Ifølge en nylig undersøgelse er en ud af hver 10 arbejdere en uafhængig entreprenør. Med så mange entreprenører, der udgør arbejdsstyrken, er du forpligtet til at arbejde med eller ansætte en på et tidspunkt.
Ansættelse af entreprenører kan være en fordel for din virksomhed. Men hvis du skal arbejde med uafhængige entreprenører, skal du vide, hvordan du handler med dem.
Så hvad er en uafhængig entreprenør egentlig? En uafhængig entreprenør er en person, der udfører arbejde for virksomheder. De betragtes dog ikke som ansatte. I mange tilfælde driver uafhængige entreprenører deres egne virksomheder.
I modsætning til ansatte har uafhængige entreprenører ikke socialsikring eller Medicare-skatter fratrukket deres løn. I stedet betaler de deres egen indkomstskat og selvstændig skat af deres indtjening.
IRS og FLSA har strenge regler for at afgøre, om en arbejder er en ansat eller ej eller ej. Før du bestemmer en arbejders status, skal du gennemgå Fair Labor Standards Act's og IRS's retningslinjer for at undgå uafhængig entreprenør forkert klassificering.
Hvis du hyrer uafhængige entreprenører, er du nødt til at kende do's and don'ts ved at arbejde med dem. Brug de syv tips nedenfor til at lære, hvordan du arbejder med entreprenører.
Ligesom du ville gøre med medarbejdere, skal du hente papirer hos dine nye entreprenører.
Giv din entreprenør formular W-9, anmodning om skatteyderidentifikationsnummer, for at udfylde.
Formular W-9 giver dig oplysninger om din uafhængige kontrahent, så du nøjagtigt kan rapportere deres betalinger til IRS. På formularen skal entreprenører inkludere oplysninger som deres:
Alle virksomheder skal indberette kompensation til ikke-medarbejdere på $600 eller mere til IRS. Brug oplysningerne på formular W-9 til at hjælpe med at udfylde IRS Form 1099-NEC ved årets udgang.
Send ikke formular W-9 til IRS. Opbevar formularer W-9 i dine registre til opbevaring.
Traditionelle medarbejdere har jobbeskrivelser, der definerer deres ansvar. Når du arbejder med uafhængige entreprenører, skal du give et andet sæt retningslinjer for at etablere regler og ansvar. Det kan du gøre ved at oprette en aftale eller kontrakt.
Lav en aftale, der beskriver projektet og din entreprenørs ansvar. Kontrakter lægger ikke kun grunden til projektet, men de beskytter også begge parter. For ikke at nævne, det skader ikke at have alt på skrift.
Din kontrakt kommunikerer, hvordan og hvornår projektet bliver udført. Typisk omfatter kontrakter:
Før projektet begynder, skal du diskutere detaljerne med din entreprenør og se, om de har spørgsmål. At definere en klar plan tidligt vil hjælpe med at forhindre bump på vejen senere.
Ligesom mange ting i erhvervslivet er kommunikation nøglen, når du arbejder med uafhængige entreprenører.
Før din entreprenør påbegynder projektet, skal du etablere en proces til at kommunikere fremskridt. Hvordan vil du diskutere fremskridt? Kommer der ugentlige statusrapporter? Hvad med telefonopkald? E-mails?
Konsekvent og klar kommunikation sikrer, at problemer bliver løst hurtigt og hjælper med at undgå forsinkelser. Og at have regelmæssige check-ins eller rapporter holder projektet på sporet.
Tal med din entreprenør for at diskutere kommunikationsmuligheder.
Mens du kommunikerer med din entreprenør, bør du diskutere projektets status og milepæle.
At sætte mål og milepæle for projektet hjælper med at holde dit projekt kørende fra startlinjen til mållinjen. Fordi entreprenører bestemmer, hvordan de vil fuldføre et projekt, skal du sørge for at diskutere mål med dem.
Sandheden er, at ingen kan lide en mikromanager. Du kan ikke forvente, at dine entreprenører får noget arbejde udført, hvis du konstant svæver over dem. For ikke at nævne, du kan måske drive nogle arbejdere væk ved at være for kontrollerende.
Når du leder uafhængige entreprenører, så giv dem lidt plads. Lad være med at trække vejret i nakken hvert skridt på vejen.
I stedet for mikrostyring, skal du regelmæssigt kommunikere med dine entreprenører. Tjek med dem for at se, hvor de er henne med projektet. Giv feedback og input efter behov, men træde ikke nogen over tæerne. Hvis du vil have entreprenører til at være produktive, skal du stole på dem.
En afgørende del af arbejdet med uafhængige entreprenører er at huske at distribuere og indsende formular 1099-NEC ved årets udgang.
Igen, hvis du betalte en entreprenør $600 eller mere i løbet af året, skal du indsende formular 1099-NEC. Send formular 1099-NEC til alle relevante kontrahenter.
Formular 1099-NEC indeholder følgende oplysninger:
Tjek dit regnskab for at se, hvor meget du har betalt hver entreprenør i løbet af året. Du skal også klassificere betalingstypen samt årsagen til betalingen.
Husk, at du skal sende formular 1099-NEC til alle relevante kontrahenter og IRS senest den 31. januar hvert år.
Hvad gør du for at holde dine bøger så nøjagtige som muligt? Du gør sandsynligvis ting som at organisere kvitteringer og føre grundige optegnelser over forretningstransaktioner. Bør det samme ikke gælde for at gemme dine entreprenørers optegnelser?
Fra start til slut bør du føre detaljerede optegnelser over dine entreprenører og deres projekter. Organiser og gem ting som:
Du kan bruge grundlæggende regnskabssoftware til at gemme disse typer poster. Eller hvis du vil gå den gammeldags vej, så overvej at investere i et fysisk arkivsystem for at forblive organiseret (f.eks. arkivskabe, mapper osv.).
Det kan være nyttigt at føre optegnelser i tilfælde af uoverensstemmelser. Jo mere fyldestgørende optegnelser du opbevarer, jo bedre vil din virksomhed have det.
Hold styr på dine regnskabsmæssige forpligtelser med Patriots online regnskabssoftware. Registrer nemt indtægter og udgifter, opret fakturaer og meget mere. Kom i gang med din selvguidede demo i dag!
Er du interesseret i at lære mere? Gå ind på vores Facebook og giv os et like. Vi nyder altid at få nye venner!