Da jeg var en ung tillidsmand, der lige var begyndt i denne virksomhed for 30-nogle år siden, var ejendomsadministration en meget enklere proces. Ikke alene er teknikker til ejendomsplanlægning blevet mere komplekse, men måden en bobestyrer indsamler oplysninger om en dødsbos aktiver på har ændret sig fuldstændigt.
Da jeg startede, blev der sendt et adresseændringskort til posthuset, og den afdødes post begyndte at komme til mit kontor. Jeg ville blot vente, indtil jeg modtog personens kontoudtog, kurtageudtog og andre meddelelser, såsom ejendomsskatteudtog eller forsikringspræmiemeddelelser.
Tiderne har dog ændret sig, og nu modtager mange kunder regnskaber elektronisk i stedet for på papir. At have onlineadgang til investeringer er en stor bekvemmelighed for os alle, hvilket giver os mulighed for at kontrollere saldi, placere handler, overføre penge og en hel række andre tjenester, som for ikke længe siden krævede hjælp fra et andet menneske. Ulempen ved disse fremskridt er, at de kan skabe en meget vanskelig situation for en efterlevende ægtefælle eller bobestyrer, der forsøger at afgøre, hvor en afdøds aktiver opbevares.
Noget mere kompliceret er de komplekse adgangskoder, der nu er almindelige for at få adgang til vores computere, for ikke at nævne vores online finansielle konti. Hvad er det første, du får at vide om en adgangskode? Skriv det ikke ned! Igen kan dette skabe utilsigtede konsekvenser for en bobestyrer, der har brug for at få adgang til hver konto for at samle aktiverne og til sidst distribuere disse aktiver til arvingerne eller kuratorerne baseret på det sprog, der er indeholdt i testamentet.
Dette problem var for nylig i nyhederne, da grundlæggeren og administrerende direktør for en canadisk kryptovalutabørs, QuadrigaCX, døde uventet i december 2018. Gerry Cotten døde uden at have delt adgangskoden til børsens kølerum, hvilket efterlod 190 millioner dollars i kryptovaluta tilhørende kunder af QuadrigaCX totalt utilgængelige. Investorer vil muligvis aldrig se deres midler igen. Dette er et meget øjenåbnende eksempel på, hvordan sikkerhedssystemet, der er designet til at holde hackere ude af en konto, kan arbejde imod ejerne af midler. Det er uklart, om den kryptovaluta, der opbevares i QuadrigaCX's sikre fryselagerpung, nogensinde vil blive gendannet - og nogle har antydet, at denne historie blev udtænkt for at skjule økonomiske forseelser fra QuadrigaCX's grundlæggers side.
Dette er et meget offentligt og storstilet eksempel på sikker adgang, men det fremhæver behovet for at give nogen mulighed for at få adgang til dine data, hvis du bliver uarbejdsdygtig eller dør. Der er ikke noget enkelt svar på dette problem, men det er klart, at problemet ikke forsvinder snart. Der er nogle handlinger, du kan tage for at sikre, at dine aktiver og regnskaber er tilgængelige for din bobestyrer eller efterlevende ægtefælle i tilfælde af, at du dør eller bliver uarbejdsdygtig.
Det nemmeste, men mindst sikre, er blot at give dine adgangskoder til et betroet familiemedlem. De skal bruge adgangskoder for at få adgang til din computer eller smartphone. De skal også bruge en adgangskode for at få adgang til din e-mail - hvilket er, hvor elektroniske regnskaber traditionelt sendes. Som nævnt skaber dette et potentielt sikkerhedsproblem og giver heller ikke den betroede person adgang til hver enkelt finansiel platform, hvilket vil kræve, at hver af disse adgangskoder bliver skrevet ned eller på en eller anden måde gemt og kommunikeret til den betroede person. Mange computeroperativsystemer gemmer nu adgangskoder til ofte besøgte websteder, så det er muligt, at hvis en betroet person havde adgang til din computer, kan de muligvis også få adgang til dine økonomiske konti.
En anden simpel mulighed ville være at skrive ned og placere alle adgangskoder i en pengeskab. Din bobestyrer eller værge/faktisk advokat kan gennem en fuldmagt (i tilfælde af inhabilitet) få adgang til pengeskab og dine adgangskoder for at få adgang til din computer, e-mail og finansielle platforme. Denne mulighed er noget sikrere end blot at skrive ned og give adgangskoder til en betroet ven eller ægtefælle; dog kræver det omhu at holde listen opdateret, da adgangskoder ændres. Det har været min erfaring, at de fleste mennesker ikke vil følge med i denne byrdefulde proces, og adgangskoderne, der opbevares i en pengeboks, er næsten altid forældede. Det er dog en måde at give adgang til dine oplysninger, hvis du er disciplineret nok til at holde listen opdateret.
Endelig er den mest sikre og langt den mest anbefalede måde at opbevare adgangskoder på, brugen af en digital tegnebog. Som en rigtig pung holder en digital pung styr på alle dine adgangskoder på tværs af alle dine enheder og gør det i en krypteret fil i skyen. Min foretrukne digitale tegnebog er Last Pass (www.lastpass.com), men der er mange andre at vælge imellem. LastPass er en gratis app, der giver dig mulighed for sikkert og sikkert at gemme alle dine adgangskoder på et enkelt sted. Derfor er der kun én forhindring for en bobestyrer eller efterlevende ægtefælle at komme over, og det er den adgangskode, som du tilgår den digitale tegnebog med.
Dette ville kræve, at du opbevarer hovedadgangskoden et eller andet sted, eller måske kan du blive enige med din ægtefælle eller betroede ven om et mønster af adgangskoder. Det kunne være alt, som I to nemt kan huske, sammen med måske et par andre karakterer. Det skal være noget, der kan huskes og ikke skrives ned. At nedskrive og gemme adgangskoder bør undgås, hvis det overhovedet er muligt.
Efterhånden som vi fortsætter ad denne digitale vej, tror jeg, at der snart vil være en endnu nemmere måde at gemme og gendanne adgangskoder for at give adgang til dine økonomiske data for enten en ægtefælle eller bobestyrer, hvis det er nødvendigt at indhente oplysningerne. Men indtil videre opfordrer jeg dig til at engagere dig i en eller anden strategi for at sikre, at dine aktiver kan findes, indsamles og distribueres efter dine ønsker, når det uundgåelige indtræffer.