For små virksomheder kan upålidelige pengestrømme være katastrofale. Hvert år må mange virksomheder lukke på grund af manglende pengestrøm. Selv et kortsigtet likviditetsproblem kan gøre det svært at betale løn, leje eller købe forsyninger.

Der er mange årsager til pengestrømsproblemer. Fald i salget, sæsonudsving, uventede udgifter og kunder, der kommer bagud med betalinger. Især betalingsforsinkelser plager mange små virksomheder, hvilket gør det svært at holde lyset tændt, endsige vokse.

For at hjælpe dig med at undgå at blive blot endnu en statistik, er her seks tips og bedste praksisser til styring af pengestrømme, der hjælper dig med at få din virksomhed til at vokse.

1. Få et 360-graders overblik over dine pengebevægelser

En af de første ting, du skal gøre, er at få et overblik over din finansieringssituation. For at gøre dette skal du bruge en pengestrømsopgørelse og en pengestrømsprognose.

Pengestrømsopgørelsen giver dig ligesom kontoudtoget et overblik over din likviditetssituation til enhver tid og udarbejdes normalt i slutningen af ​​hver måned. Det er et øjebliksbillede af de kontanter, der er strømmet ind i din virksomhed (overskud, finansiering osv.) og efterladt (fakturaer, løn, lageromkostninger, gæld osv.).

Cash flow-prognosen peger på den anden side mod den næste måned, kvartal eller endda år. Det er et uvurderligt værktøj til at hjælpe dig med at forudsige ethvert problem, før det opstår, så du kan sætte afværgeforanstaltninger på plads. Brug data fra din pengestrømsopgørelse, såsom kundebetalingsmønstre, samt salgsprognoser, lagerplaner og andre udgifter til at informere om din prognose.

De fleste regnskabsprogrammer inkluderer en pengestrømsopgørelse og prognoserapporter, som du kan oprette baseret på dine eksisterende regnskabsdata. Alternativt kan du bruge denne SCORE-skabelon for pengestrømsprognose.

2. Hjælp dine kunder med at betale dig hurtigere

Ubetalte regninger er en faktor, der i høj grad påvirker dit cash flow. Undersøgelser viser, at omkostningerne ved ubetalte regninger fra små virksomheder er mere end 825 milliarder dollars. Men du kan tage kontrol og bygge bro mellem fakturering og betaling. Her er nogle ideer:

• Fakturer med det samme - Udsæt ikke faktureringen til slutningen af ​​måneden, da det kun vil forsinke den tid, det tager for penge at nå din bankkonto. Fakturer i stedet, så snart du har udført opgaven. Hvis dit projekt er stort eller igangværende, skal du organisere dig for at fakturere månedligt eller endda bruge trinvis fakturering, så du kan fakturere i vigtige faser af projektet og modtage disse betalinger hurtigere.
• Find ud af, hvordan dine kunder foretrækker at betale - Mange store virksomheder bruger direkte indbetalings- eller betalingsapplikationer som Bill.com. Find ud af, hvad din kunde bruger, og sørg for, at den er korrekt konfigureret til at modtage betalinger, hvilket vil minimere problemer med forsinket betaling på grund af tekniske problemer.
• Analyser dit fakturadesign - Vi taler ikke om fancy grafik, men klarheden, pænheden og indholdet af din faktura. Inkluder vigtige kontaktoplysninger, betalingspræferencer (med links hvis muligt), betalingsbetingelser (som aftalt i din kontrakt), letlæselige skrifttyper osv.
• Brug et faktureringsværktøj – Der er flere nemme budgetfaktureringsværktøjer, som kan hjælpe dig med at blive betalt hurtigere. QuickBooks, FreshBooks, Wave og Hiveage har en række værktøjer, der gør det nemt at generere fakturaer, spore og gøre krav på betalinger, udstede automatiske rykkere og integrere med dine regnskabssystemer.

3. Vær opmærksom på regninger, der forfalder

Etabler et system, hvorved du har overblik over, hvilke fakturaer der afventer, eller endnu bedre, som nærmer sig forfaldsdatoen, så du kan kræve betaling hurtigst muligt. Afhængigt af din kundebase er et Excel-regneark et godt sted at starte, men tingene bliver meget mere overskuelige, når du bruger regnskabssoftware.

4. Opret et forhold til den, der giver dig checken

At kende navnet og e-mailadressen på den person, der giver dig checkene, er et stort plus. De fleste B2B-relationer er med salg, marketing eller andet ikke-regnskabspersonale. Men hvis du kan lære kreditorpersonalet at kende, vil du være bedre positioneret til at få svar på, hvor betalingen er i behandlingscyklussen og gøre krav på den direkte, hvis der er forsinkelser.

5. Få en økonomisk pude

En måde at komme foran pengestrømsproblemer på er at opretholde en finansiel polstring, normalt i form af besparelser. Dette er ikke altid nemt, især hvis du er bekymret for ikke at have nok kontanter i første omgang. De fleste økonomiske planlæggere anbefaler, at enkeltpersoner og virksomhedsejere har 3 til 6 måneders opsparing til at dække deres udgifter. Dette afhænger af dit personlige komfortniveau. Prøv at starte i det små, øg dine bidrag over tid, og brug din pengestrømsprognose til at informere din opsparingsplan. Denne SCORE-artikel giver flere oplysninger om, hvor mange kontanter en lille virksomhed skal have i reserve.

En anden kilde til likviditetsreserver er en forretningskredit. I modsætning til traditionelle lån giver en kreditlinje dig mere fleksibilitet og kan bruges til at finansiere ansættelse og køb eller som et sikkerhedsnet, når du står over for udfordringer som at udføre løn under en pengestrømskrise. Sørg for at ansøge i løbet af en finanspolitisk helbredsperiode, så lån, når du har brug for kontanterne, og betal dem tilbage, når du ikke gør det.

6. Vær strategisk med din vækst

Hurtig vækst kan ofte føre til pengestrømsproblemer. At vinde en ny kontrakt kan betyde, at du skal investere i nye ansættelser, men nettovilkår på 30, 60 eller endda 90 dage kan resultere i forsinket betaling og en kontantkrise på lønningslisten.

Vig ikke væk fra vækstmuligheder, men brug din likviditetsprognose til at holde øje med, hvor lang tid det vil tage dig at betale af på din gæld for at vokse (husk, at en kreditlinje også kan hjælpe på dette tidspunkt). Se på hver kunde som en investering, og spørg dig selv:tjener jeg overskud, og hvor lang tid vil det tage at indsamle det?