Faktum er, at virksomhedsejere bør vide lidt om regnskab. Og ja, det er en enorm hjælp at ansætte en revisor. Men hvad med det daglige cash flow i din virksomhed? Hvad med fakturering, regningsbetalinger, dataindtastning og andre regnskabsopgaver? Det er her, regnskabssoftware kan hjælpe. Så hvordan fungerer regnskabssoftware?

Hvordan fungerer regnskabssoftware?

Før vi kan dykke ned i besvarelsen Hvordan fungerer regnskabssoftware? , vi skal tale om, hvad det er. Regnskabssoftware er et værktøj, der hjælper virksomheder med at spore og administrere deres økonomi.

Der er to typer regnskabssoftware:skyregnskabssoftware og desktopsoftware. Cloud-regnskabssoftware er internetbaseret software, som du kan få adgang til hvor som helst og når som helst. Desktop regnskabssoftware er et program, du downloader til din bærbare eller stationære computer. Med desktop-software er du generelt begrænset til udelukkende at bruge den enhed, som du downloadede programmet til.

Så hvordan fungerer cloud-regnskab? Den kommer med funktioner, der giver dig mulighed for at behandle økonomiske data og andre opgaver. For eksempel kan virksomheder bruge software til at:

• Registrer transaktioner
• Download regnskaber og rapporter
• Administrer kundeoplysninger og betalinger
• Opret og send fakturaer
• Del rapporter og økonomiske oplysninger med en revisor
• Angiv virksomhedsskatter

Som et værktøj giver regnskabssoftware virksomhedsejere mulighed for præcist at administrere deres økonomi for at hjælpe med at forhindre fejl. Som en bonus kan det også hjælpe dig med at spare tid.

Brug af regnskabssoftware

Igen kan du udføre mange opgaver med regnskabssoftware. Det meste software kommer med mange funktioner, du kan bruge til at strømline din virksomhed og gøre administrationen af ​​dine bøger en smule lettere. Her er nogle almindelige regnskabssoftwarefunktioner og funktioner:

1. Registrer transaktioner: Transaktioner i regnskab spænder vidt. Med software kan du indtaste alle dine transaktioner for at spore hvert køb, hver udgift, indtægt og mere.
2. Opret regnskaber og rapporter : Ved at bruge de transaktioner, du registrerer i din software, kan du generere og analysere forskellige rapporter for at skabe et klart billede af dit økonomiske helbred. Og du kan bruge rapporterne til at skabe en idé til, hvordan du kommer videre (f.eks. oprettelse af et forretningsbudget).
3. Administrer kunder: Når du opbygger en kundebase, er det vigtigt at holde styr på forskellige regninger og udestående fakturaer. Med regnskabssoftware kan du se forskellige oplysninger om dine kunder (f.eks. forfaldne saldi).
4. Opret og send fakturaer: Fakturering er en afgørende del af de fleste virksomheder. Hurtig oprettelse af ensartede fakturaer med et par klik på en knap giver dig mulighed for at spare tid og penge. Med noget software kan du endda automatisere faktureringsprocessen for at sende en ny faktura med faste intervaller, afhængigt af årsagen (f.eks. forfalden eller hver tredje måned).
5. Samarbejde med din revisor: En revisor kan hjælpe dig med at analysere og styre din virksomheds økonomi. Men du kan gøre processen endnu nemmere ved at bruge regnskabssoftware. Veladministreret software giver dig mulighed for at producere en række forskellige rapporter for at hjælpe din revisor med deres økonomiske opgaver. Og du kan bruge mindre tid på at undersøge kvitteringer og andre dokumenter, hvis du organiserer alt på ét sted.
6. Angiv virksomhedsskatter: Skatter er obligatoriske. Så du skal være klar til at forberede og arkivere hvert kvartal og i slutningen af ​​året. Ved at bruge software kan du finde de nødvendige data til at indtaste på dine skatteformularer. Og det meste software beregner også automatisk moms eller giver dig mulighed for at tilføje en momssats. Som en bonus kan du videregive oplysningerne til din revisor for at udarbejde formularerne til dig (sparer tid og penge!).

Som en påmindelse er din regnskabssoftware kun så nøjagtig som din dataindtastning. Så gennemgå dine regnskaber rutinemæssigt (f.eks. en gang om måneden) for at sikre nøjagtighed.

Fælles funktioner i regnskabssoftware

Regnskabssoftware kan variere fra udbyder til, men der er nogle almindelige elementer, som virksomhedsejere har brug for. De fleste regnskabssoftware bruger dobbelt bogholderi, så sørg for at forstå det grundlæggende, før du begynder at bruge softwaren.

Se efter disse funktioner, når du vælger regnskabssoftware:

• Robuste rapporteringsmuligheder (f.eks. resultatopgørelser)
• Fakturabehandling
• Rekningsbetaling
• 1099 e-arkivering
• Import af bankkonti
• Kundeoprettelse og -sporing

En anden ting at tjekke, før du vælger et softwareprogram, er kundesupport. De fleste virksomhedsejere er trods alt ikke revisorer, så stærk kundesupport kan være afgørende.

Og hvis du har brug for muligheden for at få adgang til dine oplysninger hvor som helst, når som helst, kan du overveje en cloud-regnskabssoftware-mulighed frem for en desktopversion. Cloud-regnskabssoftware bruger internettet til sikkert at gemme krypteret information i skyen, så du kan komme ind på din konto, selv når du ikke er på kontoret.

Vil du se, hvordan vores prisvindende regnskabssoftware fungerer? Tag en selvguidet, uforpligtende demo.

Eksempel på brug af regnskabssoftware

Nu hvor du kender funktionerne og funktionerne i regnskabssoftware, lad os tage et kig på et eksempel på, hvordan du kan bruge det i din virksomhed.

Din virksomhed har fire tilbagevendende regninger, du sporer i din software:

• Hjælpeprogrammer
• Lej
• Lånebetalinger
• Små virksomheders forsikring

For at spore dine regninger indtaster du betalingerne i softwaren og tildeler dem til de relevante konti. Du kan overvåge, hvor meget du bruger på dine regninger og vurdere, om du har brug for at foretage ændringer.

Udover dine udgifter har du også fire kunder, du fakturerer hver måned for ydelser. Du indtaster hver kundes oplysninger og opretter en tilbagevendende faktura for hver enkelt. Softwaren opretter og sender automatisk en ny faktura til kunden på den dato, du vælger. Og du tilføjer en betalingspåmindelse for 30 dage efter forfald for at sikre, at hver kunde modtager en meddelelse, hvis de ikke betaler.

Ved udgangen af ​​kvartalet anmoder din revisor om følgende oplysninger fra dig for at udarbejde dine skatteopgørelser:

• Resultatopgørelse (alias resultatopgørelse)
• Balance
• Pengestrømsopgørelse

Fordi softwaren indeholder disse årsregnskaber, kan du nemt downloade og sende dem til din revisor.

Når årsafslutningen nærmer sig, sætter du dig ned med din revisor for at udarbejde et nyt budget for det kommende år. Du skal trække rapporter som:

• Debitorer
• Gæld
• Resultatopgørelse
• Balancer
• Begyndende saldi

Igen, din regnskabssoftware har alle de rapporter, du har brug for. Så du kan nemt samle regnskaberne og bruge dem til at evaluere dit budget for det nye år.