Når du sælger varer eller tjenester, skal du oprette en registrering af transaktionen. Alt efter situationen vil du enten give kunderne en faktura eller kvittering. Hvad er forskellen mellem en faktura og en kvittering? Forstå forskellen mellem faktura og kvittering for at undgå forvirring.
Både fakturaer og kvitteringer er papir- eller elektroniske sedler, der beskriver købstransaktioner. Fakturaer og kvitteringer er ikke udskiftelige. En faktura er en anmodning om betaling, mens en kvittering er bevis for betaling. Kunder modtager fakturaer, før de betaler for et produkt eller en tjeneste, og modtager kvitteringer, efter de har betalt.
Virksomheder, der leverer produkter eller tjenester til kunder, før de modtager betaling, sender fakturaer. Fakturaer er regninger, der sendes til kunder, efter de har modtaget en vare eller ydelse.
Fakturaer er anmodninger om betaling. Du kan sende kvitteringer via e-mail eller mail. Eller du kan levere dem i hånden.
Du fakturerer ikke hver kunde. Fakturaer bruges til kunder, der:
En faktura er en post, der beskriver transaktionen. Det inkluderer oplysninger som datoen, hvor fakturaen blev oprettet, betalingsbetingelserne for fakturaen og det samlede forfaldne beløb. Og fakturaen giver både sælger og køber kontaktoplysninger, såsom navn, adresse og telefonnummer.
Fakturaer minder kunderne om, at de skylder din virksomhed penge. De er vigtige for at fremskynde likviditeten, sikre, at du bliver betalt, og føre økonomiske optegnelser for din virksomhed.
Du sælger en vaskemaskine og tørretumbler til en kunde. Du leverer vaskemaskinen og tørretumbleren om to uger. Deres betaling forfalder først, efter de har modtaget vaskemaskinen og tørretumbleren. Giv kunden en faktura for at vise, hvor meget de skylder.
En kvittering fungerer som bevis på en transaktion. Du giver kunderne kvitteringer, efter de har betalt for et produkt eller en service.
Kvitteringer inkluderer oplysninger om de solgte varer eller tjenester, såsom pris, mængde, rabatter og afgifter. De giver også oplysninger om betalingsmetoden, hvor meget der blev betalt og detaljer om sælgeren.
I mange tilfælde har kunder brug for kvitteringer, hvis de vil foretage et køb retur eller bytte et produkt. Da kvitteringen viser produkter og priser, kan du bekræfte, at kunden har købt varen/varerne hos din virksomhed. For det meste bør du give kunderne en kvittering for hver transaktion.
Mange virksomheder har en returpolitik, der siger, at kunder skal have en kvittering for at returnere et produkt. Du skal beslutte, hvilken slags returpolitik du ønsker. Her er nogle eksempler på returpolitik:
Som ejer af en lille virksomhed skal du opbevare kopier af kundekvitteringer, fordi de fungerer som optegnelser. Og gem alle de kvitteringer, du modtager fra leverandører. Disse understøttende dokumenter sikrer, at dine regnskabsbøger er nøjagtige. Og du har brug for optegnelser, hvis du bliver revideret. Gem forretningskvitteringer i mindst tre år.
Du sælger tøj til en kunde. De betaler dig kontant på salgsstedet. Du skal give dem en kvittering, da du foretog et salg og accepterede den kontante betaling. En uge senere returnerer kunden en af de købte skjorter. Fordi de har en kvittering, kan du bekræfte købet og bytte skjorten til kontanter.
Så hvad er den væsentligste forskel mellem en faktura og kvittering?
Kunder, der modtager en faktura, vil også modtage en kvittering, når de betaler. Men kunder, der betaler på salgsstedet, vil ikke modtage en faktura.
Leder du efter en nem måde at håndtere fakturaer på? Patriots online regnskabssoftware lader dig oprette og spore ubetalte fakturaer. På den måde kan du fremskynde pengestrømmen hos din lille virksomhed. Og vi tilbyder amerikansk-baseret support. Prøv det gratis i dag!