Hvor mange gange har du sendt en faktura ud til en kunde og mistet overblikket, mens du venter på betaling? Hvis det er sket mere end én gang, er det måske på tide at øge dine evner til at spore fakturaer.
Fakturasporing er nøglen til at sende betalingspåmindelser, tilføje forsinkede gebyrer og - vigtigst af alt - få betalt.
Fakturaer er regninger, du sender ud til kunderne efter at have givet dem et produkt eller ydet dem en service. Fakturaen beder kunden om betaling. Og det giver dig og kunden et papirspor, så alle ved, hvornår betalingen forfalder.
En faktura viser de vigtigste detaljer, som en kunde skal vide for at betale deres regninger, herunder:
Du kan sende papirfakturaer til kunder. Eller du kan prøve at sende digitale kopier (f.eks. e-mail) med e-fakturering.
Sender du fakturaer til kunder, har du brug for et sporingssystem. Hvorfor? Brug af et velhashed fakturasporingssystem kan hjælpe dig:
For at gøre processen med at blive betalt nemmere, skal du tage et kig på følgende tips til fakturasporing.
Først og fremmest:Du har brug for et system, der hjælper dig med at spore dine fakturaer. Her er et par måder, du kan spore fakturaer på:
Brug af et regneark betyder, at du manuelt skal oprette en fakturasporingsskabelon for at spore din virksomheds fakturaer, hvilket kan være tidskrævende. Du behøver dog ikke betale for denne metode med andet end din tid.
Fakturasporingssoftware gør præcis, hvad navnet antyder:Det giver dig en automatiseret måde at oprette og spore dine fakturaer på. Fakturasporingssoftware giver dog typisk ikke detaljeret rapportering som regnskabssoftware.
Brug af regnskabssoftware giver dig ikke kun mulighed for at spore dine fakturaer, men du får også omfattende rapporter og andre meget tiltrængte funktioner til erhvervslivet. Hvis du ønsker at automatisere dine fakturaer og dine regnskabsbøger, kan regnskabssoftware være vejen at gå. For ikke at nævne, er der nogle udbydere, der lader dig oprette og sende estimater, konvertere estimater til fakturaer, acceptere kreditkortbetalinger og mere.
Uanset om du udsender papir- eller elektroniske fakturaer, skal du altid gemme en kopi af fakturaen til din bogføring.
Hvis du bruger regnskabssoftware eller fakturasporingssoftware, fungerer systemet som et automatisk papirspor for dig. Det betyder, at du kan få adgang til kopier af dine fakturaer, når du vil.
Hvis du ikke bruger software, kan du opbevare digitale kopier af hver faktura, du sender ud, på din computer (f.eks. i en mappe). Eller du kan opbevare papirkopier i et arkivskab.
Vil du forbedre din fakturasporingsproces, identificere og undgå pengestrømsproblemer og nemt se, hvornår alle dine tilgodehavender forfalder? Hvis det er tilfældet, skal du oprette en rapport om ældning af debitorer.
Ældning af debitorrapporter viser dig, hvor mange dage en faktura er forfalden. Dine debitorer (AR) er de penge, du skylder dig fra kunder. Denne rapport opdeler det endnu mere at kategorisere forfaldne fakturaer i faste tidsblokke.
En ældningsrapport for debitorer bruger typisk følgende tidsrammer:
For eksempel kan du have en faktura, der er 30 dage forsinket. Den næste dag (31 dage forsinket) flytter du kunden ind i tidsrammen på 31-60 dage. Dette hjælper med at vise dig, hvilke kunder der har forfaldne fakturaer i hvilken kategori. Og rapporten opdeler de skyldige beløb i hvert interval.
Din AR-rapport kan se sådan ud:
| Kundenavn | Saldo i alt | Aktuel | 1 – 30 dage | 31 – 60 dage | 61 – 90 dage | 90+ dage |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kunde 1 | 4.000 USD | $0 | 1.200 USD | 800 USD | 2.000 USD | $0 |
| Kunde 2 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 | $0 |
| Kunde 3 | 500 USD | 150 USD | $0 | 100 USD | $0 | 250 USD |
| Totaler | 4.500 USD | 150 USD | 1.200 USD | 900 USD | 2.000 USD | 250 USD |
Brug af en aldersrapport er den bedste måde at spore dine fakturaer efter intervaller for at se, hvem der skylder flest penge (og hvornår).
Igen, brug af software kan strømline processen med at administrere din ældningsrapport for debitorer. Softwaren flytter automatisk fakturaer ned i pipelinen baseret på antallet af forfaldne dage for hver faktura, du har indtastet i systemet.
Du kan også vælge manuelt at oprette en AR-rapport (f.eks. fakturasporingsregneark) og opdatere den månedligt.
Brug af et system, oprettelse af kopier og oprettelse af en AR-aldringsrapport giver dig de oplysninger, du har brug for til at sende påmindelser. Det er grunden til, at det at sende påmindelser blev vores top fem liste over tips til fakturasporing.
Når du sporer fakturaer, skal du sende rykkere til kunder og bede dem om betaling. Disse blide skub minder kunderne om, at deres fakturaer er forfaldne. Og betalingspåmindelser kan hjælpe kunder med bedre at spore deres kreditorer.
Hvis du bruger software, behøver du muligvis ikke bekymre dig om at sende påmindelser. Du kan oprette automatiske betalingspåmindelser for, hvornår fakturaer er forfaldne et bestemt antal dage.
| Muligheden for at sende fakturapåmindelser er blot en af de funktioner, dit regnskabssoftware skal have. Hvad skal dit regnskabssoftware ellers kunne? Tjek vores GRATIS whitepaper, "10 ting at overveje, når du vælger regnskabssoftware," for at finde ud af det. |
Tak på forsinkelsesgebyrer? Hvad med en førtidig betaling rabat? Find ud af, hvad der fungerer og ikke fungerer med din nuværende proces for at forbedre fakturasporing.
Vær opmærksom på dit nuværende betalingssporingssystem for at se efter områder, du kan forbedre på. Du kan finde ud af, at du skal:
Er du klar til at tage din fakturaproces til næste niveau? Med Patriot's Regnskabspræmie , kan du oprette og spore et ubegrænset antal kunder og fakturaer, acceptere kreditkortbetalinger, opsætte tilbagevendende fakturaer og sende automatiske betalingspåmindelser. Udnyt vores gratis prøveperiode i dag!