Sådan balancerer du et checkhæfte ved hjælp af Excel. Excel er et regnearksprogram, der kan tilføje, trække fra og bruge formler til at administrere data. Her er trinene til at balancere et checkhæfte ved hjælp af denne software.
Åbn Excel-programmet fra din startmenu eller ved at dobbeltklikke på en genvej på skrivebordet.
Mærk dine overskrifter i den øverste række og lad åbne kolonner mellem dine overskrifter. A1 skal være mærket "Metode;" B1 skal være blank; C1 skal være "Dato;" D1 skal være blank; E1 skal være "Beskrivelse;" F1 skal være blank; G1 skal være "Debet;" H1 skal være blank; I1 skal være "Credit:" J1 skal være blank; K1 skal være "Balance;" L1 skal være blank; og M1 skal være "Slet."
Skift dine tomme kolonnebredder for at adskille de data, du vil indsætte senere. Klik på den første tomme kolonne (B), hold "Ctrl"-knappen nede og klik på de andre tomme kolonner (D, F, H, J; L). De vil blive fremhævet med sort. Højreklik med musen på en sort kolonne. En rullemenu åbnes, klik på "Kolonnebredde". Skift til "2", og klik på "OK."
Skift dine andre kolonnebredder, der vil indeholde data til den størrelse, du ønsker. Den mest bemærkelsesværdige ændring vil være kolonnen "Beskrivelse". Skift dette til en kolonnebredde på "27", så det kan indeholde nok tekst til at registrere dine oplysninger.
Formater celler til at indeholde valuta. Klik på "G", hold "Ctrl"-knappen nede og klik på "I" og "K". Højreklik på en af de sorte fremhævede kolonner for at se rullemenuen. Vælg "Formater celler". På fanen "Nummer", vælg "Valuta" og vælg dine decimaler og dollartegn. Dette vil gøre din formular konsistent.
Indsæt din startsaldo. På den første række vil du kun indsætte din startsaldo i "K2"-cellen. Dette vil være det tal, som alle dine debiteringer og krediteringer vil blive tilføjet eller trukket fra.
Indsæt dine data begyndende med række 3. Check #'er, ATM, depositum og andre metoder vil blive indtastet i kolonne A. Indsæt datoen for transaktionen (du kan formatere denne kolonne ved at højreklikke på "C", "Formater celler" og vælge det datoformat, du foretrækker). Indtast beskrivelse og beløb i de relevante kolonner.
Opret en løbende balance. Klik på celle "K3". På værktøjslinjen skal du klikke på knappen Autosum, der vises som et græsk bogstav "E". En prikket, bevægelig blok vil dukke op på "K2", og du vil se en bjælke under værktøjslinjerne med =SUM(K2). Indsæt din kommando efter K2:=SUM(K2-G3+I3) og klik på "Enter". Du har formateret dine celledata.
Formater kolonnen "Saldo" for at opdatere, når du indtaster data. Klik på K3-cellen, hold "Ctrl"-knappen nede og klik på bogstavet "C" på tastaturet. Dette kopierer formatet af den pågældende celle. Klik på K4-cellen, hold "Ctrl"-knappen nede og klik på bogstavet "V" på tastaturet. Dette indsætter formatet i den pågældende celle. Gentag indsætningsprocessen så langt ned, som du foretrækker.
Afstem dit Excel-regneark med dit månedlige kontoudtog. Sæt et "R" i kolonnen Rydset for at angive, at en post matcher dit kontoudtog og er blevet tilføjet eller trukket fra din saldo.
Bekræft din saldo. Dit kontoudtog kan være anderledes end din Excel-saldo. Visse transaktioner har muligvis ikke clearet den bank, du har registreret. Tag din Excel-saldo, og tilføj eller træk beløb, der ikke har et "R" ved siden af, til din Excel-saldo. Denne sum bør svare til dit kontoudtog.
Opsæt regnearket på forsiden, og det bliver nemt at afstemme. Indtast dine kvitteringer mindst en gang om ugen for at få en nøjagtig saldo. Sikkerhedskopier dit elektroniske checkhæfte hver tredje måned ved at gemme på en cd. Du kan navngive dine ark i bunden af regnearket for at organisere dit checkhæfte efter måneder af året.