Efter at have slået igennem til en lav sekscifret årlig omsætning tog LendEDU, en Y Combinator-støttet startup, den store beslutning om at bringe sine økonomi- og regnskabsfunktioner internt. LendEDU, et websted, der hjælper forbrugere med at lære om og sammenligne finansielle produkter, herunder studielån, personlige lån og forsikringsprodukter, søgte at støtte virksomhedsvækst og samtidig blive mere effektiv.

I løbet af denne tid skiftede min rolle i vores virksomhed, og jeg blev direktør for økonomi og drift, en ny rolle for vores voksende virksomhed. Det var ærligt talt også en ny rolle for mig, og sammen besluttede vi, at vi skulle have en uafhængig konsulent til at få os i gang.

Dette er historien om, hvordan vores virksomhed flyttede sine økonomi- og regnskabsfunktioner internt med støtte fra Toptal Finance Expert Andrew Fales.

Tidlige kampe i udformningen af ​​vores regnskabsprocesser

I sommeren 2017 var LendEDU en lille startup-virksomhed, der oplevede en enorm vækst på forskellige områder. Med konsekvente stigninger i omsætning, kontanter, kunder og medarbejdere var det tydeligt, at officielle regnskabsprocesser og bogføring snart skulle være nødvendige.

Indtil dette tidspunkt var LendEDU laser-fokuseret på vækst og de aspekter af forretningen, der direkte driver den. Forståeligt nok blev de begrænsede ressourcer, virksomheden havde til sin rådighed, ikke brugt til at opbygge officielle gælds- og debitorhold. I stedet føjede medarbejdere med relevante færdigheder og relaterbare ansvarsområder disse til deres lister over opgaver.

Mod slutningen af ​​den sommer begyndte vores virksomhed at overveje de fordele, som en officiel regnskabsproces kunne give. Hurtigere debitoromsætning kunne øge vores pengestrømme, periodiseringsmetoder kunne hjælpe os med at analysere ydeevnen mere præcist, og formel bogføring kunne sætte os i stand til effektivt at styre vores økonomi.

Vi havde nu tilstrækkelige ressourcer til at investere i dette aspekt af vores forretning. Men på dette tidspunkt virkede det ikke logisk at ansætte en fuldtids revisor, så vi begyndte at lave research på outsourcede økonomiteams, der kunne klare dette for os. Vi stødte på et velrenommeret firma, der fokuserede på at udføre regnskabsoperationer for startups. Timegebyrene var ublu, men vi regnede med, "du får, hvad du betaler for," så vi gik videre.

Dette viste sig at være en bemærkelsesværdig fejl. I august 2018 havde vi brugt mere end 50.000 USD på vores outsourcede økonomiafdeling, men vi havde officielle månedlige regnskaber at vise til. Vores omsætning var opdelt efter produktlinje, vores udgifter var specificeret, og formateringen var professionel.

LendEDUs øgede forbrug på en outsourcet finansafdeling

Der var kun ét problem – vi kunne ikke stole på tallene. Afslutningsprocessen hver måned var et mareridt. Repræsentanterne hos det firma, vi havde hyret, så ikke ud til at forstå, hvordan vi tjente indtægter, og de var ikke interesserede i at lære. Lange e-mails med henvisning til balanceafvigelser, faktureringsfejl og lister med spørgsmål blev udvekslet, men afstemninger blev konsekvent skubbet ud til de følgende måneder. Processen var mangelfuld, kommunikationen var forfærdelig, og kundeservicen var afgrundsdyb. Mest frustrerende af alt var tilliden til vores finansielle data lav.

Start af overgangen til internt

Efter otte måneder med at sende penge til dette eksterne revisionsfirma og kæmpe for at producere værdifulde resultater, havde vi fået nok.

Vi besluttede at overveje at bringe vores regnskabsfunktioner internt. Fordelene ved dette træk var spændende. Ved at flytte regnskabsdrift internt, kunne vi producere månedlige regnskaber hurtigere, mere gennemsigtigt og billigere. Det vedvarende problem var, at vi stadig ikke var i stand til at ansætte en fuldtids revisor, og at vi ikke havde nogen CPA'er bekvemt på personalet.

På dette tidspunkt havde jeg lært det grundlæggende i den regnskabsproces, som vi skulle opsætte, og jeg kunne klare størstedelen af ​​benarbejdet. Jeg havde dog brug for nogen med ekspertise at rådføre mig med om vores proces og, vigtigst af alt, til at tjekke mit arbejde. Kort sagt, jeg havde brug for en, der vidste, hvad jeg ikke vidste, og en, der ikke kun kunne identificere fejl, men hjælpe mig med at rette dem. Vi fandt denne person hos Toptal. Vi havde tidligere brugt siden til at udlicitere en softwareudvikler til vores hjemmeside, og det var en fantastisk oplevelse. Denne gang havde vi brug for en person med en regnskabsmæssig baggrund, helst en CPA, som forstod den branche, som vores virksomhed opererer i.

Ansættelses- og onboardingproces

Efter at have opslået stillingen på Toptal modtog vi adskillige svar fra interesserede freelancere med imponerende CV'er. Inden for få dage havde vi oprettet fem telefoninterviews for den følgende uge.

Vi forklarede, hvad vores behov var, og spurgte, hvordan hver enkelt ansøger kunne hjælpe os med at undgå de regnskabsmæssige problemer, vi havde oplevet tidligere. Vi fandt et match med Andrew Fales.

Andrew er en CPA, der grundlagde et højt anset skatteregnskabsfirma, der er specialiseret i forskellige aspekter af regnskab og overholdelse for nystartede virksomheder. Andrew har også konsulteret for adskillige firmaer i en række forskellige brancher gennem sin karriere. I løbet af et 30-minutters telefoninterview lagde Andrew en plan for, at vi skulle opsætte en intern regnskabsproces. Han nævnte, at han var dygtig til QuickBooks og foreslog, at han personligt kunne træne mig i, hvordan man navigerer i softwaren.

Desuden så det ud til, at Andrew fuldt ud forstår, hvordan vores virksomhed fungerer, og hvad vi forsøgte at opnå. Andrew sagde, at hans hensigt var at "arbejde sig ud af jobbet." Hans implikation var, at han ønskede at opdrage os til at være selvhjulpne, hvilket netop var vores mål. Hans motivation for denne tilgang var ideen om, at vi ville konsultere ham i andre situationer, som vi stødte på, efterhånden som vores virksomhed modnedes, hvilket er præcis, hvad vi har gjort.

1. måned

Efter at have diskuteret vores budget med Andrew, gik vi straks i gang. I den første måned talte Andrew og jeg over Zoom i 2-4 timer om dagen, tre dage om ugen. Jeg brugte skærmdeling, da han ledte mig gennem QuickBooks-softwaren, lærte mig genveje og lagde vægt på periodiseringsprincipper, der var afgørende for nøjagtig bogføring. Der var meget at lære. Hver gang jeg havde et spørgsmål, havde Andrew et svar. Hver gang der var en fejl, der skulle rettes, ville Andrew tilbyde flere løsninger. På en måned havde vi etableret en formel regnskabsproces designet til at undgå fremtidige uoverensstemmelser og fungere effektivt.

2. måned

Ved udgangen af ​​måned to var jeg i stand til at navigere i QuickBooks uafhængigt og udføre afslutningsopgaver såsom bank- og kreditkortkontoafstemninger, optjening af løn, amortisering af forudbetalte udgifter, oprettelse af justering af journalposter og fremstilling af officielle regnskaber.

Måned tre

Ved udgangen af ​​måned tre havde vi med succes udarbejdet nøjagtige periodiseringsregnskaber for regnskabsåret 2018.

Fjerde måned

I fjerde måned brugte vi disse udsagn som historiske input til modeller for indtægtsfremskrivning, budgettering af udgifter og forholdsanalyse. Ikke alene trænede Andrew mig personligt i at bruge QuickBooks-software og vejledte mig derefter, men han tog sig også tid til at lære forviklingerne ved vores særlige virksomhed. Han oprettede detaljerede regneark til at beregne løntilskrivninger, spore amortiseringer og beregne udskudte/aktuelle skatteforpligtelser. Disse tilpassede ressourcer gør mig i stand til at oprette komplekse periodiserede bilagsposter uden hjælp.

Årgang 1

Det er lidt mere end et år siden, vi ansatte Andrew, og tilliden til vores økonomiske data har aldrig været højere. På dette tidspunkt taler jeg med Andrew over Zoom i omkring 5-10 timer om måneden, primært for en slutning af måneden og for at stille spørgsmål om engangsregnskabssituationer, der opstod i perioden. Andrew har med succes hjulpet os med at opsætte en intern regnskabsproces, der er mere effektiv, mere præcis og billigere, end vores eksterne samarbejde nogensinde kunne have været. Måske mest værdifuldt er, at vi har dannet et forhold til en CPA og en forretningsprofessionel, som har stillet sig til rådighed for os 24/7 via Slack, telefon, e-mail og Zoom for enhver rådgivning, vi måtte have brug for.

Projekter forude for år 2

Når vi bevæger os ind i 2020, vil vi begynde med vores 2019-årsafslutning. Denne proces er normalt mere anstrengende end den gennemsnitlige månedlige afslutning. På dette stadium er det vigtigt at foretage alle de nødvendige justeringer og at opnå en høj grad af nøjagtighed i vores regnskaber som forberedelse til indsendelse af vores selvangivelser.

Også på vores opgaveliste i den første del af 2020 er at begynde at bruge QuickBooks budgetværktøj. Dette vil gøre os i stand til at udføre en detaljeret sammenlignende analyse mellem vores estimerede budgetter og faktiske budgetter, hvilket i sidste ende hjælper os med at styre vores udgifter. Andrew har allerede skrevet en liste med instruktioner til mig om, hvordan man forbereder sig til dette projekt, så vi kan komme i gang i det nye år.