I disse tider skubber folk kontanter til side og betaler med plastik. Faktisk viste en undersøgelse, at 80 % af mennesker foretrækker at bruge kortbetalinger frem for kontanter. Men bare fordi plastik dominerer, betyder det ikke, at kontanter er forældede. Mange foretrækker stadig at betale med kontanter. Og i nogle tilfælde kan det være lettere at håndtere kontanter end med kort. Men kan en virksomhed nægte kontanter? Er det lovligt kun at acceptere kreditkort og andre ikke-kontante betalingsmuligheder? Læs videre for at få scoopet.
Måske har du lagt mærke til, at nogle små virksomheder i dit område poster skilte om, at de ikke tager imod kontanter. Eller måske overvejer du selv at blive kontantløs.
Uanset hvad tilfældet måtte være, spekulerer du sandsynligvis på, Er det lovligt ikke at tage imod kontanter ? Nå, lad os finde ud af det.
Ifølge Section 31 U.S.C. 5103 med titlen "Legal Tender", "USA mønter og valuta [inklusive Federal Reserve-sedler og cirkulerende sedler fra Federal Reserve Banks og nationale banker] er lovligt betalingsmiddel for al gæld, offentlige gebyrer, skatter og afgifter."
Så … hvad betyder det præcist, og hvad har det at gøre med at tage imod kontanter? I lægmandssprog betyder det, at amerikansk valuta accepteres som lovligt betalingsmiddel, og at kontanter har samme værdi i hele landet.
Det betyder også, at kontanter er lovligt betalingsmiddel for al offentlig og privat gæld. Føderal lovgivning gør amerikansk valuta til et lovligt betalingsmiddel til betaling af gæld. Og som ejer af en lille virksomhed skal du acceptere dollars for dine produkter eller tjenester. Det betyder dog ikke, at det skal være papirkroner. Du kan også acceptere elektroniske dollars som betaling.
Ifølge Federal Reserve System er der ingen føderal statut, der kræver, at en privat virksomhed, en person eller en organisation skal acceptere valuta eller mønter som betaling for varer eller tjenester.
Federal Reserve System siger også, at virksomheder frit kan udvikle deres egne politikker for, om de skal acceptere kontanter, medmindre der er en statslov, der siger noget andet.
Kort sagt, der er ingen føderal lov, der pålægger private virksomheder at modtage kontant betaling fra kunder.
Den nederste linje er denne:
Din stat eller lokalitet kan kræve, at din virksomhed accepterer kontantbetalinger. Statens love om politikker for modtagelse af kontanter overtrumfer føderale regler.
Hvis din stat har en lov, der kræver, at du accepterer kontantbetalinger, skal du følge reglerne. Hvis du ikke overholder dine statslige eller lokale regler for modtagelse af kontanter, kan du risikere bøder og gebyrer.
Nogle stater begrænser restriktioner, virksomheder kan pålægge. For eksempel kræver mange stater private beslaglæggelser for at modtage kontanter fra enkeltpersoner, der forsøger at hente deres køretøjer.
Tjek med din stat eller lokalitet, før du nægter kontanter i din lille virksomhed.
Fordi kontanter passerer mellem så mange hænder, er det ingen hemmelighed, at store og små virksomheder har været skeptiske til at tage imod kontanter under COVID-19.
Mange virksomheder afviser kontanter under COVID-19 som en forholdsregel for at beskytte både medarbejdere og kunder. Og nogle virksomheder accepterer ikke kontanter på grund af den landsdækkende møntmangel.
Så er det lovligt for virksomheder ikke at tage imod kontanter under COVID-19? Det korte svar:ja. Som nævnt er der ingen føderal lov, der pålægger private virksomheder at acceptere kontanter som betalingsform. I sidste ende er det op til virksomheden at beslutte, om de vil acceptere kontantbetalinger eller ej (medmindre der er en statslig eller lokal lov, der siger andet).
Som ejer af en lille virksomhed kan du håndhæve en betalingspolitik, der passer til dine behov. Du accepterer muligvis kontanter, men har nogle begrænsninger (f.eks. ingen regninger over $20). Eller du kan vælge at afvise kontanter. Inden du træffer nogen beslutninger, skal du tjekke fordele og ulemper ved at acceptere kontanter nedenfor.
Fordele :
Udemper :
Overvejer du helt at afvise kontanter i din virksomhed? Hvis ja, så tjek disse tre tips.
Hvis du planlægger ikke at tage imod kontanter i din virksomhed, så læg din politik op og sørg for, at den er synlig for dine kunder.
Opslå din politik ved din hoveddør, på din hjemmeside, på dit salgssted og andre steder, som kunderne kan se, før de foretager et køb. På din police skal du inkludere de typer betalinger, du accepterer (f.eks. checks, kreditkort osv.). Du kan også inkludere årsagen til din politik (f.eks. "På grund af COVID-19...").
Hvis du ikke tager imod kontanter fra kunder, skal du tilbyde en række betalingsmuligheder for at gøre det bekvemt for kunderne at betale dig uden kontanter. Overvej at acceptere:
Sørg for, at du også har en bekvem betalingsproces. Tjek, at dit betalingsbehandlingsudstyr er opdateret og fungerer korrekt.
At tilbyde andre betalingsmuligheder, såsom kreditkort, kan være dyrt for små virksomheder.
Kreditkortbehandlingsgebyrer kan være dyre. Typisk betaler du en kreditkorthandler en procentdel af hvert salg foretaget med et kreditkort. Du skal muligvis også betale for opsætning og udstyr.
Før du tilbyder andre betalingsmetoder, skal du gøre din due diligence og finde ud af, hvilken slags omkostninger og gebyrer, der er forbundet med dem.
Planlægger du at modtage kontante betalinger fra dine kunder? Store! Hav disse tre ting i baghovedet.
Som virksomhedsejer skal du føre optegnelser over hver transaktion, inklusive kontantsalg. Hvis du accepterer papirregninger fra kunder, skal du behandle kontanttransaktioner som enhver anden form for transaktion.
For hvert kontantsalg, du har, skal du lave en hovedbogspostering i dine bøger. Notér, hvad salget var til, datoen for transaktionen og beløbet. Gem understøttende dokumenter som kvitteringer for at sikkerhedskopiere dine optegnelser, hvis der er uoverensstemmelser.
Registrer dine kontanttransaktioner regelmæssigt for at holde dine bøger opdaterede og for at opdage fejl tidligt.
Det kan være farligt at efterlade for mange kontanter i dine registre. I stedet for at lade kontanter hobe sig op i dine registre, så lav indskud.
For at foretage kontantindskud skal du åbne en virksomhedsbankkonto, som udelukkende kan bruges til virksomhedstransaktioner. I slutningen af perioden (f.eks. dag, uge osv.), indbetal de kontanter, som din virksomhed har tjent ved salg.
En virksomhedsbankkonto hjælper med at holde dine kontanter sikre. For ikke at nævne, det giver dig en ekstra rekord på salget.
Udover at foretage hyppige indbetalinger, bør du også have en sikker måde at opbevare dine kontanter på, indtil du kan foretage de nævnte indbetalinger. Overvej at investere i et pengeskab til at opbevare overskydende kontanter fra registret, indtil du kan indbetale penge. Og tillad kun visse medarbejdere adgang til pengeskabet (f.eks. ledere).
For at beskytte din virksomhed mod falske sedler skal du undgå at acceptere større regninger (f.eks. 50 USD eller 100 USD). Store sedler er de mest almindelige sedler, der forfalskes.
For at undgå ubevidst at acceptere falske regninger, kan du overveje at oprette en politik om, hvilken type regninger din virksomhed vil acceptere. For eksempel vil du måske kun acceptere $1, $5, $10 og $20 regninger.
Ud over at etablere en politik kan du tjekke regninger med en speciel detektorpen for falske penge. Disse kuglepenne er billige og viser dig, om en regning er falsk eller ej.
Lær, hvordan du kan se, om penge er falske. Derefter kan du også træne dit team til at være på udkig efter mistænkelige regninger (f.eks. se efter vandmærker), og hvad de skal gøre, hvis de modtager et.
At acceptere store regninger kan også give problemer, når det kommer til at give penge tilbage til kunderne. Hvis du accepterer store regninger, skal du være forberedt på at give kunderne den rette ændring.
Har du brug for en enkel måde at holde styr på din virksomheds transaktioner på? Patriots online regnskabssoftware er overkommelig og nem at bruge. Derudover tilbyder vi gratis, USA-baseret support. Prøv det gratis i dag!
Denne artikel er blevet opdateret fra den oprindelige udgivelsesdato 8. august 2017.