Mobile enheder er blevet uundværlige værktøjer. De giver os mulighed for at gøre så meget mere end blot at foretage telefonopkald og sende tekstbeskeder. Nutidens smartphones er fyldt med kraftfulde applikationer, der hjælper os med at styre både vores arbejde og privatliv. Og de kunne være en af de nemmeste løsninger for revisorer, der har til opgave at spore kvitteringer for medarbejderudgiftsrapporter.
IRS kræver kvitteringer for forretningsudgifter over $75. Hvis dine medarbejdere regelmæssigt mister kvitteringer eller anmoder om kopier fra deres firmakreditkort, er det måske på tide at introducere en kvitteringsscanner-app til dit personale.
Dette praktiske værktøj lader dig hurtigt fange vigtige forretningstransaktioner som køb, regninger, betalinger osv. og gemme dem digitalt. Faktisk inkluderer nogle af de mest populære smartphone-apps, der er tilgængelige i dag, indbyggede kvitteringsscannere.
En kvitteringsscanner-app giver folk mulighed for at scanne og organisere deres fysiske eller digitale kvitteringer på én central placering og kan derefter tilgås fra enhver enhed med internetadgang. Derudover giver de bedste kvitteringsscanner-app-programmer brugeren mulighed for at tilføje noter om hver transaktion og vedhæfte billeder. Disse detaljer er nyttige, når du for eksempel skal specificere forretningsmiddage.
Nogle tilbyder endda yderligere funktioner såsom automatisk kategorisering baseret på virksomhedstype eller produktkategori.
Der er flere ting at overveje, når du vælger en kvitteringsscanner.
Først skal du sikre dig, at den har nok hukommelse, så alle transaktioner passer inden for dens lagerkapacitet uden at slette gamle poster. For det andet, se på, hvor hurtigt den scanner dokumenter; hvis det tager for lang tid at behandle dem, ender du med at bruge flere penge end nødvendigt. For det tredje skal du kontrollere, om det tilbyder andre nyttige funktioner såsom lagersporing, kundeforholdsstyring og udgiftsrapportering.
Hvis du er som de fleste andre, har du sikkert bunker af papirkvitteringer, som du skal holde styr på, men ikke vil have med rundt eller arkivere væk. Men hvad sker der, når du kommer hjem om natten efter en udmattende forretningsrejse eller en lang dag på arbejdet? Smider du bare din bunke i en skuffe et sted?
Du har muligvis allerede et eksisterende filbaseret arkiveringssystem, der fungerer godt for dig. Hvis ja, fantastisk! Men hvis ikke, her er nogle grunde til, hvorfor det kan være værd at downloade en kvitteringsscanner-app:
Der er mange forskellige typer af kvitteringsscannere tilgængelige i dag, men de falder generelt i to kategorier:
Den første type scanner fungerer ved at tage et billede af hver side, når du er færdig med at bruge den.
Det kræver ikke yderligere hardware ud over det, du allerede har - din smartphone. Du kan bruge din telefon i områder, hvor der ikke er Wi-Fi eller mobiltjeneste tilgængelig. Derudover vil din enhed være i stand til at gemme alle sine filer lokalt, så de ikke går tabt, hvis der sker noget med din telefon.
De fungerer ikke godt, når du skal tage flere billeder på én gang, fordi de bare overskriver hinanden. Fordi de gemmer alt lokalt, mister du kontrollen over, hvor meget plads disse billeder bruger. Hvis du vil slette dem senere, skal du gøre det manuelt. Derudover er disse typer scannere ikke særlig gode til at genkende tekst. De genkender muligvis tal korrekt, men alt andet kan ende med at blive forkert læst.
Hvis du leder efter noget enkelt, nemt at sætte op og gratis, skal du ikke lede længere end Quickbooks Online. Det tilbyder grundlæggende funktioner som fakturering, lagerstyring og lønbehandling. Men hvis du ønsker mere avanceret funktionalitet, såsom oprettelse af tilpassede rapporter, integration med andre softwarepakker og administration af flere virksomheder, skal du muligvis opgradere til Quickbooks Pro.
Hvis du rejser ofte, giver Expensify mening som et værktøj til at administrere dine kvitteringer. Det fungerer ligesom mange andre udgiftssporere ved at lade dig indtaste transaktioner manuelt eller automatisk ved hjælp af data, der trækkes direkte fra kreditkort.
Forskellen er, at når du foretager køb med dit kort, henter Expensify relevante oplysninger om hver transaktion – som hvilket flynummer de blev foretaget på, hvor meget de koster og endda deres status.
Expensify er en af vores foretrukne apps til scanning af kvitteringer, fordi det gør det nemt at administrere dem hvor som helst. Derudover behøver du ikke længere bekymre dig om at miste vigtige dokumenter, da Expensify scanner hver kvittering ind i sin egen database.
Det betyder, at du ikke mister noget, selvom du ved et uheld sletter noget på din telefon. Det eneste, du skal gøre, er at åbne appen, hver gang du modtager et nyt dokument.
For virksomheder med færre ansatte er der muligvis kun plads til én person til at lave deres bøger. Derfor elsker vi at bruge Bench som både personlig økonomiansvarlig og kvitteringsscanner. Det gør det nemt at holde trit med regninger, betale af på gæld, spare op til pension og planlægge skat.
Appen lader os sætte mål, budgettere, betale tilbagevendende regninger, administrere investeringer og endda holde styr på, hvor meget vi har brugt på kaffe siden 1. januar.
Der er ingen grund til at investere i dyr software til virksomheder med færre ansatte, når du kan klare dig fint ved at bruge gratis onlineværktøjer. Når det er sagt, hvis du vil have noget enkelt og nemt at sætte op, er Bench værd at tjekke ud. Det giver brugerne mulighed for at uploade deres egne PDF-filer og billeder af kvitteringer, regninger, fakturaer osv. og giver grundlæggende rapporteringsfunktioner såsom oprettelse af diagrammer og grafer.
WellyBox-appen er en fantastisk måde at scanne kvitteringer fra enhver virksomhed, der accepterer kreditkort eller debetkort som betaling. Det er også et glimrende værktøj, hvis du er selvstændig, fordi det giver dig mulighed for at holde styr på alle dine udgifter ét sted.
Den gratis version inkluderer ubegrænsede scanninger, men gemmer dem kun lokalt på din telefon; de betalte versioner har dog mere tilgængelig lagerplads.
Du kan finde WellyBox-appen på iTunes og Google Play til Android-enheder.
Receipts By Wave er en anden god mulighed, hvis du leder efter et enkelt, men kraftfuldt kvitteringsscanningsværktøj. Denne app giver brugerne mulighed for at skabe deres egne unikke skabeloner baseret på deres behov. Du kan derefter bruge dem til at fange kvitteringer fra hvor som helst til enhver tid.
Når de er fanget, vil de blive sendt direkte til din indbakke, hvor du kan gennemgå dem senere. Der er ingen grænser, når det kommer til, hvor mange kvitteringer du vil opbevare.
Appen giver brugerne mulighed for at scanne kvitteringer med et enkelt tryk, sende dem direkte til din e-mail eller gemme dem som PDF-filer. Du kan også tilføje noter til hver kvittering, hvilket gør det nemt at holde styr på de detaljer, du skal medtage i dine udgiftsrapporter.
Denne app fungerer fantastisk, hvis du vil slippe for papirrod og sørge for, at alt bliver arkiveret ordentligt. Derudover, hvis du har flere personer, der bruger den samme enhed, kan du se, hvem der har foretaget hvilket køb hvornår.
Shoeboxed-mobilapplikationen giver brugerne mulighed for at scanne kvitteringer ind på deres konto på få sekunder. Du kan derefter organisere dem ved hjælp af tags eller kategorier og søge gennem alle dine scannede dokumenter på én gang. Den gratis version inkluderer ubegrænsede scanninger pr. måned, mens betalte versioner tilbyder yderligere dokumentredigering og PDF-konvertering.
Denne kvitteringsscanner-app fungerer som magi! Du skal blot tage billeder af dine kvitteringer ved hjælp af det indbyggede kamera og uploade dem til Evernote. Derefter kan du få adgang til disse filer via webbrowseren eller via e-mail. Dine data vil altid forblive sikre takket være virksomhedens krypteringsteknologi. Derudover får du op til 2 GB gratis lagerplads om måneden.
Hvis du hellere ikke vil bruge penge på en applikation, anbefaler vi at tjekke den gratis version ud. Ud over at gemme dine kvitteringer online, kan du også synkronisere dem mellem flere computere. Alt du skal gøre er at tilmelde dig en gratis konto og begynde at gemme dine kvitteringer i dag.
Du kan komme i gang med at bruge dette værktøj med det samme uden nogen opsætning. Du skal blot scanne dine kvitteringer og gemme dem på din computer via Dropbox. Upload derefter disse filer til applikationens server, hvor de vil blive behandlet automatisk. Resultaterne sendes derefter tilbage til din enhed, så du kan se dem i ro og mag.
Denne service fungerer fantastisk til at holde styr på alle dine transaktioner, især når du rejser til udlandet. Nogle mennesker kan dog finde det for tidskrævende, fordi det kræver manuel indtastning af data.
100 % maskinbehandling – I modsætning til mange andre kvitteringsscanningsapplikationer er Veryfi ikke afhængig af menneskelig indgriben. I stedet bruger den avancerede algoritmer til at behandle hvert enkelt billede inden for få sekunder. På grund af dette går du ikke glip af noget under kassen.
Afslutningsvis er der masser af muligheder tilgængelige for alle, der ønsker at skabe et enkelt, men effektivt system til at spore udgifter.
Dette indlæg dukkede oprindeligt op på Your Money Geek.
