Når du driver virksomhed, skal du vide lidt om regnskab. En af de ting, du skal vide, er kontoafregning. Afviklingen af en konto kan være afgørende, især hvis du benytter clearing konti. Hvad er en kontoafregning? Hvorfor er det vigtigt? Hvornår skal du gøre op på dine konti? Lær alt dette og mere ved at læse videre.
En kontoafvikling eller afvikling af konti er handlingen med at betale udestående saldi for at bringe en kontosaldo til nul.
At afvikle en konto kan også betyde at afslutte modregningsprocessen mellem to eller flere parter i en aftale. Hvis to eller flere parter er enige om en modregning, kan de blive enige om at bytte varer eller tjenesteydelser i stedet for penge. Eller parterne kan blive enige om at betale en lavere pris i bytte for varer eller tjenesteydelser. Dette resulterer i, at en eller flere parter har en positiv balance.
For eksempel har du én udestående saldo på en konto. Kunde A skylder hele saldoen på grund af Faktura A. Når Kunde A betaler fakturaen, er kontoen nu udlignet.
Grundlæggende er afviklingen af kontoen den faktiske udveksling af penge eller en anden værdi (såsom varer eller tjenester) for at betale af på kontoen.
Du kan afregne både aktiv- og passivkonti.
Når en person eller virksomhed skylder din virksomhed, er kontoen et tilgodehavende (dvs. en aktivkonto).
Hvis du registrerer betalinger, du skylder til en långiver eller anden virksomhed, indtil du betaler af på de midler, du skylder, er den konto, du afregner, en kreditor (dvs. en passivkonto).
Afregning af en konto sker ofte med clearing af konti. Hvad er en clearingkonto? En clearingkonto er enten en:
Du kan vælge at tilbageholde flere betalinger på clearingkontoen, indtil du modtager den samlede forfaldne saldo på en faktura.
For eksempel har virksomhed A en faktura på i alt 5.000 USD. Virksomhed A sender fem betalinger på $1.000 hver for fakturabetalingerne. Du tilbageholder hver betaling på clearingkontoen, indtil du modtager det samlede beløb på $5.000. Når du har modtaget den endelige betaling, er kontoen afviklet, og du kan lukke clearingkontoen.
At afregne dine konti kan være forvirrende, især da der er flere forskellige måder, du kan gøre det på. Her er nogle eksempler på kontoafregninger.
Din virksomhed åbner en lånekonto hos Bank A for 10.000 USD. Bankens aftale er på fem år plus renter. I fem år betaler du til tiden. Når du foretager den sidste betaling, afregner du kontoen med banken.
Du åbner en lånekonto hos Bank B for 20.000 USD, der skal betales af over fem år. Efter tre år skylder du stadig $8.000. Du løber dog ind i en økonomisk nød, der forhindrer dig i at betale dit månedlige lån.
Så du taler med din bank og laver en plan for en engangsafregning. Banken accepterer, at du kan holde lidt fri fra din nuværende afdragsordning. Men Bank B kræver, at du foretager en engangsbetaling på $8.000 for at afvikle din konto.
Når du har taget lidt fri fra tilbagebetalinger, har du midlerne til at betale den resterende saldo. Når du foretager afregningsbetalingen, er kontoen nu afviklet.
For at holde din virksomheds bankkonto sikker, bruger du en sekundær lønudligningskonto. Før du betaler dine medarbejdere, overfører du midlerne til deres lønsedler og skatterne til clearingkontoen. Når medarbejderne indbetaler deres lønsedler, rydder disse checks kontoen.
Men skatterne sidder på clearingkontoen, indtil du foretager betalingerne til det relevante skatteagentur. Når medarbejderne har indbetalt deres checks, og du har indbetalt skatterne, er saldoen på clearingkontoen nul. Så du har afgjort kontoen.
Din virksomhed fremstiller tømmer, og du har brug for en tilføjelse bygget på din detailbutik. Du arbejder med et byggefirma, der er specialiseret i byggekonstruktion, firma B. Så du accepterer at levere det nødvendige tømmer til firma B mod at de bygger tilføjelsen på din detailbutik.
Værdien af tilføjelsen til din butik er højere end værdien af tømmeret. Men kontoafregningen finder sted, når du gennemfører transaktionen. Kreditsaldoen tilfalder virksomhed B, men kontoen er afviklet.
Selvom værdierne af de to ikke er ens, afgjorde værdiudvekslingen i aftalen kontoen.
Du har én udestående saldo på en konto i dine bøger. Kunde A skylder hele saldoen og har kun én faktura. Virksomhed A sender et engangsbeløb for deres udestående faktura. Når Kunde A betaler fakturaen, og du registrerer transaktionen, er kontoen nu udlignet.
Så hvad er forskellen mellem afviklingskonti og kontoafregninger? På trods af at navnene er så ens, er der en del forskel på de to.
Igen er kontoafregninger, når du afregner udestående saldi enten gennem betalinger eller modregninger.
Men afviklingskonti er bankkonti, der bruges til at spore betalingsbalancerne mellem banker. International betalingsbalanceregnskab bruger afviklingskonti til at spore midlerne i centralbankernes reserveaktiver. Reservetransaktionerne involverer typisk guld, udenlandske valutaer, bankindskud og andre internationale fonde.
Afviklingskonti sporer normalt kun midler relateret til nationer, der afvikler underskud eller overskud i betalingsbalancen. Lande overvåger også deres indgående og udgående midler mellem andre lande med afviklingskonti.
Når du afregner dine konti, gør du det typisk, fordi du har registreret transaktioner i forventning om at modtage penge eller foretage betalinger. Afregningsdato er dog en metode, du kan bruge til at indtaste oplysningerne i dine bøger kun når du gennemfører transaktionen.
Med afregningsdato-regnskab skal du indtaste transaktionerne i din hovedbog, når transaktionen finder sted. Denne metode sikrer, at alt på din hovedbog rent faktisk er sket med det nøjagtige registrerede beløb. Du afregner kontoen på det tidspunkt, du registrerer transaktionen.
Eksempelvis ansøger du om et lån i Bank A den 15. december, men banken udsteder først lånet den 15. januar. Med afregningsdatoens regnskabsmetode omfatter regnskabet fra december ikke lånet.
Selvom afregningsdato-regnskab giver dig besked om de faktiske transaktioner, tillader denne metode dig ikke at se virkningen af potentielle eller kommende transaktioner. Så eventuelle afventende transaktioner på din balance vises ikke i din hovedbog. Og transaktioner, der ikke er på din hovedbog, vises ikke på din virksomheds øvrige regnskaber.
Registrering af betalinger og andre finansielle transaktioner bør ikke være en tidskrævende proces. Patriot's online regnskabssoftware gør det hurtigt og nemt at indtaste alle dine regninger, fakturaer og betalinger, så du kan komme tilbage til arbejdet. Start din gratis 30-dages prøveperiode i dag!