"Arbejdsomkostningerne for solgte varer ser skøre ud. Jeg ved, at vi ikke betalte så meget i butiksarbejde i denne måned. Kan du vise mig en oversigt over, hvad der indgår i det tal?”
“Vi har flere abonnementer, end vi kan tælle lige nu – Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello – og vi tilmelder os nye hver måned! Kan du vise mig vores samlede månedlige forbrug på disse?”
"Jeg vil bare gerne se en resultatopgørelse, der matcher vores budget. Tag på rejse. I vores budget er det opdelt efter overnatning, flybilletter, landtransport osv. Når jeg ser på resultatopgørelsen, ser jeg kun ét tal – rejser, og det viser, at vi er over budgettet. Jeg vil gerne se detaljerne, så jeg ved hvorfor.”
“Alle disse detaljer er fantastiske, men det, jeg virkelig ønsker, er en én-sides rapport, der viser vores salg, bruttomargin og måske 10 kategorier af overheadudgifter (regnskabsafdeling, salgsafdeling osv.) alt sammen i en flot pæn oversigt.”
Disse er velkendte følelser for alle, der har været igennem et par økonomiske møder. Diskussionen flyder, og nogen siger uundgåeligt "Det ville være rart, hvis vi kunne se..." CFO'en får et forarget ansigtsudtryk og skriver anmodningen på deres notesblok. "Jeg skal se, hvad jeg kan gøre," siger de tørt.
Sandheden er, at de sandsynligvis ikke er sikre på, hvor de skal begynde.
Det er ret almindeligt, at finansielle rapporter ikke lever op til ledelsens forventninger. Jeg foreslår to grunde til dette:
En korrekt udført genstart af kontoplanen løser begge problemer. Heldigvis kræver selv en genstart i fuld skala ikke en astronomisk mængde tid eller energi. Faktisk foreslår jeg, at det er den bedste og mest effektive måde at løfte den økonomiske rapportering i din organisation til det næste niveau .
For nylig hjalp jeg en teknologivirksomhedsejer med at forbedre sin økonomiske rapportering. "Åbn din kontoplan," sagde jeg til ham.
"Jeg tror aldrig, jeg har kigget på det," sagde han til mig, mens vi kiggede på hans regnskaber. Jeg kunne se pærerne tænde, da jeg viste ham, hvordan hans salgsfakturalinjer alle var konfigureret til at flyde til en enkelt salgskonto i hans kontoplan. Med en så forenklet kontostruktur var hans økonomi ikke i stand til at give detaljer om hans fem forskellige indtægtsstrømme.
Kontoplanen er som rammerne af hylder og opbevaringsspande på et lager. Tænk på et computerhardwarefirma, der modtager en konstant strøm af stationære computere, bærbare computere og printere. Hvis deres lager er velorganiseret, vil en ankommende forsendelse af bærbare Dell-computere blive dirigeret til en specifik skraldespand i Dell-sektionen af laptopområdet af lageret. På den måde, når en kunde bestiller en Dell bærbar computer, kan lagermedarbejderne hurtigt og nemt hente den.
Hvis lageret ikke havde nogen skraldespande eller reoler, men blot var tre store rum – et til hver stationære computere, bærbare computere og printere – ville det være et mareridt at spore eller hente noget som helst.
Konti er de specifikke "spande", der holder regnskabstransaktioner. Kontoplanen er simpelthen den organiserede liste over alle skraldespande og hylder. For at illustrere, når computervirksomheden registrerer salget af den bærbare Dell-laptop i ovenstående eksempel, vil revisor gå til afsnittet Indtægter i kontoplanen og sætte salgsbeløbet på kontoen Salg-Bærbare eller måske Salg-Laptops- Dell Laptops, hvis virksomhedens kontoplan er mere detaljeret.
Månedsregnskaber (balance og resultatopgørelse) opsummerer og grupperer blot de saldi, der er på de enkelte konti ved månedsafslutning. Derfor kan regnskaber ikke være mere detaljerede eller informative end den underliggende kontoplanstruktur.
Min teknologiklient havde ét stort "rum" til alle salg, uden skraldespande og hylder. Hans månedlige resultatopgørelse kunne ikke blive mere detaljeret end den ene konto. Umiddelbart havde han ingen idé om, hvilke indtægtskilder, der bidrog til det månedlige antal.
Det er svært for mig at være kritisk, fordi 90 % af virksomhedsejerne nok kan relatere til aldrig at have kigget på deres kontoplan. Selv mange controllere og CFO'er er svage med hensyn til, hvordan man strukturerer en robust kontoplan, der nemt og overskueligt producerer den finansielle information ledelsen ønsker at se .
Regnskabssoftwarevirksomheder er delvist skyld i dette. De ved (især entry-level udbydere) de fleste mennesker ville kæmpe for at oprette en kvalitetskontoplan. For at rette op på det automatiserer de opsætningsdelen og indbygg en præfabrikeret kontoplan i softwaren.
Desværre er det at bruge en præfabrikeret kontoplan som at prøve at bygge et drømmehus på et ensartet betonfundament. Huset ville ende meget anderledes end drømmen og ikke være særlig funktionelt.
Der er tre aspekter at overveje, når du genstarter en kontoplan:
Her er de trin, du skal tage for at løse hvert enkelt af disse punkter og sætte turbo på din kontoplan for at få den økonomiske synlighed, din virksomhed har brug for.
De fleste små virksomheder opretter i første omgang deres regnskab, så det passer til deres skattebogholder. Efterhånden som virksomheden vokser, er GAAP-baserede økonomier nødvendige for banker, investorer og bureauer som obligationsselskaber. Ofte er GAAP-baserede økonomi slutningen på udviklingen.
Men der er et andet niveau. Det niveau er ledelsesregnskab, og det er her, du opretter økonomiske rapporter med de oplysninger, du ønsker at se . Skatte- og revisions-CPA'er justerer dine rapporter, så de passer til deres formål alligevel, så gå videre og hold en fuldstændig pause. Det nye mål er økonomiske rapporter, der giver de metrics dig skal køre din drift hele året.
Nogle revisorer anbefaler at holde sig til en GAAP-orienteret kontoplan og generere ledelsesorienterede økonomier gennem tilpassede rapporter. Disse brugerdefinerede rapporter samler tal fra forskellige sektioner af kontoplanen for at få det regnskabslayout, ledelsen leder efter.
Den tilgang kan fungere, så længe du har mulighed for tilpasset rapportering. I mangel af det har skatte- og revisions-CPA'er den tilpassede rapporteringssoftware til nemt at konvertere din ledelsesorienterede kontoplan til deres format. Bare sørg for at gøre det nemt for dem ved at inkorporere eventuelle specielle konti, de har brug for, i dine ombyggede diagramkonti.
Bruttomargin er fortjenesten efter at have trukket direkte omkostninger fra salget. Hvad er "direkte omkostninger"? Det er det store spørgsmål. Alle er enige om, at direkte arbejdskraft og direkte materialer altid er direkte omkostninger. Ud over det er definitionen skønsmæssig.
For eksempel, under GAAP, vil en fast omkostning som afskrivning af udstyr være en direkte omkostning for en producent. Men i et ledelsesfokuseret miljø holdes faste omkostninger ofte uden for bruttomarginen for at forhindre, at de bliver forvrænget af udsving i salget.
For eksempel, hvis afskrivningen er 50 USD pr. måned, og salget er 500 USD pr. måned, er afskrivningen 10 % af salget. Hvis salget stiger til $1.000 en måned, er afskrivningen stadig $50 og er nu kun 5% af salget. I den situation har salget – ikke produktionseffektiviteten eller bedre estimering – ændret bruttomarginen. Det kan være vildledende, især hvis produktionstilsynsførende kompenseres for marginmålinger.
Her er et forslag:Direkte omkostninger på dit ledelsesregnskab bør være de samme som de omkostninger, du medregner i tilbuds- eller prisberegninger. Hvis du kun overvejer direkte arbejdskraft og direkte materialer, når du byder et job eller fastsætter priser, så bør det være de eneste direkte omkostninger, der vises på din månedlige økonomi. På den måde kan du med et overblik se, om du opnår den bruttomargin, du målretter mod ved citering.
Alternativt, hvis du inkluderer indirekte poster som afskrivninger og forsyninger i dit tilbud, skal du inkludere dem i bruttoavanceberegningen på dine finansielle rapporter. For at gøre dette, se nærmere på punkt 3 nedenfor.
Ikke alle virksomheder udnytter bruttomarginen. I visse brancher, såsom reklame, landbrug eller rådgivning, løber de fleste af omkostningerne sammen under den brede kategori af driftsudgifter. I det miljø er det muligvis ikke nødvendigt at adskille omkostningerne mellem direkte/indirekte og driftsmæssige, og der vil ikke være nogen bruttoavance på økonomien.
Indirekte omkostninger er faste omkostninger, der relaterer direkte til salg, men som ikke kan spores direkte til et specifikt produkt eller job. Eksempler omfatter løn til fabriksledere, tilfældige forsyninger (f.eks. tape, lim, skruer), reparation af maskiner, forsikring af butiksbygninger osv. Udgifter som skatteforberedelsesgebyrer, markedsføring og advokatudgifter vil ikke blive betragtet som indirekte omkostninger, men snarere drifts- eller generelle/admin udgifter.
De fleste virksomheder vælger en metrik såsom arbejdstimer og estimerer en sats pr. arbejdstime, der "bruger op" disse indirekte omkostninger i løbet af en måned eller et år. Overvej f.eks. en simpel producent, der i sidste måned havde 1.000 USD i produktionsforsyninger og 1.000 USD i butiksreparationer, for i alt 2.000 USD i indirekte udgifter. Produktionsarbejdere arbejdede 200 timer i løbet af den måned. Baseret på det beslutter virksomheden at allokere indirekte omkostninger til fremtidige projekter med en hastighed på $10 i timen ($2.000 samlede omkostninger/200 butiksarbejdstimer).
Da hver time med lønomkostninger bogføres til systemet, bogføres den anslåede indirekte omkostning på 10 USD i timen også automatisk. Hvis arbejderne arbejder 300 timer, vil $3.000 (300 x $10 pr. time) indirekte udgift blive bogført til projektmodulet og regnskabet.
Konceptet giver mening, men det bliver forvirrende, når denne post rammer økonomien. I modsætning til ægte lønudgifter er $3.000 et projekt, der koster entré, der ikke udbetales kontant. Følgelig vil modregningen ikke være kontanter, men snarere en -$3.000 indgang til en konto med indirekte udgifter.
I en veldesignet kontoplan er denne modregning typisk grupperet med de konti, der modtager de faktiske forsyninger og reparationsudgifter. På den måde, hvis faktiske forsyninger og reparationer udgør 2.700 USD for måneden, kan du med et øjeblik se, at indirekte omkostninger blev overdrevet til projekter (3.000 USD anvendt sammenlignet med 2.700 USD faktisk).
Dette punkt er ikke ment som en diskurs om projektomkostninger, men at skabe opmærksomhed om, at kontoplanen med omtanke skal rumme organisationens tilgang til indirekte omkostninger. Det kan være en af de mest forvirrende punkter på finansielle rapporter, især hvis tilgangen ikke er velorganiseret og enkel.
Indirekte omkostningsberegning gælder for projektorienterede virksomheder, især producenter og entreprenører. Virksomheder, der ikke er projektorienterede, såsom detailhandlere og restauranter, vil typisk ikke inkorporere indirekte omkostninger i deres kontostruktur.
Der er mange måder at opdele data på. Måltidsudgifter kan f.eks. være en selvstændig konto, eller den kan være spredt på tværs af de kategorier, måltiderne vedrører, såsom marketing, konferencer eller rejser.
Der er ikke én rigtig vej, men kontoplanen skal afspejle, hvad slutbrugerne af økonomien ønsker at se. Det er vigtigt at finde ud af fra ledelsesteamet, hvordan de vil behandle udgifter som måltider eller teknologiabonnementer. Vil de have dem indlejret i den kategori, de forholder sig til (f.eks. marketing eller finans), eller vil de se dem stå alene?
Som en sidebemærkning, for virksomheder, der er underlagt amerikanske skatteregler, er Meals et eksempel, hvor du vil have en nem måde at give din skatterevisor et selvstændigt samlet beløb ved årets udgang. Hvis du vælger at sprede måltider på tværs af relevante kategorier, vil du stadig beholde dem på diskrete konti inden for hver kategori.
I sidste ende skal kontoplanen, budgettet og ledelsespræferencer alle stemme overens i et effektivt regnskabssystem.
Kontonumre er som bin-numrene på et lager. Femcifrede basiskontonumre fungerer godt (fire for en meget enkel opsætning). Bedste praksis er at bruge 10000s for aktivkonti, 20000s for passiver, 29000s for egenkapital, 30000s for salg, 40000s-50000s for direkte/indirekte omkostninger, 60000-70000s for driftsudgifter/overheadomkostninger for 900000 og - såsom renter og skatter.
Spred omhyggeligt dine kontonumre ud for at give plads til vækst. For eksempel, hvis den primære Business Checking-konto er 10000, kan Payroll Checking-kontoen være 10100. Derefter kan du springe til 11000 for Debitorer (normalt den næste aktivkategori). Det efterlader 10200, 10300 osv. til fremtidige kontant- og checkkonti og overlader hele 11000-gruppen til andre tilgodehavender (f.eks. medarbejder- eller koncerninterne tilgodehavender).
For indtægts- og udgiftskonti anbefales forældre-barn-ordninger for at lette samtidig opsummering og detaljeret rapportering. Forestil dig for eksempel en teknologivirksomhed med tre indtægtsstrømme. Kontoen på overordnet niveau for Salg ville være 30000 Salg. Ingen transaktioner vil blive bogført på den konto. Under det kunne være de underordnede konti:31000 Sales-Webdesign, 32000 Sales-Server Management og 33000 Sales-Hardware.
Undgå mere end 2 eller 3 niveauer af underordnede konti. For eksempel kan 33000 Salgs-Hardware opdeles yderligere til 33100 Salgs-Hardware-Computere og 33200 Salgs-Hardware-Printere. Hardware-Printere kunne være yderligere opdelt i 33210 Hardware-Printers-HP og 33220 Hardware-Printers-Canon. På det tidspunkt kan yderligere detaljer være mere skade end hjælp og føre til unøjagtig bogføring. Det er generelt bedre at have færre detaljer og holde dem nøjagtige end at have uforholdsmæssige mængder af detaljer, der har tendens til at være unøjagtige.
For organisatorisk elegance skal du holde tal og beskrivelser konsekvente. Juster direkte omkostningskontonumre med de tilsvarende salgskontonumre. For at spore omkostningerne på hardware købt til videresalg kan du f.eks. bruge kontonummer 43000 COS-Hardware, som ville justere numerisk med 33000 Sales-Hardware (underordnede konti ville også justeres). Konsistensen er praktisk, når man designer økonomiske rapporter eller laver journalposteringer, og den giver også mening for ikke-revisorer.
På en relateret note anbefaler nogle eksperter (især softwareimplementere og it-professionelle) kun at have nogle få konti i kontoplanen og i stedet bruge de detaljerede rapporter i de forskellige moduler i dit regnskabssoftware.
Du kan f.eks. lægge alle kundefakturaer på én salgskonto. Der ville ikke være nogen detaljer om dit regnskab. Du vil få detaljerne ved at gå til salgsmodulet og køre fakturarapporter såsom Salg efter salgskategori eller Salg efter kunde. På et eller andet niveau gøres dette alligevel. Lønmodulet er et andet, der ofte har omfattende indbygget rapporteringsfunktion, der går ud over alt, hvad kontoplanen ville give. Projektmodulet er et andet. Så hvorfor ikke springe alle detaljer i kontoplanen over og gå den vej?
Selvom det lyder godt i teorien, er regnskaber i praksis det, der bliver trofast genereret og gennemgået af ledelsen hver måned. Detaljeret rapportering fra de forskellige moduler kræver ofte en indsats for at sikre, at det hænger sammen med økonomien, og på grund af det (og andre årsager) bliver det ikke konsekvent gjort. At indbygge en vis detaljeringsgrad i kontoplanen er en praktisk måde at sikre, at nøgleinformation altid er foran ledelsesteamet.
Gode finansielle rapporter ved månedsslutningen gøres nøjagtige med store ikke-kontante journalposter. Hvis f.eks. løn optjent fra den 18.-31. oktober udbetales den 7. november, skal der bogføres en journalpost for at flytte den kontante udgift fra den 7. november til den 31. oktober for at gøre oktoberregnskabet nøjagtigt.
Hvis beløbet på kladdeposteringen blandes sammen med de almindelige lønudgiftskonti, kan det være svært at se, hvor stor en del af lønudgiften, der vedrører kontante udbetalinger, og hvor meget der periodiseres. Det samme gælder for komplekse journalposteringer, der justerer igangværende arbejde (WIP) værdier, eller over/under faktureringsposter hos virksomheder, der arbejder med flermåneders projekter.
Det kan være nyttigt at overføre disse poster til separate konti. For eksempel kan du have en overordnet konto 45000 Direkte arbejde og tre underordnede konti:45100 Produktionsarbejde, 45200 Ændring i optjent arbejdskraft og 45300 Ændring i WIP-arbejdskraft. Granulariteten gør det nemt at forklare det samlede oprullede arbejdsbeløb til direktionen, som har en tendens til kun at tænke i form af løn betalt kontant den måned.
En af fordelene ved en kraftfuld kontoplan er, at den kan forlænge levetiden for selv entry-level regnskabssoftware. Ofte kan frustration med finansiel rapportering rettes ved at ombygge kontoplanen , i stedet for at gennemgå den meget smertefulde proces med at migrere til ny software .
Et nøgletrin er da at strukturere kontoplanen for at maksimere softwarens evne. En platform som Microsoft Dynamics NAV bruger kun basiskontonumre plus tags ("dimensioner") til at kode hver udgift til en specifik placering eller division. En platform som Vista by Viewpoint bruger kontosegmenter. Konto 40000.01.02 kan være Direct Materials (40000) for Concrete Division (02) på Boston-lokationen (01). QuickBooks og Xero gør det endnu en måde. Vær villig til at ændre din kontostruktur, så den fungerer med softwaren, ikke omvendt.
Da finansiel rapportering og kontoplanen er så uløseligt forbundne, er det også vigtigt at overveje softwarens finansielle rapporteringsevne, når man fornyer eller opsætter kontoplanen. Hvis softwaren f.eks. ikke tillader dig at omarrangere kontoernes rækkefølge på regnskabet, bliver det meget afgørende, hvordan du bestiller din kontoplan.
Kontoplansfunktionalitet er nok den vigtigste egenskab ved regnskabssoftware og finansiel rapportering. Entry level software med robust COA funktionalitet kan fås til at fungere i mange år. Det omvendte er også sandt.
Jeg rådførte mig for nylig med et specialfremstillings-/detailfirma på 10 millioner dollars, der var på randen af at opdele deres regnskaber (posterne, ikke virksomheden selv) i to separate "virksomheder" for at kunne få den rapporteringsklarhed, de desperat ønskede. Ved at foretage strategiske justeringer af deres kontoplan og bedre udnytte deres softwares rapporteringsmuligheder, var vi i stand til at få den økonomiske synlighed, de havde brug for, uden at få dem til at gå i gang med, hvad der sandsynligvis ville have været en højomkostningskatastrofe.
En effektiv kontoplansstruktur driver direkte eller indirekte stort set al finansiel rapportering. Alligevel ignorerer mange organisationer dette grundlæggende koncept og halter sammen med uindfriede forventninger.
I modsætning til nogle grundlæggende problemer kan en kontoplan optimeres relativt hurtigt . En veludført ombygning kan generelt implementeres inden for en måned og have en mærkbar effekt på den økonomiske rapportering med det samme.
Fordi de fleste virksomheder (og CFO'er) kun opretter en kontoplan måske én gang om året, kan det være et ideelt projekt at outsource. Kontakt Toptal, hvis du vil have hjælp til at tage dette enkle, men utroligt virkningsfulde skridt, der løfter din organisation til næste niveau.