Regnskaber giver investorer mulighed for hurtigt at undersøge en virksomheds økonomi og afgøre, om virksomheden repræsenterer en stærk investering. Revisorer genererer regnskaber ved at registrere transaktionsdata, når de kommer ind, omorganisere dem og omdanne dem til en læsbar form. Virksomhedsejere kan også bruge regnskaber, ofte med revisors hjælp, til at bestemme, hvilke ændringer der skal foretages for at hjælpe virksomheden med at blive mere profitabel.
Revisorens første skridt i forbindelse med regnskaber er at identificere og registrere alle transaktioner. Revisoren gennemgår alle kvitteringer, bilag og andet papirarbejde, som virksomheden genererer, når den indgår i transaktioner. Han registrerer hver transaktion i en log. Normalt består registrering af transaktioner i at angive dato, tidspunkt og beløb for transaktionen, om transaktionen bragte penge ind eller krævede, at virksomheden brugte penge og en kort beskrivelse af transaktionen.
Når revisoren registrerer alle transaktionerne i en given periode, skal hun klassificere transaktionerne. For det første grupperer hun transaktioner efter, om de repræsenterer indtægter eller udgifter. Hun kategoriserer transaktioner inden for disse to grupper i undergrupper. For eksempel samler hun alt salg, alle returnerede produkter og alle rejseudgifter sammen. Hun registrerer udgifterne efter gruppe og undergruppe i virksomhedens hovedbog.
Revisorens næste opgave er at opsummere de oplysninger, han har organiseret. I løbet af denne fase kan revisor generere grafer eller diagrammer samt sætte oplysningerne i et letlæseligt format. Revisoren genererer regnskaber såsom balancen eller pengestrømsoversigten i denne fase, så investorer og kunder nemt kan følge hans opsummering af oplysningerne. Han kan bruge computersoftware til at hjælpe med at generere disse regnskaber.
Revisorens sidste trin i regnskabsopgørelsesprocessen er at analysere dataene og afgøre, om virksomheden kan reducere udgifter eller øge indtægterne. Revisoren kan mødes med virksomhedsledere for at gennemgå disse oplysninger, så de kan træffe informerede beslutninger om ændringer, der skal foretages i virksomheden i det næste kvartal. Efter dette møde implementerer virksomhedsejerne ændringer og begynder at indsende nye transaktioner til revisor for næste kvartals opgørelse.