En midlertidig CFO kan hjælpe en virksomhed med at udfylde hullet efter en fuldtidsansat finansdirektørs afgang, hjælpe med at forberede en begivenhed som en fusion eller blot hjælpe, når virksomheden foretager de nødvendige ændringer i sine økonomifunktioner.
Midlertidige roller varer dog typisk seks til otte måneder, så der er en begrænset tid til at fuldføre det job, som virksomheden har angivet, hvilket betyder, at midlertidige CFO'er vil gå i gang for at sikre, at de sætter sig selv i stand til succes. De første 30 dage for den midlertidige CFO er afgørende for at lægge en god langsigtet strategi for virksomheden.
Historisk har økonomifunktionen håndteret bøger og poster, finansiel rapportering og lovpligtig overholdelse, men nutidens CFO skal kunne tage økonomiske data og bruge dem til at påvirke operationel beslutningstagning og strategi.
Toptal finansekspert Paul Ainsworth bemærkede, at nogle af de færdigheder, der er nødvendige for nutidens CFO, hvad enten de er på fuld tid, deltid eller midlertidig, omfatter lederskab og kommunikationsevner, en stærk forståelse af virksomhedens forretningsmodel og branche for at forstå og administrere risici og understøtte strategiudvikling og hjælpe med at muliggøre dens eksekvering.
At udføre din due diligence er afgørende for at forberede dig til en midlertidig finansdirektør og forstå den situation, du kommer i.
Toptals finansekspert Patrick Boyce sagde forud for deres første dag, at en midlertidig finansdirektør burde kende økonomiteamet, kende projektet og kende tidsrammen, inden for hvilken jobbet skal afsluttes.
Boyce foreslog at se på konkurrenternes prisstrategi.
"Gør standard due diligence som en, der ville falde ind i virksomheden. Du vil gerne vide den situation, du kommer ind i, hvad du forventes at gøre, hvem dine teammedlemmer er, og de systemer, de allerede har på plads, så du kan udføre jobbet," sagde Boyce.
Det vigtigste er at lære økonomiteamet at kende, tilføjede Boyce, da en midlertidig CFO ikke kan udføre et job uden teamets støtte.
“Uden fokus på folkene foran, uanset hvor god du er med tallene, vil det være meget svært for dig at få succes i denne rolle. Jeg tror, at forståelse for det er nøglen til din succes som midlertidig CFO,” bemærkede Boyce.
Ainsworth bemærkede, at i modsætning til en fast CFO-stilling er der ingen "tilpasningsfase" med en midlertidig, midlertidig rolle, hvorfor forberedelse er så kritisk. Når den midlertidige CFO kommer ind, skal den forstå virksomheden, de vigtigste interessenter og enhver anden information, der kan læres før startdatoen.
I mange tilfælde kommer den midlertidige CFO ind som et stop mellem den tidligere CFO og en ny CFO. Dette kan påvirke dynamikken mellem den midlertidige person og økonomiteamet, sagde Ainsworth.
»Man finder ikke efterspørgslen efter midlertidige økonomidirektører, når alt er rosenrødt i haven. Så du skal forstå, hvad du går ind i, og hvad du skal opnå, og du er nødt til at få resten af økonomiteamet og ledelsen på din side,” rådede Ainsworth.
Og da den første dag sandsynligvis vil blive ret hektisk, foreslog Toptals finansekspert Scott Hoover at gøre så meget før den faktiske første dag som muligt, fra at have virtuelle møder med medlemmer af økonomiteamet til at fuldføre onboarding-opgaver.
"Du ønsker at ramme jorden på din første dag. Du ønsker ikke at arbejde med it for at konfigurere din adgang til alt eller have møder bare for at præsentere dig selv for alle," sagde Hoover.
Så hvad laver en midlertidig CFO på deres første dag?
Hovedfokus skal være på mennesker. For Boyce anbefaler han at gennemgå virksomhedens organisationsdiagram for at finde ud af, hvem de vigtigste beslutningstagere i virksomheden er, og de personer i virksomheden, der vil påvirke, hvad den midlertidige CFO vil gøre, og hvem der skal samarbejdes med.
Den midlertidige CFO bør også tage sig tid til bedre at kende økonomiteamet og andre nøgleinteressenter i virksomheden.
"Hvad er personlighederne hos personerne på dit økonomiteam og dine direkte rapporter? Hvordan vil dit forhold være med andre nøgleinteressenter i virksomheden? Det er vigtige ting at forstå, og du bør bruge en god del tid på din første dag på at fokusere på menneskerne,” sagde Ainsworth.
Hoover var enig i, at folk skulle være et topfokus, og en midlertidig CFO vil ønske at dedikere tid på den første dag til at etablere en forbindelse med det øverste ledelsesteam, helt sikkert den administrerende direktør og enhver, der er nøglen til driften, salget og regnskabsteamet.
Hoover advarede dog om, at en midlertidig finansdirektør kan ses som en trussel, så det er bydende nødvendigt at bruge lang tid på at forsøge at vinde folks tillid, så de vil følge dit spor.
Derudover sagde Ainsworth, at en midlertidig CFO's første dag også skulle fokusere på at afklare, hvad leverancerne er, og hvad prioriteterne er for stillingen.
Mens hver virksomheds CFO-ansvar varierer efter branche og rolle, omfatter en finansdirektørs daglige ansvar typisk opbygning af finansielle modeller, analyse og udarbejdelse af regnskaber og afstemning af indtægter og udgifter.
Bortset fra de typiske ansvarsområder sagde Ainsworth, at han ville bruge mindst 30 % til 35 % af sin tid på menneskelige anliggender med holdet.
»Hvis du kommer til en kortvarig opgave, kan du ikke være individuel bidragyder. Du får ikke gjort det, der forventes af dig, medmindre du har holdet bag dig. Så jeg tror, at det at bruge kvalitetstid med dit team er en meget vigtig del af din dag, og jeg vil foreslå, at du afsætter betydelig tid til det."
Resten af din tid bør bruges på at fokusere på prioriteringer af ting, der skal afsluttes, mens du er i virksomheden. Interim CFO'er skal også filtrere "støj" fra andre i virksomheden, som måske vil have noget gjort. Hvis det ikke er en prioriteret opgave, bør den udskydes, sagde Ainsworth.
Da en midlertidig stilling er begrænset i tid, er det vigtigt at lære økonomiteamet at kende og vide, hvad deres kompetencer er.
Det første skridt er simpelthen at være åben og gennemsigtig med teamet om, hvad deres bekymringer er, hvad du forsøger at opnå, og hvordan I alle kan arbejde sammen.
Hoover sagde, at han starter samtaler med at stille spørgsmål om problemer, virksomheden og enkeltpersonerne står over for. En midlertidig CFO bør undersøge, hvor detaljeorienteret teamet er for at forstå, hvor meget støtte du kan forvente. Boyce foretager en mundtlig vurdering, hvor han stiller grundlæggende spørgsmål, f.eks. hvordan indtægterne var sidste år, og hvor meget egenkapital, der er lagt i virksomheden.
"Ofte får jeg et blankt ansigt, og det fortæller mig, at jeg er nødt til at gøre mere for at få dem opdateret på, hvilke målinger der vil skabe værdi fremadrettet. Jeg ønsker blandt teamet at udvikle en grundlæggende forståelse af den løftestang, vi kan trække for at flytte virksomheden i den retning, vi ønsker at bevæge os i.”
Kommunikation er nøglen til at hjælpe en midlertidig CFO med at passe ind i en virksomhed og etablere gode arbejdsrelationer.
Ifølge Boyce vil din succes blive bestemt af, hvor godt du kommunikerer i hele organisationen, og hvor meget indflydelse du er i stand til at udøve. Han sagde, at den eneste måde, du kan udøve indflydelse på, er, hvis du kan kommunikere på den stil og måde, som de mennesker, du forsøger at påvirke, foretrækker.
Ainsworth sagde, at det vigtigste er at følge op for at sikre, at folk forstår, hvad du beder om.
Når du arbejder som midlertidig CFO, er det bedste, du kan gøre, at forklare, at du er der for at hjælpe virksomheden med at forstå dens økonomi, hvad der går galt, hvad tendenserne er og foreslå forbedringer, tilføjede Ainsworth.
Hoover sagde, at han kommunikerer med alle op og ned i kæden og ikke er bange for at bede om hjælp.
"Jo mere du kan have åbne døre og tale med folk og vinde deres tillid, jo bedre. Og hvis
Især hvis du ikke er der hele tiden, så spørg om hjælp på forhånd, enten via e-mail eller telefon, eller før du tager afsted. Dæk bordet, så de kan hjælpe dig. De fleste reagerer godt på det,” foreslog Hoover.
Boyce sagde i sine foreløbige engagementer, at han spørger virksomheder om hans evne til at foretage ændringer, da det er noget, han ønsker at kunne gøre.
"Jeg tror, det er nøglen, fordi man generelt bliver hentet ind, fordi der er et problem. så det er vigtigt at kunne operere og foretage de nødvendige ændringer.”
En midlertidig CFO har muligvis ikke bemyndigelse til at foretage ændringer. I sådanne tilfælde er det stadig en god idé at rejse eventuelle problemer, der kan kræve ændringer i opmærksomheden til den administrerende direktør så hurtigt som muligt.
Afhængigt af omstændighederne, der førte til, at en midlertidig finansdirektør kom med i organisationen, kan der være en vis vrede og modstand fra andre i virksomheden.
Ainsworth sagde, at den bedste tilgang ganske enkelt er at tale med den enkelte for at forstå deres bekymringer og forsøge at udvikle et stærkt arbejdsforhold, der gavner jer begge.
Hoover sagde, at en midlertidig finansdirektør burde forudse en vis grad af modstand.
”Modstand fra regnskabsafdelingen er par for kurset i rigtig mange situationer. Hvordan du håndterer den modstand kommer virkelig ned på at tjene disse personers tillid til at opbygge bedre arbejdsrelationer.
At arbejde eksternt kan være meget anderledes end at arbejde på et kontor og interagere med mennesker ansigt til ansigt. Så for eksterne midlertidige CFO'er, som ikke har nogen personlige relationer og kun er hos virksomheden i en begrænset periode, er kommunikation afgørende.
Ifølge Ainsworth kræver fjernarbejde klarere og mere proaktiv kommunikation.
“Ting kan gå tabt i oversættelse via e-mail eller telefonopkald. Og når du er ansigt til ansigt på kontoret, er det nemmere for dig at forstå teamdynamikken, der eksisterer, så du kan håndtere dem. Så jeg tror, det kommer bag på, at du skal være meget tydeligere i din besked, og det kræver ofte opfølgning.”
Hoover erklærede sig enig i, at det at arbejde på afstand er slående forskelligt fra et kontormiljø, når det kommer til relationer og tillid.
“Du skal være i stand til at projicere en personlig ånd og en selvsikker natur på tværs af en video. Du skal være i stand til at vinde tillid gennem upersonlige midler, såsom video eller e-mail, hvor du måske ikke kommer til at virke troværdig. Det handler virkelig om at finde grunde til at kommunikere mere, følge op og bevare relationer og bevare roen."
Efterhånden som jobbet er slut, skal en midlertidig CFO tænke over, hvordan virksomheden bedst forbereder sig på sin afgang.
Hoover sagde, at forberedelsen til overgangsdokumentationen er nøglen.
"Det er vigtigt at dokumentere alt, hvad du gør, især dine økonomiske processer. Organiser økonomifunktionen, så den næste CFO, der kommer ind, kan opfange processerne med det samme og fortsætte det program, du har etableret, hvis det virker," foreslog Hoover.
Endelig sagde Ainsowrth at efterlade en vurdering af økonomiteamet og andre nøgleinteressenter, der skitserede deres styrker og svagheder, og at notere eventuelle risikoområder i økonomien, og hvilke områder der nu kan være så robuste, som de burde være.
For en midlertidig CFO er tid af afgørende betydning. Prioritering, kommunikation og effektiv relationsstyring er afgørende for succes på så kort en tidsramme. Det er disse færdigheder, mere end noget andet, der vil gøre det muligt for den midlertidige CFO at fjerne forhindringerne fra deres vej og fokusere på det, der virkelig betyder noget:at sikre, at virksomheden er i god økonomisk sundhed og klar til fremtiden.