Som virksomhedsejer er der mange ting, man skal være opmærksom på, når man driver sin virksomhed. Løn, ansættelse, bogføring … listen bliver ved og ved. Og denne liste inkluderer overvågning af alle dine virksomhedsregistre. Så hvad er de vigtigste forretningsoplysninger at spore?
IRS kræver, at du opbevarer et antal optegnelser i et vist tidsrum (f.eks. skatteoptegnelser). Men hvilke typer journalføring bør du holde øje med, selvom du ikke er påkrævet at beholde dem? Der er seks virksomhedsregistre at overvåge:
Du dokumenterer alle din virksomheds transaktioner i dit regnskab. De nødvendige regnskabsoptegnelser for virksomheden omfatter alle oplysninger om din indkomst, egenkapital og udgifter. Fra dine økonomiske regnskaber kan du kompilere dataene til regnskaber og beregne nøgletal for små virksomheder.
Du skal spore dine regnskaber til:
Overvåg dine finansielle poster med jævne mellemrum (f.eks. månedligt eller kvartalsvis). Og bekræft, at du sporer alle udgifter og indtægtskilder. Uden alle regnskabsdata er dine optegnelser ufuldstændige og giver unøjagtige oplysninger. Gem alle kvitteringer og kopier af fakturaer for at sikkerhedskopiere dine optegnelser.
Den føderale regering kræver, at du opbevarer finansielle dokumenter, der viser dine indtægter og udgifter. Brug dit regnskab til at indsende din virksomheds selvangivelse.
Når du har indgivet din selvangivelse, skal du opbevare dine skatteregistre. Hvorfor? Fordi IRS kræver, at du opbevarer disse optegnelser i et bestemt tidsrum. Indsender du ikke selvangivelse, skal du opbevare skatteregnskabet på ubestemt tid. Spørg din revisor, stat eller IRS for at bekræfte, hvor længe du skal opbevare individuelle optegnelser.
| Leder du efter en nem løsning til oprettelse og lagring af dine regnskaber? Patriot's online regnskabssoftware lader dig gemme og få adgang til dine økonomiske data hvor som helst og når som helst. Prøv det gratis i 30 dage! |
Dit kontoudtog beskriver alle dine konti i banken. Konti kan omfatte din kontrol, opsparing, investering og kreditkortoplysninger. Og du kan afstemme dine bankkonti med de regnskaber, du skal spore.
Sammenlign dine kontoudtog med dine finansielle poster, og gennemgå dem for potentielle fejl. Hvis dine kontoudtog ikke stemmer overens med dit regnskab, kan der være en fejl i dine bøger.
Kontoudtog hjælper dig også med at spore din virksomheds fremskridt. Og du bruger dine kontoudtog til at indberette din skat.
Har du et erhvervslån? I så fald er sporing af dit lån afgørende. Du vil spore ting som:
Opbevar alle dokumenter til lånet et sted, hvor du nemt kan få adgang til dem. Hvis du beslutter dig for at betale lånet tilbage tidligere eller har brug for en forlængelse, skal du fremlægge dokumentationen til låneudbyderen.
Spor tilbagebetalinger af erhvervslån i dine bøger. Debiter lånekontoen for at mindske forpligtelsen i dine bøger og kreditere kontantkontoen for betalingerne.
Målet med at spore dit virksomhedslån er at sikre, at du ikke går glip af betalinger og håndterer risici. Og du kan øge dine chancer for at modtage lån i fremtiden gennem ansvarlige lånetilbagebetalingsplaner. Ikke at gå glip af betalinger og afdrag på hele lånet som beskrevet i låneaftalen hjælper med at øge din virksomheds kreditscore. Og en højere virksomhedskreditscore fortæller långivere, at du er en ansvarlig låntager med lavere risiko.
De juridiske dokumenter, din virksomhed har, afhænger af din virksomhedsstruktur. For eksempel skal stiftede selskaber (f.eks. C-selskab) opretholde deres vedtægter. Andre juridiske dokumenter omfatter partnerskabsaftaler for partnerskaber eller en DBA (aka doing business as) for enkeltmandsvirksomheder.
Du skal opbevare alle juridiske dokumenter, der beviser, at du ejer din virksomhed. Opbevar disse dokumenter et sikkert sted, hvis du skal fremlægge bevis for ejerskab.
Husk, at sporing af dine juridiske dokumenter er anderledes end at spore økonomiske optegnelser. Du skal vide, hvor du opbevarer dine dokumenter, så du nemt kan trække dem, når du har brug for dem.
Statslige og lokale myndigheder kan kræve, at du indhenter forskellige tilladelser eller licenser til at drive din virksomhed. Og afhængigt af din virksomheds branche skal du muligvis ansøge om og modtage branchespecifikke tilladelser eller licenser.
For eksempel kan virksomheder, der sælger mad eller drikkevarer, have behov for at få en sundhedstilladelse for at sælge disse varer. Og hvis du beslutter dig for at sælge alkohol i din virksomhed, skal du ansøge om en spiritusbevilling.
Spor dine tilladelser og licenser, fordi du muligvis skal forny dem med jævne mellemrum. Og hold øje med eventuelle ændrede love for de tilladelser eller licenser, din virksomhed har. Hvis en lov ændrer, hvor du skal poste, eller hvor ofte du skal forny en tilladelse eller licens, skal du overholde det omgående for at undgå bøder eller bøder.
Der er forskellige typer af forsikringer, du muligvis skal købe, når du driver virksomhed. Eksempler på de typer forsikringer, du kan købe, omfatter:
Men for at bruge din forsikring skal du fremvise forsikringsbevis. Hold styr på, hvor dine forsikringer er. På den måde kan du have dit forsikringspolicenummer og andre identifikationsoplysninger ved hånden, hvis du skal anmelde et krav.
Forsikringer kan hjælpe med at beskytte din virksomhed i tilfælde af:
Overvej at opbevare kopier af dine forsikringer et sted, hvor de ikke kan blive beskadiget. For eksempel kan du opbevare optegnelser digitalt i skyen eller fysisk i en brandsikker låseboks. Spørg også din forsikringsudbyder, om de tilbyder en digital konto, så du kan downloade eller se din forsikring online i stedet for papirdokumenter.
Denne artikel er blevet opdateret fra den oprindelige udgivelsesdato 8. april 2016.