Som virksomhedsejer er det nemt at blive fanget af det hektiske ved at drive din virksomhed. På grund af dette kan det være svært at holde regnskaber som forretningskvitteringer, fakturaer og udgifter organiseret. Lær, hvordan du organiserer forretningskvitteringer med nogle få enkle opbevaringsløsninger.
Hver gang du sælger noget eller foretager et køb, giver eller tager du en kvittering. Du giver kunderne kvitteringer, efter de har købt noget i din virksomhed. Og du modtager kvitteringer, når du køber varer.
Hvis en kunde f.eks. køber en kaffe af dig, giver du dem en kvittering for at vise, at de har købt varen.
Organisering af kvitteringer hjælper med at holde orden på dine vigtige økonomiske dokumenter, samtidig med at du slipper for panikken og stressen ved skatteforberedelse. Vedligeholdelse af kvitteringsregistreringer kan gøre en revisionsproces lettere og holde dine regnskabsbøger nøjagtige.
Når det kommer til at organisere dine små virksomheders kvitteringer, kan du enten opbevare dem fysisk (f.eks. arkivskabe) eller elektronisk (f.eks. online regnskabssoftware). Find ud af, hvordan du opbevarer kvitteringer for erhvervslivet ved hjælp af de to metoder nedenfor.
Det kan være en udfordring at opbevare papirkvitteringer. For at forblive organiseret med et papirarkiveringssystem skal du være disciplineret og skabe en rutine for kvitteringsopbevaring. Du kan bruge filer og mapper til at holde dig organiseret.
Overvind rod ved at bruge følgende papiropbevaringsstrategier i din lille virksomhed.
Når du har modtaget en kvittering, skal du adskille kvitteringerne efter typen af forretningsudgift. Læg f.eks. kvitteringer for kontorartikler i én bunke og mad- og underholdningskvitteringer i en anden.
Overvej at tilføje koder til hver kvittering for at kategorisere udgifter (f.eks. Kode 125 for måltider). På den måde, hvis du beslutter dig for at udvide din organisatoriske indsats til et elektronisk system, kan du nemt opdele kvitteringer efter kategori.
Invester i forsyninger for at hjælpe med at organisere dine kvitteringer. Mapper, filer og opbevaringsskabe er gode måder at opbevare kvitteringer på.
Inkluder typerne af kvitteringer på mappens etiket. Du kan f.eks. dedikere en mappe til kvitteringer vedrørende firmabiler.
Overvej at organisere filerne i dit kabinet i alfabetisk rækkefølge, så de er nemme at finde.
Hvis din virksomhed ikke skal opbevare mange kvitteringer, så brug i stedet kuverter. Mærk hver konvolut og læg dem i et mindre arkivsystem eller mappe.
Når du placerer dine kvitteringer i mapper, skal du placere hver kvittering i kronologisk rækkefølge. Det er en fordel at sætte kvitteringer i kronologisk rækkefølge, når du skal lede efter en specifik kvittering.
Gem de seneste kvitteringer foran i mappen og ældre kvitteringer bagerst.
Hvor længe man skal opbevare virksomhedskvitteringer kan afhænge. Virksomheder bør opbevare forretningskvitteringer i mindst tre år i tilfælde af en revision. Det skader ikke at gemme kvitteringer i mere end tre år. Nogle virksomheder foretrækker måske at gemme kvitteringer i en længere periode, f.eks. syv år.
Ved årets udgang flyttes filer og mapper fra skatteåret til en særskilt mappe eller arkivskab. Angiv hvilket år kvitteringerne er fra (f.eks. 2019-virksomhedskvitteringer). Konfigurer nye filer og mapper til det nye år.
Nogle virksomheder venter med at organisere kvitteringer i slutningen af måneden. Hold dig organiseret ved at indsende kvitteringer, efterhånden som de kommer ind, i stedet for at vente med at gøre dem senere.
Undgå at udsætte, når du opbevarer kvitteringer. Organiser kvitteringer, så snart du modtager dem. Det fjerner stresset ved at gøre dem alle på én gang og holder dig så organiseret som muligt.
Selvom du ikke organiserer kvitteringer med det samme, så stræb efter at fuldføre lidt ad gangen i stedet for at vente en måned eller længere med at organisere dem. Organisering af et par kvitteringer hver dag vil få det til at føles som en mindre opgave.
Mere end nogensinde før er det nemt at automatisere organiseringen af dine kvitteringer. Hvis du vil droppe de gamle skole-arkivskabe, så overvej at skifte til et digitalt system.
For elektronisk at gemme dine kvitteringer kan du bruge software eller gemme scannede kvitteringer på din computer.
Husk, at du skal sikkerhedskopiere dine digitale kvitteringer for at undgå at miste vigtige økonomiske oplysninger. Gennemgå de forskellige måder at opbevare kvitteringer på elektronisk nedenfor.
Regnskabs- eller kvitteringsstyringssoftware giver dig mulighed for at uploade, registrere og spore dine kvitteringer.
De fleste systemer giver dig mulighed for i vid udstrækning at organisere dine kvitteringer og få adgang til funktioner, som papiropbevaring ikke tilbyder. For eksempel kan du muligvis tilføje påmindelser i din software for at uploade og organisere kvitteringer.
Selvom du muligvis skal investere flere penge for at bruge et digitalt system, giver software dig mulighed for at blive papirløs. Og det gør det nemmere at opbevare og organisere kvitteringer i længere perioder.
Virksomhedsejere kan også vælge at gemme kvitteringer i digitale mapper. Du kan bruge scannere til at overføre kvitteringer fra papir til andre enheder, såsom en computer, smartphone eller tablet.
Hvis du ikke vil betale for software eller en scanner, kan du tage billeder af dine kvitteringer. Upload dem derefter manuelt til din computer for opbevaring og organisering.
Har du brug for hjælp til at spore dine små virksomhedstransaktioner? Patriots online regnskabssoftware er nem at bruge til at spore indtægter og udgifter. Og vi tilbyder gratis, amerikansk-baseret support. Få din gratis prøveversion af vores nemme, men kraftfulde regnskabsløsning i dag!