Omtalen af fremtidens kontor kan måske fremmane billeder af maskiner, der overtager gentagne og arbejdskrævende opgaver. Men den fremtid er nu. Udviklingen af teknologier såsom cloud-baserede applikationer samt softwareplatforme og virksomhedsressourceplanlægningssystemer, der hjælper virksomheder med at opnå maksimal driftseffektivitet, har gjort automatiserede kontorer til en realitet.
Ifølge konsulentfirmaet McKinsey har corporate finance-afdelinger reduceret omkostningerne med næsten 30 % i løbet af det sidste årti ved at implementere automatiseringsløsninger inden for områder som indkøb, regnskab og løn. Disse innovationer har transformeret økonomifunktioner og elimineret mange ineffektiviteter.
Som finansanalytiker og softwareudvikler udnyttede jeg automatisering fuldt ud ved at oprette bots til økonomiopgaver, da jeg oprettede og byggede mit eget konsulentfirma, Pylink. Men det har mange finanskontorer stadig ikke, så de bruger uforholdsmæssigt meget tid og ressourcer på at udføre grundlæggende opgaver.
Jeg er ikke den eneste, der har bemærket problemet. Konsulentfirmaet PwC fandt ud af, at økonomikontorer skal øge deres produktivitet og indsigt gennem automatisering og procesforbedring, hvilket kan reducere omkostningerne med tocifrede procenter for mange nøglefunktioner. PwC's undersøgelser viser, at automatisering kan reducere 40 % af tiden brugt af folk på ledelsesrapportering, 27 % af tiden brugt på skatteregnskab og 23 % af timer brugt til kreditstyring, generel regnskab og fakturering.
Deloitte er nået frem til sammenlignelige konklusioner:Med henvisning til forskning offentliggjort af Ayehu rapporterer den, at intelligent automatisering reducerer forretningsprocesomkostningerne med 25 til 40 %. Og Gartners forskning afslører, at en virksomhed med 40 fuldtidsansatte regnskabsmedarbejdere kunne eliminere over 870.000 USD i udgifter hvert år ved at automatisere opgaver og eliminere ekstra arbejde for at rette menneskelige fejl.
I denne artikel vil jeg gerne dele nogle enkle automatiseringsstrategier, som jeg har brugt til min virksomhed og mine kunder – nemme rettelser, der kan være nyttige for organisationer af enhver størrelse.
Hyldeløsninger som QuickBooks kan være nyttige for mindre organisationer. For at maksimere effektiviteten råder jeg dog til at bruge programmeringssprog som Python til at tilpasse dine løsninger, herunder bots til erhvervslivet. Python er meget intuitiv og giver et stort standardbibliotek af værktøjer, plus adgang til finansieringsspecifikke biblioteker, hvilket gør det mere alsidigt end Excel.
I min tidligere artikel for Toptal viste jeg, hvor nemt det er at bruge Python til at udvikle skræddersyede pengestrømsmodeller til virksomheder. Jeg opfordrer dig til at læse det, hvis du er interesseret i at lære sproget. I denne artikel vil jeg dog give dig et overblik over praktiske applikationer – lige fra tidsregistrering til løn til e-mail – som en udvikler hurtigt og nemt kan implementere for dig, hvis du ikke selv er interesseret i at dykke ned i koden.
Lad mig demonstrere, hvor nyttig brugerdefineret automatisering kan være ved at vise dig et eksempel fra min virksomhed, som kan tjene som et casestudie. På trods af at det er en lille virksomhed, står mit team hos Pylink og jeg over for betydelig kompleksitet, der giver udfordringer, når det kommer til betalinger, herunder følgende:
For at udvikle et betalingssystem, der kan imødekomme disse udfordringer, bruger (og anbefaler) jeg følgende teknologier til at skabe en Python-bot, der kører i skyinfrastrukturen i Amazon Web Services (AWS).
Sådan brugte jeg disse værktøjer til at automatisere én multitask-brugssag:betalende medarbejdere, entreprenører og mig selv. Jeg viser dig hele processen på et højt niveau, før jeg dykker ned i de mest almindelige automatiseringspraksisser.
Lad os nu gennemgå trinene:
Tidligere blev alle disse opgaver udført manuelt, hvilket forbrugte værdifuld tid og energi, som nu kan bruges andre steder. Det bedste af det hele var, at vi var i stand til at sætte denne proces op uden en stor investering af tid eller penge.
Lad os nu se på nogle af de mest praktiske applikationer til automatisering ved hjælp af de værktøjer, jeg allerede har diskuteret. Til din reference vil jeg inkludere nogle kodningseksempler som en ressource for dine interne, kontrakt- eller freelanceudviklere – eller for dig selv, hvis du vælger at lære Python for at hjælpe med dit firma- eller klientarbejde.
I slutningen af hver måned kører botten (ved hjælp af Everhour) funktionen "luk_måneden", der samler alle de timer, der blev brugt på forskellige opgaver:
Det følgende er en simpel funktion, der returnerer en Pandas DataFrame, dvs. en tabel med rækker og kolonner, inklusive alle timer og projekter for en tidsperiode for en given bruger. Bemærk venligst, at som nævnt tidligere, er dette og alle efterfølgende kodningsuddrag blot højdepunkter af hele kodebasen, ikke en trin-for-trin vejledning til at bygge vores bot.
Med hver medarbejders projekttimer automatisk sporet, er den næste opgave at oprette timesedler og fakturaer. Der er mange Python-pakker, der giver dig mulighed for at oprette PDF-filer. Vi bruger PyFPDF, et kompakt dokumentgenereringsbibliotek, der tilbyder enkelhed såvel som fleksibilitet til at tegne former og tilføje billeder og tekst. Som du kan se af følgende eksempel, giver det en ren og professionel faktura:
Selvom der er mere avancerede metoder til at oprette rapporter, er PDF et godt valg, fordi det er et universelt format, der bruges på tværs af alle brancher, og det er nemt at generere. Det giver også mulighed for at sende filer til enhver, mens det sikres, at alle skrifttyper, billeder, tabeller og formatering overføres. Derudover fungerer det uafhængigt af din computerhardware og operativsystem og kan bruges offline.
Amazon Simple Email Service er et omkostningseffektivt og skalerbart værktøj til at oprette og implementere pænt formaterede HTML-e-mails. Ydermere sporer og deler SES's dataanalyse oplysninger om feedback-loopresultater for at give dig besked, hvis nogen modtagere rapporterer din besked som spam, enten ved en fejl eller fordi e-mailen blev sendt til den forkerte adresse. Analyserne måler også effektiviteten af hver kommunikation med hensyn til engagement, herunder åbne- og klikrater. Denne funktion er især nyttig til marketing-e-mails.
Her er et eksempel på Python-koden, der bruges til at generere en e-mail med en vedhæftet faktura og sende den til en klient:
Og her er den e-mail, som den producerer:
Vi valgte Wise til private og erhvervsmæssige bankkonti, da vi har indtægter og omkostninger i flere valutaer, og denne finansielle teknologivirksomhed har fordelagtige vekselgebyrer, en intuitiv brugergrænseflade og en fleksibel API med detaljeret dokumentation.
Vi bruger denne API til at udføre følgende opgaver:
Nedenfor er den kode, vi programmerede til at udføre den første af disse opgaver (indsamling af erklæringsoplysninger):
For almindelige faste omkostninger (løn, skatter, kontoromkostninger osv.), behøver du ikke skrive kode for at foretage automatiske overførsler; Wise har en planlagt betalingsfunktion. Men hvis beløbet ikke er fast, men baseret på en formel, som en algoritme kan beregne, er Wise API nyttig. I mit tilfælde er erhvervsrådgiverens løn et bemærkelsesværdigt eksempel, da det er en funktion af den månedlige omsætning. Ved at kontrollere de sporede timer, ved botten præcis, hvor stor omsætning vi har og derfor, hvor meget den skal betale rådgiveren.
Det er afgørende at være opmærksom på botens aktivitet, da der kan være kodefejl, der ikke afsløres under test. Vi får notifikationer i realtid på Slack, så vi kan rette enhver ødelagt kode med det samme. Her er et par meddelelseseksempler, der fortæller os, at botten fungerer korrekt:
Vi gjorde også det muligt for botten at sende bekræftelsesspørgsmål til Pylink-teamet før hver bankoverførsel. Dette hjælper os med at undgå fejl på grund af menneskelige fejl. Forestil dig, at en udvikler laver en tastefejl og indtaster 825 timer i stedet for 8,25 timer for én billet. Et godkendelsestrin i Slack sikrer, at vi ikke overfører hundrede gange flere penge, end vi skylder. Processen bevarer elementet af menneskelig verifikation, men leverer en problemfri oplevelse.
Der er en masse andre funktioner, som du også kan opnå med Slack API.
Virksomhedsautomatisering kan hjælpe organisationer med at trives. De værktøjer, jeg diskuterede, kan transformere virksomheder, der har behov for større effektivitet og kontrol, især når det kommer til transaktionsfunktioner som kreditorer, debitorer og andre kerneområder inden for regnskabsføring.
Men dette er ikke slutningen på historien. Ifølge McKinsey er udfordringen for virksomhedsledere at kaste et endnu bredere net til nye effektivitetsgevinster. Firmaet understøtter nytænkning af hele finansoperationen, og går ud over blot transaktionsopgaver ved at lede inden for områder som dataanalyse – konsolidering, forenkling og kontrol af information på tværs af virksomheden. Jeg kunne ikke være mere enig. Jeg anbefaler, at du udforsker kodningsløsninger, der hjælper din organisation med at eje sine svar og fremme sin resultatorienterede kultur. I mellemtiden kan den taktik, jeg har beskrevet her, hjælpe din virksomhed med at blive mere effektiv i dag – samtidig med at du får en smagsprøve på morgendagens muligheder.