Forudbetalte udgifter er resultatet af forudbetalte kontantbetalinger for udgifter, som en virksomhed vil afholde over flere regnskabsperioder i fremtiden. Virksomheder justerer forudbetalte udgifter periodisk for at afspejle den del af de forudbetalte udgifter, der er afholdt over tid. Hvis forudbetalte udgifter ikke justeres, vil de blive overvurderet og de faktisk afholdte udgifter undervurderet. En urigtig fremstilling af forudbetalte udgifter og afholdte udgifter vil have indflydelse på både balancen og resultatopgørelsen.
Forudbetalte udgifter bliver til afholdte udgifter enten med tiden eller gennem forbrug. Eksempler på forudbetalte udgifter omfatter årlige forsikringsbetalinger og forudbetalte huslejer, der udløber med tiden, eller kontorartikler, der holder i flere regnskabsperioder og udløber efter anvendelse. Når virksomheder køber forudbetalte udgifter, debiterer de forudbetalte udgifter og krediterer kontanter. Det oprindelige beløb af forudbetalte udgifter falder, efterhånden som dele af de forudbetalte udgifter indregnes i de faktiske udgifter, når de afholdes i fremtiden.
En forudbetalt udgift er ikke en udgiftspost, som udtrykket antyder, men derimod et aktiv, der er rapporteret på balancen. Debitering af forudbetalte omkostninger for at registrere forudbetalingerne for fremtidige udgifter øger kontosaldoen for den forudbetalte udgift som et aktiv. Over tid, når virksomheder griber til aktivet af forudbetalte udgifter for at dække fremtidige udgifter, bør saldoen på kontoen for forudbetalte udgifter falde tilsvarende. Uden at foretage nogen justeringer forbliver kontosaldoen som oprindeligt registreret, hvilket overvurderer værdien af forudbetalte udgifter som et aktiv.
Udgifter afholdt i fremtidige regnskabsperioder ud fra forudbetalte omkostninger indregnes som omkostningsposter i resultatopgørelsen. Da virksomheder har forudbetalt de udgifter, de vil afholde i fremtiden, vil der ikke være nogen transaktioner knyttet til afholdelsen af udgifter i nogen af de fremtidige regnskabsperioder. Uden en ledsaget forretningstransaktion kan virksomheder nogle gange glemme at registrere og indberette en udgift efter at have afholdt den. Udeladelsen af sådanne udgiftsjusteringer undervurderer udgiftsbeløbet i resultatopgørelsen.
Virksomheder bruger justeringsposter i slutningen af en regnskabsperiode til at justere forudbetalte udgifter og registrere de afholdte udgifter. Reguleringsposteringerne er en kreditpostering på kontoen for forudbetalt udgift på balancen og en debetpostering på udgiftskontoen i resultatopgørelsen. Kreditreguleringen reducerer saldoen på den forudbetalte udgift, og debetreguleringen øger den afholdte udgift. Med justeringerne er forudbetalte udgifter som et aktiv på balancen og de afholdte og rapporterede omkostninger i resultatopgørelsen passende opgjort til deres korrekte saldi.