IRS foreslår, at du opbevarer kvitteringer og andre optegnelser for bruttoindtægter, køb, udgifter, aktiver og eventuelle fradrag, du ønsker at foretage (underholdning, rejser, gaveudgifter osv.). Og efterhånden som din virksomhed vokser, kan det faktisk være en vanskelig opgave at spore kvitteringer. Men det bliver nemmere med e-kvitteringer. Vil du gå papirløst? Læs videre for en hurtig vejledning om de bedste måder at organisere kvitteringer på elektronisk.
Oprettelse og organisering af kvitteringer til erhvervslivet er i konstant udvikling.
Faktisk er skriftlige kvitteringer lige så gamle som det skrevne ord. Nogle af de første kendte kvitteringer blev optaget på lertavler.
Heldigvis bruger vi ikke lertabletter længere - for tunge, nemme at knække og alt for meget støv! Men papirkvitteringer begynder også at virke som en saga blot.
Du kan vælge at skifte til e-kvitteringer, fordi papirkvitteringer:
At have elektroniske kvitteringer betyder ikke, at dine evner til at organisere kvitteringer automatisk rammer 100 %. Hvis du ikke har en plan, når du skifter til e-kvitteringer, kan din computer blive et rod på ingen tid, selv uden at arkivskabe og mapper sprænger i sømmene.
Vi er her for at hjælpe dig med at finde den bedste måde at gemme kvitteringer på elektronisk, så det er let at finde det, du har brug for, når der kommer skattetid.
At organisere kvitteringer elektronisk kræver, at du:
Første ting først:Dit salgssted (POS) genererer muligvis stadig papirkvitteringer, som du skal indsamle og opbevare.
Du kan strømline denne proces ved at bruge en POS, der som standard er papirløse interaktioner og elektroniske signaturer. Dette hjælper også med at reducere spild, lagerplads og antallet af kvitteringer, du personligt skal overføre til et elektronisk format.
Uanset om du har elektroniske kvitteringer på din POS, skal du stadig konvertere papirkvitteringer til elektronisk format for at arkivere dem. Fakturaer på inventar, udgifter til rejser, efteruddannelse osv. findes i alle forskellige former og størrelser.
Heldigvis kan det være lige så nemt at konvertere dem som at tage et billede med din telefon. Husk filstørrelsen, så du ikke løber ind i problemer med din computers behandlingskapacitet. Hold dig til JPEG- eller PDF-filer, hvis det er muligt.
Du kan også overveje apps, der har OCR (optisk tegngenkendelse), som gengiver teksten til et format, som din computer kan søge i. Hvis du ikke bruger regnskabssoftware, kan OCR være nyttig, når du leder efter kvitteringer senere.
Når du har de elektroniske kvitteringer, skal du overveje at organisere kvitteringer elektronisk. Skal du placere dem i skyen, på en harddisk eller begge dele? Flere personer kan til enhver tid få adgang til skyen, og den kan være mere sikker end en harddisk.
Næste op:Overvej den bedste måde at gemme dine elektroniske kvitteringer på. Du har jo muligheder, når det kommer til kvitteringsorganisering. Du kan vælge at bruge:
Hvor du skal arkivere og hvordan du organiserer dine filer er ældgamle problemer. I stedet for et arkivskab på et centralt sted gør computere det nemt at opbevare vores elektroniske kvitteringer. Nogle af de vigtigste fordele ved dette er:
Der er forskellige tjenester, der hjælper med at gemme kvitteringer, såsom dit Google Drev eller personlige computerfiler. Du vil måske også tænke på en mere sikker placering, som Carbonite eller Lastpass, hvis du er bekymret for sikkerhedsbrud.
Sørg for, at dine filnavne er både logiske og specifikke, inklusive datoer, hvor du kan. Hvert filnavn skal være specifikt nok, så du ved præcis, hvad det er, og hvor det går hen, bare ved at læse det. Dine mapper skal fungere i en hierarkisk rækkefølge, fra den mest generelle til den mest specifikke.
Indlejringsmapper er en fantastisk måde at hjælpe med at spare tid, fordi du ikke behøver at gennemgå alle filerne på én gang (kun dem, du har brug for):
Uanset hvad du ender med at bruge, skal du sørge for at udvikle en tjekliste eller skabelon, så du og eventuelle relevante medarbejdere løbende og korrekt kan uploade kvitteringer ved hjælp af et system. Gem denne skabelon på et sted, der er nemt for medarbejdere med tilladelse at få adgang til.
Vil du ikke gemme elektroniske kvitteringer i mapper? Med regnskabssoftware behøver du ikke.
Upload dine elektroniske kvitteringer i den rigtige periode, vedhæft beskrivelser efter behov, og lad programmet gøre resten af arbejdet for dig.
Regnskabssoftware hjælper også med at holde tilgodehavender, gæld og finansielle opgaver organiseret og samlet på ét sted.
Patriot's Premium Accounting gør håndtering af elektroniske kvitteringer til en leg!Du skal opbevare kvitteringer, så længe din stats skatteafdeling eller IRS kan revidere dig.
Som oftest er tre år en god tommelfingerregel. Men hvis tingene ser ud til IRS, bør du være parat til at grave seks års kvitteringer frem.
Og lad os være ærlige, seks års e-kvitteringer er meget nemmere at håndtere end seks års papirkopier.
Du ønsker måske at oprette planlagte tidspunkter for at behandle dine kvitteringer (dvs. at tage billederne, vælge det rigtige filnavn og uploade dem til den korrekte mappe eller program). Disse trin kan tage tid, men de kan være nemmere at administrere, hvis du deler dem op i mindre stykker, f.eks. én gang om ugen.
Overvej de forskellige personer i din virksomhed, der kan uploade e-kvitteringer. Har de den information, de skal bruge for at gøre tingene konsekvent og korrekt? Sørg for, at din proces og skabeloner er klare, grundige og nemme at få adgang til for alle involverede.
Sikre dine kvitteringer mod dårlige skuespillere, naturkatastrofer og filkorruption. Brug af sikre skylokationer, endda kryptering, kan være præcis, hvad du har brug for.