Når teams sporer medarbejdernes produktivitet, hvad med det, folk ikke kan lide?
Bliver det sporet? Eller spores det uden at forstå hvorfor?
Der er stor forskel, og det betyder noget. Det meste af medarbejdernes modstand mod produktivitetssporing stammer ikke fra selve sporingen. I stedet kommer det fra følelsen af at blive set uden kontekst eller målt uden forklaring.
Ofte bliver værktøjet problemet, når det egentlige problem er mangel på åben kommunikation. Virksomhedsejede enheder gør det endnu sværere at få det rigtige, da gennemsigtighed kan blive en eftertanke for nogle ledere, når det ikke er lovligt påkrævet.
Hos Hubstaff mener vi, at etik har forrang for lovgivning, når det kommer til samtaler omkring overvågning. Selv når hardwaren tilhører organisationen, skal forventningerne til, hvordan det bruges, være klart fra begyndelsen, før nogen logger ind for første gang.
I denne guide vil vi se nærmere på virksomhedsejet medarbejderproduktivitetssporing, og hvordan du kan udrulle det effektivt og etisk.
De fleste værktøjer til produktivitetssporing blev bygget ud fra den antagelse, at medarbejderne ville deltage aktivt i deres egen overvågning.
Ofte betyder det at starte timere, logge opgaver og andre bevægelser. Den antagelse holder dog ikke godt i rigtige arbejdsmiljøer, hvor fokus er fragmenteret, og kontekstskift er konstant. I traditionel produktivitetssporing:
Resultatet er data, du ikke kan stole fuldt ud på, og en proces, dit team ærgrer sig over. Der er en bedre måde at få synlighed på uden at bede folk om at vedligeholde den selv.
Virksomhedsejet enhedssporing er den proces, der bruges til at spore medarbejdernes arbejdstimer, tid brugt på aktiviteter, besøgte websteder, anvendte programmer og andre interaktioner, der hjælper med at overvåge medarbejdernes computeraktivitet på tværs af arbejdsdagen. Sporingen kører automatisk på hardware, som organisationen ejer og administrerer, så der er ingen timere at starte eller nogen medarbejderinteraktion nødvendig for at starte sporing.
Fordi enheden tilhører virksomheden, kan virksomheden konfigurere tilladelser, før den når nogens skrivebord. Sporingspolitikker er fastsat, software er implementeret, og alt er klar til at køre i baggrunden fra dag ét.
Det, der bliver fanget, er aktivitetsdata i form af tid brugt i applikationer, arbejdssessionslængde og generelle brugsmønstre. Dette hjælper ledere med at forstå, hvordan arbejdet virkelig foregår uden at afbryde de mennesker, der udfører det.
Sporing af produktivitet på virksomhedsejede enheder behøver ikke at betyde konstante indtjekninger, synlige timere eller værktøjer, der får folk til at føle, at alle deres bevægelser bliver overvåget.
Et godt setup kører stille og roligt, fanger kun det, der betyder noget, og, vigtigst af alt, holder sig ude af vejen. Sådan får du det til at ske.
Den enkleste løsning for inkonsistente data er at fjerne det menneskelige skridt, der forårsager det.
Med automatisk tidsregistrering starter sporing automatisk i det øjeblik, nogen begynder at arbejde. Ingen timer at starte, ingen session at lukke - som standard får teams et komplet og præcist billede af, hvordan tiden bruges.
Denne nøjagtighed afhænger ikke af vaner, eller om nogen var for dybt i en opgave til at lægge mærke til uret. Over tid forenes denne konsistens til mønstre, du kan stole på, rapporter, der afspejler virkeligheden, og en mindre administrativ byrde for alle.
Det mest forstyrrende, et sporingsværktøj kan gøre, er at minde folk om det eksisterer.
Hver pop op, hver prompt, hver synlig timer er en lille afbrydelse. Sådanne afbrydelser har en måde at ankomme på præcis det forkerte tidspunkt og trække nogen ud af en tilstand af koncentreret arbejde, ligesom de endelig er faldet til i en flowtilstand.
Baggrundssporing hjælper med at forhindre det. Det kører bag kulisserne, mens medarbejderne holder fokus på, hvad de blev ansat til at gøre. Arbejdet bliver gjort, dataene bliver fanget, og ingen skal spilde tid på at skifte mellem deres job og det værktøj, der skal måle det.
Der er en meningsfuld forskel mellem at vide, at nogen arbejder, og forstå hvordan arbejdet bliver udført. Aktivitetsdata bygger bro over dette gab ved at afdække mønstre, som ellers ville forblive usynlige.
Sådan ser det ud i praksis:
Målet er ikke at fange nogen, der gør noget forkert, men at forstå, hvordan arbejdet bevæger sig gennem din organisation. Til gengæld kan du træffe bedre beslutninger om det.
Sporing, der løber uden for etablerede grænser (f.eks. indfangning af data i personlige timer eller på måder, som medarbejderne aldrig blev fortalt om), er, hvordan du forvandler et nyttigt værktøj til et ansvar. Du skal supplere hensigten med konfiguration.
De fleste gode sporingsværktøjer lader dig definere præcis, hvornår og hvordan overvågning kører - for eksempel kun arbejdstider, specifikke enheder, specifikke roller. En opsætning som denne betyder, at de data, du indsamler, er forsvarlige, og de personer, der spores, er ikke bekymrede for at blive sporet på en weekend.
Overholdelsesklar rapportering er også vigtige her. Når der opstår revisioner, eller der opstår tvister, er det langt mere nyttigt at have rene, politiktilpassede optegnelser end at forsøge at forklare, hvad dit sporingsværktøj gjorde og hvorfor.
Virksomhedsejede enheder skaber en naturlig mulighed for at få sporing lige fra starten. Hardwaren tilhører og er konfigureret af organisationen, så brugerne simpelthen kan begynde at arbejde uden at bekymre sig om at starte sporing.
Hubstaffs automatiske sporing for virksomhedsejede enheder gør netop dette. Den kører i baggrunden, starter, når der er aktivitet, og stopper, når der ikke er, uden at bede medarbejderne om at gøre noget.
Administratorer sætter politikken én gang (definerer tidsplaner, teams og regler), og sporingen klarer sig selv derfra. Nye medlemmer, der føjes til organisationen, føjes automatisk til denne politik, hvilket betyder mindre konfigurationsarbejde, efterhånden som teams vokser og færre huller i dataene.
Udover at gøre dataindsamling lettere, ændrer automatisk sporing også, hvad disse data er værd. Med et system, der kører, uden at nogen administrerer det, får du data, der afspejler, hvordan arbejdet virkelig foregår.
Over tid opstår mønstre, beslutninger bliver nemmere at retfærdiggøre, og antagelser bliver erstattet af viden.
Vi har brugt en god del af denne artikel på at tale om at få teknologien rigtig, men det er den nemmere del af sporing.
Den sværeste del er at sørge for, at folk i den modtagende ende af det forstår, hvad softwaren er, hvorfor den er der, og hvad du vil gøre med, hvad den fortæller dig. Her er et par tips til etisk sporing.
Intet af dette kræver perfektion, men det gør det kræver intention. Vedvarende succes med virksomhedsejet enhedssporing centrerer sig om din vilje til at anerkende, at dit team fortjener fuldt ud at forstå, hvordan du planlægger at bruge det.
Den tekniske side af dette er mere ligetil, end de fleste forventer.
Politikker bliver sat, software bliver implementeret, og dashboardet begynder at vise dig, hvordan arbejdet ser ud i din organisation - alt sammen uden at nogen i dit team behøver at gøre noget anderledes, end de allerede gør.
Men den meningsfulde ændring her er ikke installationen af systemer eller den forenklede rapportering. Det er ikke engang bekvemmeligheden ved indbygget compliance.
I stedet er det enden på at styre ud fra antagelser og begyndelsen på at styre fra noget, der er tættere på sandheden. Sporing, der kører i baggrunden på enheder, din organisation allerede ejer, gør det muligt uden at forstyrre de personer, der udfører arbejdet. Hvis du vil se, hvordan det kan se ud i praksis, kan du starte en gratis prøveversion af Hubstaff i dag.