Som virksomhedsejer er du ansvarlig for at registrere din virksomheds transaktioner. Og for at understøtte dine indtastninger bør du opbevare tilstrækkelig dokumentation. Denne regnskabsdokumentation fungerer som et revisionsspor for din virksomhed. Læs videre for at lære, hvad et revisionsspor er, og hvorfor det er vigtigt for din lille virksomhed.
Et revisionsspor er et sæt dokumenter, der validerer de transaktioner, du registrerer i dine regnskabsbøger. Dit spor hjælper med at spore og verificere en regnskabstransaktion til dens kilde. Når du registrerer transaktioner i dine bøger, baserer du indtastningerne på din virksomheds transaktioner og begivenheder. Begivenheder kan omfatte ting som køb, salg og udgifter.
Hver post i et revisionsspor indeholder oplysninger om, hvad begivenheden var, hvem der oprettede begivenheden og den dag/tid, hvor begivenheden fandt sted.
Afhængigt af transaktionen kan dokumentation til støtte for aktiviteten omfatte et dokument eller en række dokumenter. Et par eksempler på dokumenter, du skal holde på for at inkludere:
Mange virksomheder bruger revisionsspor til at kontrollere, om en regnskabspostering er korrekt eller ej. Industrier, der almindeligvis bruger revisionsspor, omfatter sundheds-, finans-, regnskabs- og it-industrier.
Lad os sige, at dit bageri skal købe et nyt leveringskøretøj. Du kan anmode om en indkøbsordre, der godkender køretøjstypen samt prisklassen. Hvis din virksomhed ikke har et indkøbsordresystem, kan du få et skriftligt overslag fra bilforhandleren.
Når bageriet har købt køretøjet, giver bilforhandleren dig en salgsseddel, der viser ting som køretøjstype, købsbeløb og købsbetingelser.
De dokumenter, du modtager under dit køretøjskøb, bliver en del af køretøjets revisionsspor. Registrer købet i din virksomheds bøger og gem dokumentationen i dine registre.
At have et komplet revisionsspor beviser for enkeltpersoner, som revisorer eller investorer, at oplysningerne i dine bøger er gyldige. For ikke at nævne, etablering af et revisionsspor holder din virksomhed i overensstemmelse med IRS's standarder for registrering.
Du kan også bruge dit revisionsspor til at hjælpe med at afstemme konti, planlægge dit forretningsbudget og styre risici.
Det er ingen hemmelighed, at der er en række fordele ved at have et regnskabsrevisionsspor. Tag et kig på fem måder, hvorpå et revisionsspor kan gavne din virksomhed.
Et hovedformål med et revisionsspor er at hjælpe med at opdage og forhindre svig. Når du har et spor af dokumenter, der validerer en regnskabstransaktion, kan du bevise, at dine transaktioner er gyldige.
Ud over at bevise gyldigheden af en transaktion hjælper det at have et revisionsspor på plads for al forretningsaktivitet med at minimere risikoen for svig. Med strengere krav vil medarbejderne vide, at du overvåger og sporer deres arbejde for svigagtig aktivitet og indser, at svindel ikke vil gå ubemærket hen.
At have et revisionsspor hjælper dig ikke kun med at spore transaktioner, men lader også revisorer og andet personale finde og verificere aktiviteter. Revisionsspor gør revisionsprocessen hurtigere og nemmere for alle involverede. Og de gør forberedelsen til en revision mindre stressende.
For eksempel kan en revisor se en usædvanlig transaktion i dine bøger og stille spørgsmålstegn ved dens nøjagtighed. Med et revisionsspor kan revisorer se på understøttende dokumentation (f.eks. faktura) for at afgøre, om transaktionen er gyldig eller ej.
Hvis du ønsker at forbedre nøjagtigheden af dine finansielle poster, er et revisionsspor en god vej at gå. Revisionsspor hjælper med at sikre, at dine økonomiske rapporter og poster indeholder nøjagtige oplysninger. Hvis dine optegnelser er forkerte, vil virksomhedsejere, investorer og långivere ikke have nøjagtige finansielle oplysninger til at træffe fornuftige beslutninger.
For at give dig selv et klart øjebliksbillede af din virksomheds økonomi og sikre, at dine bøger er nøjagtige, skal du holde styr på dine transaktioner ved hjælp af et revisionsspor.
Hvis du har problemer med at finde en bestemt transaktion i dine bøger, kan et revisionsspor hjælpe dig.
Sig, at du ikke ved noget om en transaktion undtagen den dag, den skete. Du kan bruge dit revisionsspor til at spore transaktionen og finde ud af andre vigtige oplysninger om den (f.eks. købsbeløb).
Selvom du ikke mister overblikket over nogen transaktioner, kan et revisionsspor på plads give dig ro i sindet ved at vide, at du kan spore en transaktion, når det er nødvendigt.
Hvis en katastrofe rammer din virksomhed (f.eks. oversvømmelse), skal du være forberedt. Revisionsspor giver dig mulighed for at sammensætte beskadigede eller manglende oplysninger, hvis der opstår en katastrofe. Et revisionsspor kan hjælpe dig med at genskabe din virksomheds transaktioner for perioden.
For at sikre, at dit revisionsspor forbliver intakt, hvis der opstår en katastrofe, skal du sørge for at sikkerhedskopiere alle dine optegnelser. Du kan overveje at opbevare både papir- og elektroniske kopier af din dokumentation i skyen. På den måde bliver dit revisionsspor ikke fuldstændig ødelagt under en katastrofe.
Nogle virksomheder opbevarer muligvis papirkopier af deres transaktionsrevisionsspor, mens andre måske vælger et papirløst system. Hvis du beslutter dig for at gå den papirløse vej, kan du undgå at finde et sted at opbevare dine papirregnskaber. For ikke at nævne, du behøver ikke at bekymre dig om at bruge ekstra penge på lagerforsyninger (f.eks. skabe og mapper).
På den anden side skal du også være forsigtig, når du bruger et papirløst arkiveringssystem til dit revisionsspor. Når du gemmer dokumenter elektronisk, skal du mærke dem i overensstemmelse hermed. For at forblive organiseret og undgå at miste overblikket over filer, skal du konsekvent mærke dine filer og holde dem i kronologisk rækkefølge.
Uanset om du gemmer revisionsspordokumenter i et arkivskab eller elektronisk, skal du holde orden i dine optegnelser. På den måde kan du finde og se dokumentation fra en regnskabstransaktion med et øjebliks varsel.
Søger du efter en nem måde at spore dine forretningstransaktioner på? Patriots regnskabssoftware gør det til en leg at registrere dine indtægter og udgifter. Start en gratis prøveperiode i dag!
Har du spørgsmål, kommentarer eller bekymringer om dette indlæg? Synes godt om os på Facebook, og lad os tage en snak!
Denne artikel er blevet opdateret fra den oprindelige udgivelsesdato 2. marts 2015.