
Simon forklarer, hvorfor AccountsIQ var det rigtige valg for Getech, "Vi havde tidligere brugt fire forskellige pakker, inklusive to versioner af Sage samt den britiske og amerikanske version af QuickBooks. Konsolidering var et logistisk mareridt. Ingen af udbyderne kunne opfylde vores kernekrav, på den måde AccountsIQ kunne, til handel med flere valutaer og konsolidering på tværs af koncernen”, siger finansdirektør Simon Brown. Han tilføjer:"AccountsIQ sparer mig for en uges arbejde hver måneds udgang."
Før implementeringen af AccountsIQ involverede Getechs månedsslutproces eksport af data fra fire regnskabssystemer til Excel til manipulation. Men hvis der var en inkonsekvens, var det nødvendigt at gå tilbage gennem fire sæt data. Simon forklarer, hvilken forskel den nye regnskabsplatform gør, "Den største fordel, vi ser med AccountsIQ, er, at dataene er dynamiske; det er ikke kun en rapport. Vi kan bore ned i dataene, løse forespørgslen og køre rapporten nøjagtigt igen. Vi opdaterer eller overskriver blot efter behov.”
Med hensyn til forbedret rapportering tilføjer Simon:"Vi har benyttet lejligheden til at redesigne og genopbygge vores rapporter på grund af fleksibiliteten i AccountsIQ. Vi er ikke længere begrænset til hvad, hvornår og hvordan vi rapporterer; det er en stor ændring.”
Getech, der primært arbejdede i pund og amerikanske dollars, styrede tidligere regnskab med flere valutaer i Excel. Med AccountsIQ holdes valutakurserne centralt i systemet, hvilket sikrer, at alle datterselskaber i en koncern anvender fælles valutakurser. AccountsIQs valutaomvurderingsfunktion skaber en automatisk rutine i systemet, som sikrer nøjagtighed i beregninger og rapportering.
Simon tilføjer også:"Det andet aspekt af vores interne proces, som er blevet væsentligt forbedret, siden vi har implementeret AccountsIQ, er den interne fakturering. AccountsIQ holder styr på, hvad vi fakturerer internt. Fakturaen modtages, og den registreres automatisk i datterselskabets konti. Vi vil også prøve at bygge batchbetalinger ud og bruge masse-e-mail-funktionen snart.”
Batchbetalingsfunktionen i AccountsIQ giver brugeren mulighed for at oprette en fil, som grupperer alle betalinger. Betalingerne i forbindelse med denne fil foretages automatisk, hvilket gør processen med individuel behandling af betalinger med banken til fortiden. Automatiske godkendelser kan også konfigureres, så godkenderen kan se betalingsplanen, før den sendes til banken.
Simon og hans team, der arbejdede tæt sammen med Customer Success-teamet hos AccountsIQ, brugte tre måneder på at designe og bygge systemet. Selvom dette er længere tid, end de fleste brugere af systemet bruger på at konfigurere det, var det tid og kræfter givet godt ud. Det betød, at kodningen og arbejdsgangene blev sat op med omhu og opmærksomhed på den voksende virksomheds behov, og rapporteringen var nøjagtig fra dag ét. Simon kommenterer:"Det var intense tre måneder, men det var givet godt ud, da implementeringen gik meget glat, og vores processer blev øjeblikkeligt forbedret. Vi var rigtig glade for at arbejde med AccountsIQ-teamet – hjælpsomme og altid tilgængelige.”
"Vores er en hurtigt voksende forretningsmodel, og processen med at flytte nye enheder til AccountsIQ vil være let", siger Simon. Det indledende design af datterselskabssystemet bliver skabelonen for nye virksomheder i koncernen. Processen til at udvide AccountsIQ er enkel og kræver kun yderligere licenser og udrulning af kernesystemet, som det er blevet modelleret til Getech-virksomheder.
Som opsummering siger Simon Brown, Getechs Financial Controller, "AccountsIQ er gået rigtig godt ind. Vi er glade for, hvordan den ser ud, og hvordan den fungerer. Det er en stor succes.”
Apropos fremtidsplaner tilføjer han:"Der er meget mere kapacitet i systemet, som vi endnu mangler at undersøge, herunder et papirløst PO-system, mere arbejde omkring automatisering af godkendelser og forbedringer af den måde, vi håndterer betalinger og banken på. AccountsIQ er i stand til at hjælpe os med at fortsætte med at udvikle vores processer samt understøtte vores vækststrategi.”