Skattestyrelsen betragter en firmabil som en skattepligtig ikke-kontant frynsegode. Din arbejdsgiver vil rapportere dens kontantværdi i boks 1 og beskrive den i boks 14 i din årlige W-2-formular, eller rapportere dens kontantværdi på en 1099-MISC, hvis du er en uafhængig entreprenør. Dens værdi i form af indkomst - og mængden af indkomstskat, du skal betale - afhænger af, om og hvor meget du brugte bilen af personlige årsager i løbet af kalenderåret.
IRS regler siger, at en firmabil, der udelukkende anvendes til erhvervsmæssig brug, ikke har nogen værdi i form af skattepligtig indkomst. Brug af det vil ikke påvirke indberettede lønninger eller øge din indkomstskatteregning, uanset hvor mange miles du kører. Men hvis du også bruger bilen af personlige årsager, så skal du skelne mellem erhvervs- og ikke-erhvervsmæssige miles. Det er vigtigt at føre en kilometertal, fordi 100 procent af bilens værdi tæller som indkomst på din årlige W-2 eller 1099-MISC, hvis du ikke kan skelne.
IRS har ikke en specifik formular eller metode, du skal bruge til at spore og skelne mellem miles til forretningsbrug og personlig brug, men det inkluderer en prøveformular på side 27 i publikation 463 - Rejse-, underholdnings-, gave- og biludgifter.
I IRS Publication 15-B Employer's Tax Guide to Fringe Benefits skitserer afsnit 3 en række metoder, der bruges til at bestemme værdien af en firmabil. Hvis du har tilladelse til at bruge køretøjet til personlig brug, vil din arbejdsgiver sandsynligvis bruge enten reglen om cents-per-mile eller reglen om leasingværdi.
Fra offentliggørelsesdatoen betragter cent-per-mile-reglen hver personlig mil kørt af en medarbejder eller en uafhængig kontrahent som svarende til 56 cents i løn, hvis du betaler alle brændstofomkostninger og 50,5 cents i løn, hvis din arbejdsgiver betaler for brændstoffet. For at beregne den fulde værdi skal du gange den gældende kilometersats med det samlede antal personlige kørte miles. For eksempel, hvis 455 af 7.000 miles ifølge din kilometerlog var til personlig brug, og du betalte for brændstof, svarer frynsegoderne til $254,80 i skattepligtig indkomst. Hvis din arbejdsgiver har betalt for brændstoffet, svarer det til 229,78 USD.
Leasingværdireglen, som kun gælder for et leaset køretøj, baserer bilens værdi i indkomst på bilens fair markedsværdi og årlige leasingværdi i henhold til tabel 3-1 i IRS Publication 15-B, pr. dag du bruger det af en personlig årsag. For at beregne værdien skal du dele det samlede antal personlige miles kørt med de samlede miles og derefter gange resultatet med den årlige lejeværdi.
For eksempel, hvis 455 af 7.000 miles ifølge din kilometerlog var til personlig brug, og du betalte for brændstof, svarer en bil med en FMV på $12.500 - og en tilsvarende årlig leasingværdi på $3.600 til $234 - (455/ 7000)x3.600 -- i løn.
Leasingværdireglen omfatter ikke værdien af brændstof, uanset hvem der betaler for det. Derfor kan din arbejdsgiver inkludere et særskilt gebyr på 5,5 cent-per-mile for alle kørte miles eller kun pålægge dette gebyr på personlige miles.
Detaljerede kørselsoptegnelser er nøglen til at reducere en firmabils værdi i form af indkomst. Rettidig registrering er også vigtig, da jo længere du venter med at registrere kilometer, jo mindre nøjagtig kan din tilbagekaldelse være. For at forhindre dette anbefaler IRS, at du skelner mellem forretnings- og personlige miles på eller så tæt som muligt på tidspunktet for hver køretur.