Som ejer af en lille virksomhed kan du komme til at kæmpe med at holde trit med din virksomheds bøger. Så snart du ved det, er der gået endnu en måned, og du er kommet bagud med at registrere transaktioner.
Selvfølgelig kan det være stressende og tidskrævende at lukke dine bøger. Men hvis du har en månedlig afslutningsproces og tjekliste på plads, vil du afslutte regnskabsopgaver og afstemme konti på ingen tid.
Så hvordan kan du forenkle dit ansvar for at lukke dine bøger månedligt? Sig farvel til uorganiserede bøger og hej til en procedure for afslutning af måneden.
Læs videre for at få tips til at oprette din tjekliste for lukkede månedsafslutninger og lukning af månedlige konti.
Inden vi kommer ned til de småting med månedsafslutningsprocedurer, skal du lære, hvad det er. Så hvad er en månedsafslutning? Inden for regnskab er en månedlig lukning en række trin, som en virksomhed følger for at gennemgå, registrere og afstemme kontooplysninger.
Virksomheder udfører en månedsafslutning tæt på at holde regnskabsdata organiseret og sikre, at der blev taget højde for alle transaktioner for den månedlige periode.
Før du kan begynde at lukke dine bøger, skal du samle nogle oplysninger. Nogle oplysninger, du skal indsamle, før du lukker dine bøger, kan omfatte:
Husk, at hver virksomheds regnskabsprocedurer ved månedsskiftet kan variere afhængigt af virksomhedstype, konti og regnskabsmetode.
For at holde dine regnskabsbøger så nøjagtige som muligt, skal du forblive organiseret. Brug tipsene nedenfor for at sikre, at din månedsafslutningsproces kører problemfrit.
Når du lukker dine bøger månedligt, skal du registrere de midler, du har modtaget i løbet af måneden. Nogle indgående kontanter, du muligvis skal registrere, omfatter:
Sammenlign dine fakturaer med dine optegnelser for at sikre, at du ikke går glip af nogen kundebetalinger. Sørg for, at du har sendt en faktura til hver kunde, du har udført arbejde for i løbet af måneden. Hvis du finder uoverensstemmelser, skal du rette dem med det samme.
Sig for eksempel, at du ikke har modtaget betaling fra din kunde, John. Kontakt John for at informere ham om den manglende betaling. Og lad John vide om eventuelle forsinkede gebyrer forbundet med en upunktlig betaling.
Chancerne er, at du sandsynligvis ikke har tid til at registrere transaktioner hver dag. Hvis dette er tilfældet, skal du sørge for at skrive dine køb ned og organisere kvitteringer. På den måde kan du holde dine kreditorer i tip-top form til din månedlige afslutning.
Når du har sporet dine transaktioner, skal du registrere dem i dine bøger i slutningen af hver uge eller måned. Under din månedlige lukning skal du krydstjekke dine poster for at sikre, at du har betalt alle regninger og fakturaer.
Under din månedsafslutningsproces skal du afstemme alle dine konti. For at gøre dette skal du matche dine poster med dine kontoudtog fra eksterne poster, såsom banken. Sørg for, at dine optegnelser for måneden er nøjagtige ved at udføre en kontoudtogsafstemning.
Typisk kan du opdele dine konti i tre kategorier:
Start med en af ovenstående kategorier og arbejd dig frem til de andre. Opdeling af journalerne, når du afstemmer dit kontoudtog, kan hjælpe dig med at holde dig organiseret og fange fejl ved månedens udgang.
Hvis du bruger småpenge eller har en småkasse, skal du også tage højde for dem ved månedens udgang.
Registrer alle kvitteringer for varer, du har købt med småpenge. Sørg for, at dine kvitteringer og optegnelser stemmer overens med saldoen på din småkasse. Hvis det ikke gør det, er der stor sandsynlighed for, at du mangler en transaktion.
For at sammenligne din småkassefond med dine poster, skal du fysisk tælle de resterende kontanter i din fond. Hvis det ikke stemmer overens, mangler du muligvis en kvittering. Eller du har måske glemt at skrive de brugte småpenge i dine bøger.
Dine anlægsaktiver er langsigtede genstande, der tilføjer værdi til din virksomhed. Ting som bygninger, udstyr, møbler, køretøjer og jord betragtes som anlægsaktiver.
Dine anlægsaktiver konverteres normalt ikke direkte til kontanter. Og fordi anlægsaktiver generelt er større indkøb, kan de falde i værdi over tid.
Når du lukker dine bøger i slutningen af måneden, skal du registrere alle betalinger relateret til dine anlægsaktiver.
Hvis du vil sikre dig, at din beholdning er korrekt, skal du udføre månedlige beholdningsoptællinger. At tælle din beholdning månedligt giver dig mulighed for nøjagtigt at registrere beholdningsniveauer i dine bøger ved månedens udgang. Derudover kan en månedlig lageroptælling hjælpe dig med at beslutte, hvilke varer du skal genopfylde og hvor ofte.
Du skal muligvis overvåge nogle typer beholdning mere end andre. Hvis du ikke sporer din beholdning nøjagtigt, kan du opleve problemer som f.eks. beholdningssvind. Lad os sige, at du ejer en isbutik, og du har mælk i dit lager. Fordi mælk kan blive fordærvet, bliver du nødt til at tjekke dit lager af letfordærvelige fødevarer oftere.
Brug din beholdningsoptælling til at foretage justeringer og afstemme dine bøger, når du afslutter dine slutningen af måneden procedurer.
Ved månedsafslutning har du ansvaret for at organisere og gennemgå alle dine regnskaber. Disse omfatter hovedsageligt dine:
Organiser dine udsagn konsekvent hver måned. På den måde forvrider du ikke i slutningen af måneden på udkig efter dokumenter. En måde at forblive organiseret på er ved at bruge grundlæggende regnskabssoftware til at spore dine transaktioner og gemme dine rapporter.
Du kan også bruge dit regnskab som en mulighed for at forbedre din lille virksomhed. For eksempel, når du gennemgår dine udsagn, kan du måske bemærke, at du har brugt mange penge på et produkt, der ikke sælger. Du kan vælge at bruge billigere materialer til at fremstille produktet. Eller du kan beslutte dig for helt at skifte produktet.
Gennemgang af udsagn kan hjælpe dig med at fange problemer tidligt, såsom overforbrug, og forhindre problemer senere med dine bøger.
Ved månedsafslutningen skal du gennemgå dine indtægts- og udgiftskonti for at bekræfte, at de er nøjagtige. Tjek, om du har registreret dine udgifter i det korrekte regnskab for perioden. Sørg for, at periodiseringer og forudbetalte udgifter er registreret nøjagtigt i dine bøger.
Før du lukker regnskabet fuldstændigt ved månedens udgang, bør du overveje at få et ekstra sæt øjne til at gennemgå dit arbejde. Den person, der gennemgår dine regnskabsoplysninger, kan være en leder eller supervisor, som har erfaring med at håndtere dine bøger.
Hvis du ikke har en anden person, kan du bede om at gennemgå dine oplysninger, dobbelt- og tredoble dit eget arbejde for at sikre, at oplysningerne er nøjagtige.
For at holde styr på dit månedlige regnskabsansvar og skære ned på den tid, du bruger på at lukke dine bøger, skal du oprette en månedlig finanskalender. Din kalender kan hjælpe dig med at forberede dig på at lukke dine bøger for den næste måned. Og din kalender kan hjælpe dig med at undgå at komme bagud med dine bøger.
Planlæg i din kalender, hvornår du skal indsamle rapporter, registrere transaktioner og lukke dine bøger. Fastlæg en slutdato, hvor alle udgifter og indtægter skal bogføres. Sørg for at kommunikere slutdatoen med alle, der har adgang til at justere hovedbogen.
Som tiden går, kan du justere din kalender, hvis du finder en proces og ordre, der fungerer bedre for dig og din virksomhed.
Det er vigtigt for din virksomhed at lukke dine bøger hver måned. Det kan vise dig din virksomheds økonomiske oplysninger, og hvilke områder du skal forbedre dig inden for. At lukke dine bøger månedligt kan også hjælpe dig med at træffe beslutninger om din virksomheds økonomi, forhindre dyre fejl og forberede dig på skattetid.
Hvis du ikke er helt solgt på ideen, er her fordelene ved at lukke dine bøger månedligt (i en nøddeskal):
Har du brug for en måde at registrere din virksomheds månedlige transaktioner på? Du er kommet til det rigtige sted. Patriots regnskabssoftware giver dig mulighed for at strømline den måde, du registrerer dine transaktioner på, så du kan komme tilbage til din virksomhed. Kom i gang med din selvguidede demo i dag!
Vi er altid klar til at holde samtalen i gang. Giv os et like på Facebook og del dine tanker om vores seneste artikler.
Denne artikel er blevet opdateret fra dens oprindelige udgivelsesdato 5. november 2015.