Hvis du driver en lille virksomhed, er kontantbaseret regnskab en af de nemmeste måder at styre økonomi på - især hvis du ikke har stor erfaring med regnskab. Det fungerer grundlæggende sådan her:du registrerer indtægter, når kontanter kommer ind, og udgifter, når kontanter går ud.
Kontantbaseret regnskabssoftware er altså enhver løsning bygget op omkring denne regnskabstilgang.
Kontantbaserede systemer er typisk nemmere at administrere, billigere og et godt valg for små virksomheder. De fokuserer på spørgsmålet:Hvor er vores økonomi lige nu? I modsætning til periodiseringsbaserede eller hybride systemer, som bruger kreditorer og tilgodehavender til at registrere poster, før de udligner.
Når du først har valgt en regnskabsmetode, sidder du stort set fast i den (medmindre du indsender en skriftlig anmodning til IRS via formular 3115), så det er vigtigt også at vælge en softwareløsning, der imødekommer din metode.
De fleste kontantbaserede regnskabssoftware vil give nogle eller alle følgende funktioner:
Under din sammenligning af regnskabssoftware skal du bruge disse funktioner (og andre, du måtte have brug for) til at screene produkter til din shortliste. Når du har bygget en shortliste, skal du køre et par demoer/gratis prøveversioner og sammenligne priser. Hvilken løsning giver den bedste værdi for sin abonnementspris? Vigtigst af alt, hvilken passer bedst til din regnskabsmetode?
Hvorfor bruge regnskabssoftware? Nogle små virksomheder har en tendens til at foretrække kontantbaseret regnskabssoftware på grund af dens iboende enkelhed.
Hvis du leder efter en nem måde at spore penge, når de strømmer ind og ud af dine konti, skal du ikke lede længere. Et kontantbaseret system er som et sofistikeret checkhæfte:du registrerer betalinger og udgifter, holder øje med dine saldi og lader din revisor klare resten (skatteindberetning, økonomiske fremskrivninger, balancer osv.). Du behøver ikke noget dyrt, uhåndterligt stykke software designet til et multinationalt selskab.
Og bare rolig, du er ikke alene om at afsky det kedelige arbejde med økonomistyring:46 procent af små virksomhedsejere siger, at bogføring er deres mindst foretrukne opgave.
Før du forpligter dig, er det vigtigt at forstå, hvordan kontantbaserede systemer adskiller sig fra periodiseringsbaserede og hybride alternativer. Periodiseringsbaseret regnskab registrerer indtægter og udgifter, når de er optjent eller afholdt, i stedet for at vente på, at kontanter kommer ind eller forlader kontoen. Dine "kreditorer" fortæller dig således, hvor meget du kan forvente i kommende udgifter, og dine "debitorer", hvor meget du kan forvente i omsætning. Kast løn, beholdning og rapportering ind i blandingen, og tingene kan begynde at blive forvirrende.
Men kompleksiteten af periodiseringsbaseret regnskab betyder ikke nødvendigvis, at kontantbaseret regnskab er det rigtige valg for enhver lille virksomhed. Hver metode har sine fordele og ulemper.
Kontantregnskab, for eksempel, siges at være mindre pålideligt til beregning og fremskrivning af overskud, da det ikke registrerer indtjente indtægter, før det rent faktisk er betalt kontant. IRS har også nogle bestemmelser, der forhindrer visse typer virksomheder i at bruge kontantregnskab - såsom C-selskaber, skattely eller virksomheder, der fører en varebeholdning.
| Fordele | Udemper |
|---|---|
| Nem at konfigurere. | IRS kræver formular, hvis du ændrer regnskabsmetode. |
| Let at spore pengestrømme. | Sværere at kende din "bundlinje." |
| Indkomst er skattepligtig efter modtagelsen. | I henhold til IRS kan visse virksomheder ikke bruge kontanter. |
Hybrid regnskabssoftware, som du måske har gættet, kombinerer aspekter af både kontant- og periodiseringsregnskab i et enkelt system. Dette er en mindre almindelig rute, men kan være en gyldig mulighed afhængigt af den måde, du administrerer indtægter, udgifter og beholdning på.
Hvis du stadig er forvirret over kontantbaseret regnskabssoftware, skal du bare huske dette:det er et værktøj til at styre penge, når de strømmer ind og ud af din virksomhed - hverken mere eller mindre.
Som ejer af en lille virksomhed eller eneejer har du ikke mange penge eller tid til din rådighed, så du skal vælge en overkommelig løsning, der er nem at implementere. Frem for alt skal dit regnskabssoftware matche din foretrukne regnskabsmetode. Regnskabssoftware kan være svaret på dine kontantbaserede regnskabsbehov.
Denne artikel er en gæsteblog bidraget af TechnologyAdvice.
Denne artikel er blevet opdateret fra dens oprindelige udgivelsesdato 22. december 2015.