Er din lille virksomhed fyldt med papirdokumenter? Når du stoler på papir til at holde styr på virksomhedens økonomi, ender du ofte med at spilde tid og ressourcer. For en effektiv regnskabsproces, følg vores tips til at skabe et papirløst kontor.
Papirløst regnskab kan spare din lille virksomhed tid og penge. Du kan reducere mængden af papir, du bruger, ved at lave et par enkle ændringer. Her er seks trin til at konvertere til et papirløst kontor.
Det er en god idé at have mere end én kopi af dine økonomiske dokumenter. Du reducerer risikoen for at beskadige ét dokument og miste vigtig information. Men at lave flere papirkopier af dine finansielle dokumenter koster penge. Og du fordobler mængden af lagerplads, der er nødvendig til regnskabspapirarbejde.
I stedet for at beholde mere end én papirkopi, skal du sikkerhedskopiere dokumenter digitalt på din computer. Ved elektronisk arkivering undgår du at opbevare unødvendigt papirarbejde. Dette er en af de mange papirløse kontorfordele. Du kan stadig udskrive så mange dokumenter, du vil, når du har brug for dem. Scan og gem også kundeordrer, kvitteringer og andre dokumenter på din computer.
Sikkerhedskopiering af dokumenter på din computer er en af de største papirløse regnskabskontorers bedste praksis. Dette vil hjælpe med at beskytte oplysninger mod at gå tabt. Lagring af dokumenter online forhindrer dig i at miste information, hvis din computer går ned. Du kan også bruge en memory stick eller ekstern harddisk til at sikkerhedskopiere regnskabspapirer.
Hvis du ikke allerede har en, bør du åbne en separat forretningsbankkonto. En bankkonto, der kun bruges til forretningsformål, adskiller personlige og forretningsmæssige midler. Når du har åbnet din virksomhedskonto, skal du tilmelde dig netbank.
Med netbank som en del af dit papirløse regnskabssystem bruger du mindre tid på at løbe i banken og udskrive checks. Du kan betale regninger, flytte penge til forskellige konti og gennemgå dit kontoudtog med netbank. En netbankkonto giver dig 24-timers adgang til dit kontoudtog uden at skulle vente på en papirkopi med posten.
Som ejer af en lille virksomhed skal du registrere alle din virksomheds transaktioner. Hvis du sporer penge i hånden, kan du overveje at skifte til online regnskabssoftware. Dette er et af vores bedste papirløse kontortips, fordi regnskabssoftware reducerer mængden af papirarbejde i din virksomhed og sparer tid.
Cloud-regnskabssoftware gemmer økonomiske oplysninger på internettet. Du kan få adgang til dine bøger fra enhver enhed med en internetforbindelse. Ved at indtaste dine transaktioner i softwaren, vil programmet automatisk beregne totaler for dig. Softwarefirmaet bør garantere sikkerhed og nøjagtighed.
Regnskaber hjælper dig med at spore fremskridt og træffe beslutninger. Papirudsagn kan dog være til gene. At oprette erklæringer i hånden tager tid og kan gøre dine oplysninger tilbøjelige til at fejle.
Vælg i stedet et softwareprogram, der giver dig mulighed for at oprette regnskaber. Softwaren automatiserer de oplysninger, du indtaster, og giver dig nøjagtige slutsaldi. Tidsbesparelsen ved oprettelse af digital erklæring er endnu et eksempel på de mange papirløse kontorfordele. Opgørelserne er ensartede, så du nemt kan sammenligne en måneds økonomiske helbred med en anden.
Hvis du har brug for en papirkopi af erklæringen, kan du printe den. Ellers bliver erklæringerne gemt online, når du har brug for dem.
Hvis du ikke bruger software, kan du bruge en applikation online eller installere en på dit skrivebord for at oprette erklæringer til din papirløse arbejdsplads. For eksempel kan du oprette udsagn på et Excel-regneark. Ved at indtaste formler vil regnearket beregne totaler automatisk. Opgørelserne gemmes digitalt, indtil du skal printe dem.
Et effektivt faktureringssystem er afgørende for din lille virksomhed. Du ønsker ikke at spilde tid og penge på at inddrive de penge, du skylder dig på grund af dårlige fakturabetalingsbetingelser. At sende digitale fakturaer kan være en løsning på tidskrævende og dyre faktureringsproblemer.
Ved at sende fakturaer digitalt behøver du ikke købe papir, kuverter eller porto. Du kan fakturere kunder via e-mail eller bruge et softwareprogram med en faktureringsfunktion. Elektroniske fakturaer giver dig en ensartet fakturaskabelon, så du ikke behøver at starte hver faktura fra bunden. Kunder modtager elektroniske regninger hurtigere end postede fakturaer, så du kan blive betalt hurtigere ved at inkludere elektronisk fakturering i dit papirløse regnskabssystem.
Du skal betale føderale skat for din lille virksomhed. Skatter kan blandt andet omfatte indkomstskat, selvstændig skat og omsætningsskat. For en nem måde at betale føderal skat på, skal du registrere dig hos EFTPS.
Det elektroniske føderale skattebetalingssystem (EFTPS) er en gratis tjeneste, der giver dig mulighed for at betale føderale skat online. Du kan bruge EFTPS til at betale alle føderale skatter. Tilmeld dig EFTPS gennem IRS ved at bruge dit skatteyders identifikationsnummer, bankkonto- og routingnumre samt navn og adresse. Følg derefter trin-for-trin-vejledningen for at foretage føderale skattebetalinger.
Har du brug for en enkel måde at opbevare dine små virksomheders bøger på en papirløs arbejdsplads? Patriots online regnskabssoftware er nem at bruge og lavet til ikke-revisor. Vi tilbyder gratis, USA-baseret support. Prøv det gratis i dag.