Som ejer af en lille virksomhed fører du regnskaber for økonomisk planlægning og overholdelse af lovgivningen. Nogle optegnelser har fortrolige oplysninger om din virksomhed, kunder og medarbejdere.
Du skal beskytte oplysningerne i dit regnskab mod skader, tyverier og naturkatastrofer. Prøv disse fire enkle trin for at sikre dine regnskaber.
Fører du regnskab i gamle, ødelagte arkivskabe? Eller stabler du dem på åbne hylder? Ingen af scenarierne er ideelle til at holde dine oplysninger sikre. Ødelagte opbevaringsbeholdere og åbne hylder gør dine optegnelser sårbare. Beskyt papirdokumenter med en ren, robust arkiveringsbeholder, der låser.
Du skal beskytte dine papirfiler mod vandskader. Lad os sige, at du efterlader dine filer på kældergulvet, og en storm oversvømmer kælderen og ødelægger dine optegnelser. Opbevar ikke papirdokumenter, hvor de kan blive udsat for vand.
Beskyt også papirjournaler mod brandskader. Hold papir væk fra elektriske rum og udstyr, der bruger varme (f.eks. svejseværktøj). Du kan bruge opbevaringsbeholdere og arkivskabe, der er brandsikre og vandtætte.
Kopier tjener som en sikkerhedskopi, hvis dine originale optegnelser går tabt eller ødelægges. Du kan lave fysiske kopier eller scanne digitale kopier. Gem det ene sæt poster på et andet sted end det andet sæt. På den måde risikerer du ikke at miste begge sæt på samme tid.
Nogle gange mister du dokumenter, før du kan lave en kopi. Find i så fald ud af, om der er en måde at få en kopi fra kilden. Ofte kan du få kopier af dine indsendte IRS-formularer til små virksomheder med en anmodning. Hvis du mangler en selvangivelse, skal du bruge formular 4506 til at anmode om en kopi fra IRS.
Hvis du gemmer nogle typer virksomhedsregistre direkte på din computer, skal du konfigurere sikkerhedsprogrammer på enheden. Installer antivirussoftware på din computer for at beskytte dine skrivebordsposter mod skadelig software.
Du kan kun få adgang til skrivebordsposter fra den computer, du har gemt filerne på. Hvis din computer er beskadiget, kan du miste dine oplysninger. Kopiér sikkerhedskopier på et eksternt drev.
Hvis du slipper af med en gammel computer, skal du fjerne dine regnskaber fra skrivebordet. Slet ikke bare filerne. Du skal tørre drevet for at fjerne dataene fra computeren.
Du kan få adgang til cloud-regnskabssoftware fra internettet. Det betyder, at du ikke mister dine optegnelser, hvis din computer bliver beskadiget. Du gemmer dine oplysninger i skyen, og du kan bruge forskellige enheder til at få adgang til dem.
Cloud-baseret regnskabssoftware til små virksomheder tager foranstaltninger til at beskytte dine oplysninger. For eksempel krypterer det dine data på samme måde som banker gør. Brug en stærk adgangskode til dit onlineregnskab og hold det skjult for andre. Brug også antivirussoftware til at beskytte din computer mod virus.
Har du brug for en nem måde at spore din virksomheds transaktioner på? Patriots online virksomhedsregnskabssoftware er lavet til den lille virksomhedsejer. Spar tid og penge med det enkle ind- og udbetalingssystem. Prøv det gratis i dag!