Køber du varer eller tjenester til din virksomhed? Dumt spørgsmål:Selvfølgelig gør du det. Og du betaler måske ikke altid for varerne på forhånd. I stedet sender en leverandør en faktura. Hvis du modtager fakturaer, skal du administrere dine kreditorer. Hvad er kreditorer?

Hvad er kreditorer?

Kreditorer, også kaldet gæld eller AP, er de penge, du skylder leverandører. Du øger din kreditor, når en leverandør giver dig kredit - også hvis du køber noget og betaler ikke med det samme. Spor dit AP ved hjælp af en kreditorkonto. Posteringerne på din kreditorkonto kaldes gæld. En tilgodehavende repræsenterer en faktura, du skal betale.

Lad os sige, at du køber forsyninger fra en leverandør på kredit. Sælgeren sender dig derefter en faktura med en forfaldsdato for betalingen. AP-kontoen i dine bøger viser dig, hvilke leverandører du skylder penge.

Registrer gæld, hvis du bruger periodisering. Under periodisering skal du registrere udgifter, når du afholder dem. Det betyder, at du registrerer en udgift, så snart du modtager en faktura, ikke kun når du betaler leverandøren.

At kende din virksomheds AP hjælper dig med at afgøre, om du er rentabel. Og kreditorer giver data til budgettering og planlægning.

Ved at se fremad på udgifterne kan du bestemme, hvornår du vil foretage store indkøb, eller om du er klar til at udvide. Du kan også undgå situationer, hvor du ikke har penge nok til at dække omkostningerne.

Hvilken type konto er kreditorer?

Fakturaer kræver generelt betaling inden for 30, 60 eller 90 dage. Som følge heraf er AP en kortfristet forpligtelse (dvs. en type forpligtelse, du betaler inden for et år).

Registrer kreditorer på din ansvarskonto.

Gæld og debitorer

Indtil videre har vi talt om AP. Det er kun rimeligt, at vi tager dens anden halvdel op, debitorer.

Tilgodehavender er penge, du skylder. Igen, AP er penge, du skylder.

Når du har en kreditor, har din leverandør et tilgodehavende. Ligeledes, når du har et tilgodehavende, har din kunde en kreditor.

Aldringsrapport for kreditorer

Du kan bruge en ældningsrapport for kreditorer til at organisere de penge, du skylder leverandører. En ældningsrapport for kreditorer viser dig:

• Hvad du skylder
• Hvem du skylder det
• Hvor gammel er fakturaen (f.eks. aktuel eller forfalden)

Her er et eksempel på AP-aldringsrapport: 

Angiv de leverandører, du skylder penge til, i den første kolonne. Indtast saldi, der skal betales til hver leverandør i den relevante ældningskolonne (f.eks. forfaldne 31 - 60 dage). Hvis du ikke betaler en faktura, før den forfalder, skal du flytte beløbet ind i den rigtige kolonne. På den måde kan du se, hvor meget af dit AP der er forfaldent.

Oprettelse af en kreditorjournalpost 

Du skal registrere AP-transaktioner i dine regnskabsbøger ved hjælp af dobbelt bogholderi.

For hver forretningstransaktion skal du registrere to poster. Kreditorposteringerne balancerer dine bøger. Mens en post øger en konto, reducerer den anden en konto.

Hver gang du pådrager dig et AP, skal du foretage to indtastninger. Den ene post krediteres, og den anden debiteres. Regnskabsdebiteringer og -krediteringer påvirker hver type konto forskelligt. Her er en guide til at hjælpe dig:

Igen er AP et ansvar. Kreditter øger forpligtelser. Og debiteringer reducerer forpligtelser.

Når du pådrager dig en kreditor, skal du lave en bilagspostering. Fordi dette øger din AP, skal du kreditere Kreditorkonto. Debitér derefter den konto, der repræsenterer, hvad udgiften var til (f.eks. beholdning).

Recap :Inden du betaler af på din gæld, skal du kreditere den skyldige og debitere den købte vare.

Husk, at du også skal lave en anden journalpostering, når du betaler din faktura. Denne anden post viser, at du formindsker din kreditorkonto.

Debiter din kreditorkonto. Og krediter en kontantrelateret konto for at afspejle dit fald i penge fra at foretage betalingen (f.eks. Kontanter eller Checkkonto).

Recap :Når du har betalt din gæld, skal du debitere det skyldige beløb og kreditere en pengekonto.

AP-journalposter:Eksempel 

Lad os sige, at du har købt forsyninger til en værdi af 100 USD på kredit. Lav følgende journalpostering for at afspejle din stigning i AP og forsyninger.

Du betaler gælden på $100 med kontanter. Lav nu endnu en journalpost, der viser et fald i din AP-konto og din kontantkonto.

Tips til administration af dit AP 

Du har meget at jonglere med, mens du driver din virksomhed. AP-procesforbedringer gør det nemmere at betale leverandører. Og det kan få dig tilbage til at arbejde med indtægtsskabende opgaver.

Her er fem tips til håndtering af gæld:

Tip 1:Etabler et AP-system

Registrer hver faktura ved hjælp af den samme metode i dine bøger. Opsæt et system for kreditorer og spor dine ubetalte fakturaer. Gør det klart, hvem du skylder, hvor meget du skylder, og hvornår pengene skal betales.

Overvej at bruge regnskabssoftware til at strømline dit ansvar.

Tip 2:Se efter rabatmuligheder

Vær opmærksom på rabatter ved tidlig betaling fra dine leverandører. Nogle leverandører giver penge af den samlede regning for at sende tidlige betalinger.

Disse rabatter kan tilføjes. Før du betaler tidligt, skal du tjekke din bankkonto for at se, om du vil have penge nok til overs til at fungere effektivt.

Tip 3:Konfigurer påmindelser

Indstil påmindelser om fakturaforfaldsdatoer for at advare dig selv, når gælden forfalder. Dette vil hjælpe dig med at undgå sene betalinger og bedre styre små virksomheders pengestrømme.

Gør det til en vane at tjekke forfaldsdatoer med jævne mellemrum.

Tip 4:Opdater dine kontaktoplysninger

Hold dine kontaktoplysninger opdaterede, så dine leverandører kan finde dig. Sørg for, at dit websted, dit visitkort og andre offentlige fortegnelser har de korrekte adresser og telefonnumre. Når en leverandør tager dine oplysninger, skal du kontrollere, at de er korrekte.

Tip 5:Oprethold leverandørrelationer

Som virksomhedsejer, prøv at opretholde gode relationer med leverandører. Skab et ry for at betale dine fakturaer til tiden.

Hvis du ikke kan foretage en betaling til tiden, skal du tale med din leverandør for at forhandle betalingsbetingelserne. Du kan muligvis gå på en betalingsplan, hvor du betaler de skyldige penge i rater.

Ved du, at der er en nemmere måde at spore din virksomheds transaktioner på end et regneark? Patriots online regnskab kan strømline alt fra registrering af transaktioner til generering af regnskaber. Vi tilbyder gratis, USA-baseret support og en gratis prøveperiode ... hvad har du at tabe? Kom i gang i dag!

Denne artikel er blevet opdateret fra dens oprindelige udgivelsesdato 16. august 2012.