Forsikringsselskaber og Internal Revenue Service er langt fra lignende organisationer, men nogle gange kræver de lignende papirarbejde. Forsikringstagere kan blive overrasket over at modtage en anmodning om en W-9-formular fra et forsikringsselskab, men det er en almindelig proces. W-9-formularer kan, selv om de typisk er af interesse for IRS og lignende offentlige myndigheder, også give forsikringsselskaber nøgleoplysninger, hvilket gør W-9-formularer til forsikring til en hensigtsmæssig metode til at sende forsikringsselskaber de nødvendige data. W-9-formularer er nemme at udfylde, og en anmodning om en fra et forsikringsselskab burde ikke genere dig.
W-9-formularen kaldes formelt Request for Taxpayer Identification Number og certificering. Det er en generel formular, der hjælper IRS med at "mærke" hver skatteyder med det korrekte identifikationsnummer. Det forbinder enten et socialsikringsnummer (for enkeltpersoner) eller et arbejdsgiveridentifikationsnummer (for virksomheder og andre enheder) til placeringen og navnet på en bestemt skatteyder. Formularen indeholder også oplysninger om certificeringskrav, såsom at være amerikansk statsborger, og forklaringer om forskellige forretningsstrukturer, og hvordan W-9-reglerne gælder for dem.
Forsikringsselskaber anmoder om en kopi af disse W-9-formularer som en del af behandlingen af forsikringsoplysninger. I disse tilfælde er W-9-formularer ofte den enkleste måde at få nødvendige oplysninger på. Ligesom IRS skal forsikringsselskabet nøjagtigt identificere forsikringstageren. Skemaet kombinerer adresseoplysninger, navn, klassifikation og identifikationsnummer, der bruges til mange økonomiske formål, i ét dokument. I stedet for at oprette en ny formular, finder forsikringsselskaber det nemmere at anmode om en W-9 til deres egne poster.
Ikke alle forsikringsselskaber kræver, at folk sender en W-9 bare for at kvalificere sig til en forsikring. Normalt vil forsikringsselskaber kun bede om formularen, hvis der er problemer med optegnelser. For eksempel, hvis en forsikringstager fremsætter et krav for en bestemt begivenhed, kan forsikringsselskabet se, at den angivne adresse ikke stemmer overens med den adresse, de har registreret, eller at CPR-nummeret eller -navnet er lidt anderledes. For at afklare problemet vil forsikringsselskabet derefter bede om W-9 for at sikre, at der ikke er nogen svigagtig aktivitet.
At modtage en anmodning om en W-9-formular fra dit forsikringsselskab betyder ikke, at du er mistænkt for bedrageri, eller at dit krav vil blive afvist. Faktisk opdaterer nogle forsikringsselskaber deres optegnelser hvert år og kan bede om en W-9 som en selvfølge for at sikre, at oplysningerne er fuldstændige. Fordi det er en skatteform, vejer W-9 meget på det finansielle område.