Når du modtager indkomst, der ikke er omfattet af tilbageholdelse af indkomstskat, vil den person eller organisation, der betaler dig, normalt bede dig om at udfylde en W-9-formular. Denne formular er en officiel anmodning om et skatteyder-identifikationsnummer - det vil sige et CPR-nummer eller et arbejdsgiver-id. Denne formular bruges også til at erklære, om du er det, der kaldes en fritaget betalingsmodtager, en person, der ikke er underlagt "backup tilbageholdelse."
For at forstå, hvad en fritaget betalingsmodtager er, skal du først forstå backup tilbageholdelse. Under visse omstændigheder skal betalere tilbageholde et vist beløb for skat, kendt som backup tilbageholdelse, med disse penge, der skal betales til IRS. Betalinger, der kan være genstand for reservetilbageholdelse, omfatter renter, udbytte, protektionsudbytte, royalties, husleje og kompensation til ikke-ansatte. Disse betalinger kræver, at en 1099-formular sendes til IRS og modtageren. Reservetilbageholdelse er dog kun påkrævet, når betalingsmodtageren ikke giver betaleren sit navn eller skatteyderens identifikationsnummer; eller skatteyder-id-nummeret på W-9 svarer ikke til IRS-registreringer; eller hvis skatteyderen ikke indberettede alle renter, udbytte eller andre subjektsbetalinger på sin selvangivelse; eller hvis skatteyderen skylder føderal indkomstskat.
En fritaget betalingsmodtager er en betalingsmodtager, der ikke er omfattet af reservetilbageholdelse, selv når reservetilbageholdelse normalt ville være påkrævet. Fritagne betalingsmodtagere er beskrevet i instruktionerne fra IRS til udfyldelse af standard W-9-formularen, som er den formular, som betalere bruger til at anmode om dit skatteyders identifikationsnummer. Generelt omfatter fritagne betalingsmodtagere statslige agenturer, velgørende organisationer, finansielle institutioner, selskaber og truster. Enkeltpersoner, herunder enkeltmandsvirksomheder, er generelt ikke fritaget for reservetilbageholdelse og er derfor ikke fritagne betalingsmodtagere.
W-9 har en boks til at kontrollere, om du er en fritaget betalingsmodtager. Hvis du ikke markerer dette felt, vil betaleren antage, at du ikke er fritaget, og vil tilbageholde penge til skat, hvis du falder ind under en af de kategorier, hvor backup tilbageholdelse er påkrævet. Med andre ord betragtes alle betalingsmodtagere som ikke-fritaget, medmindre de specifikt kræver fritagelse ved at markere afkrydsningsfeltet.
Regler for betaling af statsskatter vil variere afhængigt af bopælsstaten. Betalingsmodtagere bør tjekke reglen for deres særlige stat. Det kan være en god ide at søge hjælp fra en revisor eller skatteprofessionel for at afgøre, om du er omfattet af reservetilbageholdelse, og om du betragtes som fritaget eller ikke-fritaget.