Linjepostbudgetter hjælper virksomheder, iværksættere og husholdningsoverhoveder med at spore og overvåge tilgængelige midler, indtægter og udgifter efter type. Regnskabsværktøjet kan oprettes til at afspejle år for år forskelle mellem samme udgiftstyper eller for at afspejle forskellen mellem budget og udgifter for et enkelt år. Du kan også bruge regnskabsværktøjet til at beregne og overvåge påløbne eller forventede udgifter.
Åbn et nyt regneark ved hjælp af et softwareprogram som Microsoft Excel. Indtast feltoverskrifterne øverst i regnearket. I felt, kolonne A og række 1 (A1), skriv "Udgiftstype." I felt B1 skal du skrive "Current Spend". I felt C1 skal du skrive "Forudgående år". I felt D1 skal du skrive "Nuværende års budget." I felt E1 skal du skrive "Resterende forbrug for indeværende år", og i felt F1 skrives "Indeværende år vs. tidligere år."
Under feltet "Udgiftstype" og på separate rækker skal du angive hver type udgift, du forventer at bruge penge på for året. Typiske udgiftstyper for linjeposter omfatter "løn", "andre lønudgifter" (som inkluderer skatter og sygeforsikringsbetalinger), "rejser og underholdning", "kontorartikler", "uddannelse" og "markedsføring og promovering". List posterne efter hinanden på separate rækker startende ved kolonne A og række 2 (A2) ned til A7 eller ned til hvor mange separate linjeposter du vil have udgifter til.
Definer grænser. Tab over til felt D1, "Aktuelt års budget." Begyndende med felt D2, udfyld denne kolonne med det maksimalt tilladte forbrug for hver "Udgiftstype". For eksempel, for udgiftstypen "Løn" vil du for tre medarbejdere, der tjener 50.000 USD om året hver, udfylde et budget i alt på 150.000 USD. Gå ned i regnearkskolonnen og udfyld det samlede årsbudget for hver linjepostudgiftstype.
Udfyld tidligere års forbrug. Tab over til felt C1, "Forudgående år". Under denne kolonne skal du udfylde det samlede beløb, der er brugt for hver udgiftstype for det foregående år, startende ved felt C2.
I starten af hver måned skal du udfylde det nøjagtige beløb, du har brugt for hver linjepostudgiftstype. Opdater det samlede nuværende forbrug, startende i felt B2, for de forskellige udgiftstyper hver måned i løbet af året. For eksempel, for udgiftstypen "Løn" i januar, vil du udfylde 12.500 USD. Hvis du i januar brugte 150 USD på kopipapir, 75 USD på frimærker og 280 USD på printertoner, ville det samlede nuværende forbrug for "Kontorartikler" være 505 USD.
Overvåg nuværende forbrug i forhold til fastsatte budgetter. Byg en formel i felt E2 under "Resterende forbrug for året" for automatisk at trække "Nuværende forbrug," felt B2, fra "Aktuel års budget," felt D2. Hvis du bruger Microsoft Excel til at oprette dit budgetregneark, vil formlen se sådan ud:"=D2-B2". Kopier og indsæt denne formel ned i kolonne E, indtil du har udfyldt formlen for alle udgiftstyper på regnearket.
Opret en formel i felt F2, "Current Year Spend vs. Tidligere års Spend," for at spore, hvordan du administrerer dit nuværende års budget, felt B2, sammenlignet med hvor godt du administrerede dit tidligere års budget, felt C2. Hvis du bruger Microsoft Excel, vil formlen se således ud:"=C2-B2". Kopier og indsæt denne formel ned i kolonne F, indtil du har udfyldt formlen for alle udgiftstyper på regnearket