At drive en virksomhed betyder at jonglere med en række forskellige finansielle rapporter, såsom din virksomheds prøvebalance og hovedbog. Med så mange rapporter at se igennem, spørger du måske dig selv, Hvad betyder disse rapporter, og hvordan bruger jeg dem? Tag et kig på forskellen mellem hovedbog vs. prøvebalance, og hvordan du bruger rapporterne til din fordel.
Før vi diskuterer hovedbog vs. prøvebalance, skal du kende til dobbelt bogholderi. Både din prøvesaldo og hovedbog bruger dobbeltbogholderi.
Dobbelt bogholderi er præcis, hvad det lyder som – lige så meget registrering af transaktioner på to eller flere konti. Ved dobbelt bogføring foretages en kreditering på mindst én konto, og en debitering foretages på mindst én anden konto.
Debet og kreditering er lige store, men modsatte poster i dine bøger. Med dobbelt bogføring bør dine kredit- og debettotaler balancere, fordi hver transaktion har lige store, men modsatte virkninger på mindst to konti.
Klar til at dykke ned og lære forskellen mellem hovedbog vs. prøvebalance? Se, hvordan de to rapporter adskiller sig nedenfor.
Nu hvor du ved lidt om dobbelt bogholderi, er det tid til at lære alt om hovedbogen. Så hvad er det?
Hovedbogen er grundlaget for dine bøger. Brug hovedbogen til at sortere og opsummere alle dine forretningstransaktioner for at få et klart billede af din økonomi. Din hovedbog giver detaljerede oplysninger om alle transaktioner i din kontoplan.
Tænk på din hovedbog som et arkivskab og alle konti som mapperne i skabet. Din hovedbog indeholder typisk følgende hovedkonti:
I din hovedbog er aktiver og udgifter i venstre side. Passiver, egenkapital og omsætning er på den rigtige side. Begge sider af hovedbogen skal have samme værdier for at balancere.
Din prøvesaldo er en regnskabsrapport, der indeholder dine hovedbogskontosaldi i debet- og kreditkolonner. Brug din prøvesaldo til at sikre dig, at kreditter og debet er ens på hver konto.
Kan du huske, hvordan din hovedbog er som et arkivskab? Nå, din prøvesaldo er ligesom notatet, der opsummerer dataene i dit arkivskab. Du bruger primært din prøvesaldo som oversigt og opsummering af din hovedbog.
Du tænker måske, Hvordan ved jeg, hvornår jeg skal bruge hovedbogen vs. prøvebalance? Godt spørgsmål! Svaret? Det afhænger af, hvilken information du skal indsamle.
Du kan bruge din prøvesaldo til:
Hovedbøger er bedst til:
Du kan bruge både din prøvesaldo og hovedbog til:
Så hvordan kan du bruge begge disse rapporter effektivt? Tag et kig-se.
Når du gennemgår dine bøger i slutningen af måneden, skal du bruge din prøvesaldo. Prøvebalancen beskriver de grundlæggende oplysninger, der er nødvendige for at udføre et wellness-tjek på dine bøger.
I stedet for at blive hængende af de små detaljer i hovedbogen, kan du bruge din prøvesaldo til at få en idé om, hvor du ser penge komme ind og ud i løbet af måneden.
Ikke alle virksomheder bruger prognoser. Men hvis du gør det, er din prøvebalance et godt sted at se for at afgøre, om din virksomhed er på rette vej økonomisk.
Forecasting giver dig mulighed for at se på den generelle retning af din økonomi. Derfra kan du afgøre, om du er på rette vej og foretage de nødvendige justeringer (f.eks. finjustere dit budget).
Din prøvebalance er en god rapport at trække til forecasting, fordi du kun har brug for en generel idé om, hvor din økonomi står.
Audits kan være en nervepirrende proces. Under en revision skal du producere en masse information for at sikre dig, at dine bøger er i orden. Typisk trækker du din hovedbog under en rutinemæssig revision.
Din revisor eller finansielle rådgiver bruger hovedbogen til at undersøge hver af dine konti under en revision. Din hovedbog viser alle dine transaktioner, inklusive alle dine debet- og krediteringer.
Låneansøgninger kan være omfattende. For ikke at nævne, låneudbydere ønsker så mange detaljer som muligt. Af den grund er hovedbogen dit bedste bud, når det kommer til at ansøge om erhvervslån. En finansiel institution (f.eks. bank) vil gerne vide, hvor mange penge du bruger og tjener for at minimere deres egen risiko.
Din hovedbog fortæller banken de økonomiske oplysninger, de skal bruge for at komme videre med en låneansøgning.
Finansielle rapporter er afhængige af reelle økonomiske data – ikke kun gæt eller prognoser. Mens prøvebalancen viser en basislinje for, hvor penge kommer og går, giver hovedbogen hele billedet.
For at generere rapporter, der er fuldstændige og nøjagtige, skal du bruge hovedbogen. Prøvesaldoen indikerer muligvis ikke, at der er noget galt med en konto. Hovedbogen giver dig mulighed for at se et komplet økonomisk øjebliksbillede, og at intet er ude af balance i dine bøger.
Planlægning af dit budget for året er en åh-så-vigtig proces for din virksomhed. Når du planlægger dit forretningsbudget, er det bedst at se på både din prøvebalance og hovedbog. Hvorfor begge dele?
Din prøvesaldo giver dig en hurtig gennemgang af de forskellige konti, så du nemt kan se, hvilke der har brug for mere opmærksomhed. Måske ser din indtægtskonto godt ud, men din udgiftskonto viser ikke megen bevægelse. Din prøvesaldo angiver, hvor du har lidt plads og giver dig en idé om, hvordan dit budget kan se ud.
Brug hovedbogen til at dykke dybere ned i din virksomheds transaktioner. Med din hovedbog kan du se dine samlede indtægter og udgifter. Og du kan lokalisere eventuelle ændringer, du skal foretage (f.eks. skære ned på unødvendige udgifter). Hovedbogen giver dig det samlede billede af din virksomheds økonomi, før du fortsætter med dit budget.
Lad være med at drukne i dine økonomiske rapporter. Patriots online regnskabssoftware lader dig nemt og sikkert holde styr på alle dine forretningstransaktioner. Bær din prøvebalance og hovedbog med dig, uanset hvor din virksomhed tager dig hen. Prøv det gratis i 30 dage!