Når du ejer en virksomhed, skal du muligvis hyre en ekstra hjælpende hånd, f.eks. en sælger eller entreprenør, for at få et job udført. Og når du betaler en uafhængig entreprenør eller leverandør, kan du være ansvarlig (afhængigt af hvor meget du har betalt dem i løbet af året) for at distribuere og indsende enten Form 1099-NEC eller Form 1099-MISC. Heldigvis for dig er der en nem måde at indsende disse formularer på. Cue e-Filing 1099s.
Før vi dykker ned i, hvordan man behandler 1099'er online, lad os tage et kort kig på et par 1099-formularer.
Som virksomhedsejer bør du kende til de to mest almindelige 1099-former:
Før 2020 brugte virksomhedsejere Form 1099-MISC til at rapportere alle 1099 betalinger. Nu skal du bruge formular 1099-NEC til at rapportere betalinger foretaget til uafhængige entreprenører. Brug ikke 1099-formularer til at rapportere betalinger til W-2-ansatte.
Uanset om du skal indsende 1099-MISC, 1099-NEC eller begge dele, skal du sende formularerne til IRS. Og du skal distribuere flere kopier af formularen til forskellige parter:
Du kan e-file begge formularer til IRS. Vær dog opmærksom på, at fristerne for e-arkivering kan variere. Indsend og send kopier af formular 1099-NEC til medarbejderne inden den 31. januar. For formular 1099-MISC skal du sende modtageren deres kopi senest den 31. januar og indsende papirformularen til IRS senest den 1. marts eller e-filen senest den 31. marts.
Sammen med dine papir 1099-formularer, indsend formular 1096, årlig oversigt og overførsel af amerikansk informationsretur. Formular 1096 er et dokument, der opsummerer oplysninger, som du indsender til IRS, ligesom formularer 1099. Hvis du indsender både formular 1099-MISC og 1099-NEC, skal du indsende en 1096-formular til at ledsage begge sæt formularer. Hvis du e-filer formularer 1099, behøver du ikke indsende oversigtsformular 1096 - du behøver kun at bekymre dig om formular 1096, når det kommer til papir 1099 formularer.
E-arkivering (alias elektronisk arkivering) er processen med at indsende formularer online i stedet for papirarkivering via post.
Indlevering af formularer elektronisk har en tendens til at være hurtigere end at sende en papirformular. For ikke at nævne, e-arkivering kan være en mere præcis mulighed. Elektronisk arkivering kan potentielt fange fejl og dataindtastningsfejl, før du afslutter e-arkiveringsprocessen.
Selvom der er masser af frynsegoder, er e-arkivering ikke den perfekte løsning. Elektroniske arkiver kan nogle gange let gå tabt, især hvis din computer går ned, eller hvis du glemmer at sikkerhedskopiere oplysninger.
Hvis du ikke kan lide ideen om e-arkivering, kan du typisk vælge alternativet med at sende i papirform.
Nu hvor du har en oversigt over 1099s og e-arkivering, lad os komme ind på ukrudtet om IRS 1099 elektronisk arkivering, skal vi?
IRS tillader virksomheder at e-arkivere 1099 formularer online hvert år i stedet for manuelt at udskrive papirkopier og sende dem med posten.
For at e-file formularer 1099 kan virksomheder bruge IRS's elektroniske (FIRE)-system til arkiveringsoplysninger. IRS's FIRE-system giver virksomheder mulighed for at indsende en række informationsretur, herunder formularer 1042-S, 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, 8027, 8955-SSA, W-2G og selvfølgelig 1099. Du kan ikke bruge FIRE System til at indgive formularer 1094 eller 1095.
Enhver med en FIRE System Transmitter Control Code (TCC), som er forpligtet til at indsende oplysninger fra ovenstående, kan e-file.
IRS opfordrer alle virksomheder og enkeltpersoner til at arkivere elektronisk. Enhver virksomhed, partnerskab, arbejdsgiver, ejendom eller trust, der er forpligtet til at indsende 250 eller flere oplysninger returnerer for ethvert kalenderår skal indsendes elektronisk.
Hvis du indgiver formular 1099-MISC, kan du også e-file med din stat, hvis den deltager i det kombinerede føderale/statslige arkiveringsprogram (CF/SF). For mere information om programmet og indgivelse af 1099s til din stat, tjek IRS's CF/SF ofte stillede spørgsmål.
For at arkivere dine 1099s elektronisk skal du have software eller en tjenesteudbyder, der kan oprette filen i det rigtige format. Husk, at en scannet eller PDF-kopi af formularen ikke vil blive accepteret.
Medmindre nogen håndterer e-arkivering på dine vegne (f.eks. udbyder af regnskabssoftware), skal du oprette en FIRE System-konto og få en TCC. Hvis du ikke har en kode, skal du indsende en online-udfyldningsformular 4419, ansøgning om indgivelse af oplysninger returneres elektronisk, for at anmode om en.
Når du har dine 1099'ere klar, oprettet din FIRE-konto og modtaget en TCC, er det tid til at starte e-arkivering (woohoo!). Følg nedenstående trin for at e-file dine 1099-formularer:
Husk, at ovenstående trin kan ændre sig lidt over tid.
Når du har gennemført ovenstående trin, viser en side en oversigt over, hvad du har indsendt. Du kan indsende en anden formular ved at vælge "Indtast en anden?" For at sikre, at du har indsendt dine formularer og kontrollere status, skal du vælge "Kontroller filstatus."
Efter at have indsendt dine 1099'er, bør du modtage en filstatus-e-mail inden for et par dage. Hvis du ikke modtager e-mailen, skal du logge ind på din FIRE-konto og kontrollere filens status eller ringe direkte til IRS.
Igen, for at e-File 1099s skal du have dem i det korrekte format. For at sikre, at du har den korrekte filtype og formatering, kan du bruge en software (f.eks. regnskab) eller tjenesteudbyder.
Afhængigt af hvilken rute du går, kan din software eller udbyder endda være i stand til at e-file 1099'erne for dig. Se på ting som omkostninger og hvad der er inkluderet, når du leder efter en håndfri mulighed.
Har du brug for hjælp til e-arkiveringsformularer 1099 ved årets udgang? Patriots regnskabssoftware giver dig mulighed for at tilmelde dig 1099 e-arkivering . Filer dine formularer i vores software med blot et par klik, og vi sender dem over til IRS og stater, der deltager i e-arkiveringsprogrammet. Giv vores regnskabssoftware en chance gratis i dag!